Thời điểm cuối tháng 8 để nghĩ đến Tiệc tất niên-Year End Party và những điều cân nhắc kỹ càng có nên đưa ra bàn luận không nhĩ. Câu trả lời là không bao giờ là quá sớm để bắt đầu lên kế hoạch cho một hoạt động cuối năm như Tiệc tất niên-Year End Party hay Noel (Lễ Giáng Sinh) đi chăng nữa. Đây là cơ hội để thực sự tha hồ cho nhóm của bạn, dù là thật hay ảo. Bằng cách bắt đầu sớm, bạn có thể khiến họ hào hứng với một sự kiện tuyệt vời sẽ khiến công việc khó khăn của họ trở nên đáng giá.
Khi lên kế hoạch cho một hoạt động cuối năm như Tiệc tất niên-Year End Party, nó không phải là một sự kiện công ty nhàm chán khác. Đây thực sự là một cơ hội để phá vỡ khuôn mẫu, bất ngờ và giải trí! Nó cũng có thể bao gồm một lễ trao giải, các giải thưởng rút thăm may mắn và nhiều hơn nữa. Những thứ này thường thường sẽ diễn ra ở các công ty có quy mô vừa và lớn. Họ cũng luôn cân nhắc việc lựa chọn Đơn vi-Công ty tổ chức Year End Party-Tiệc Tất Niên chuyên nghiệp. Họ cụng chọn một sự kiện theo chủ đề và bạn sẽ có mối quan hệ gắn kết với công ty của mình trong các cuộc thảo luận về trang phục và phụ kiện hoặc nhiều hơn thế nữa.
Việc lập kế hoạch cho chức năng cuối năm không nên để đến phút cuối cùng. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu sớm hơn là muộn hơn. Vì mỗi năm, chúng tôi nhận được hàng trăm câu hỏi về các chức năng cuối năm – hầu hết trong số đó là vào phút chót. Và mỗi năm các nhà lập kế hoạch nói với tôi: “Năm tới, chúng ta sẽ bắt đầu lập kế hoạch sớm hơn!” Không cần phải nói rằng điều đó hiếm khi xảy ra và tôi sẽ lại nhận được những cuộc điện thoại điên cuồng vào tháng 10 và thậm chí muộn nhất là vào tháng 11 và tháng 12 để yêu cầu tôi cung cấp. (Bạn không muốn tổ chức tiệc cuối năm của mình vào thứ Hai và chỉ có rất nhiều thứ Sáu và thứ Bảy trong tháng 11 và tháng 12 trước khi các nhà hàng chật cứng vì lịch hoạt động liên tục của họ!)
Tiệc tất niên-Year End Party và những điều cân nhắc
Dưới đây là một số điều cần xem xét khi lập kế hoạch cho chức năng cuối năm:
Ngân sách – Hãy thiết lập điều này sớm để tránh phải đau đầu vào cuối năm.
Bạn sẽ mời ai – Nhân viên, khách hàng, cộng với những người khác….?
Chọn ngày – Thời gian bình thường cho bữa tiệc cuối năm của công ty là vào hai tuần đầu tiên của tháng 12, nhưng đây không phải là một quy tắc nhất định. Chọn một vài ngày để trình bày cho các địa điểm tiềm năng.
Thư mời – Những thư mời này nên được gửi sớm hơn và bao gồm tất cả các chi tiết về ngày tháng, địa điểm và quy định về trang phục.
Địa điểm – Có rất nhiều tùy chọn địa điểm để bạn lựa chọn và người lập kế hoạch sự kiện của bạn có thể giúp bạn đưa ra lựa chọn cuối cùng. Địa điểm bạn chọn chắc chắn sẽ được xác định bởi quy mô sự kiện và ngân sách.
Liên hệ với chúng tôi, Công ty du lịch META để thảo luận ban đầu về ý tưởng và ngân sách của bạn và để chúng tôi đưa ra một số khái niệm tuyệt vời. Người lập kế hoạch sự kiện sẽ thay mặt bạn xử lý mọi công việc quản lý sự kiện, từ việc lên ý tưởng đến thực hiện.
Các bước tuyệt vời để lên kế hoạch cho Tiệc tất niên-Year End Party
Tiệc Tiệc tất niên-Year End Party có thể là một cách tuyệt vời để kết thúc năm và cho mọi người biết rằng công việc khó khăn của họ được đánh giá cao — nhưng ai đó phải lên kế hoạch cho chúng. Và năm nay, người đó là bạn.
Mặc dù có một số khía cạnh thú vị đối với việc lập kế hoạch bữa Tiệc tất niên-Year End Party, nhưng bạn cũng sẽ phải đối mặt với rất nhiều chi tiết phức tạp cần được cập nhật. Đó là công việc khó khăn, đặc biệt nếu bạn không phải là một nhà tổ chức tiệc chuyên nghiệp hoặc thậm chí là người thường phụ trách các sự kiện tại văn phòng của bạn. Nếu tổ chức bữa Tiệc tất niên-Year End Party nằm trong danh sách việc cần làm của bạn và bạn cảm thấy hơi choáng ngợp khi bước vào kỳ nghỉ hỗn loạn, đừng lo lắng. Chúng tôi đã tổng hợp các bước sau để giúp bạn biến bữa tiệc năm nay trở thành một nơi đáng nhớ (theo cách tốt). Còn không bạn cứ việc liên hệ với Đơn vị-Công ty Tổ chức Year End Party chuyên nghiệp.
1/ Dự án Tiệc tất niên-Year End Party
Hãy coi bữa Tiệc tất niên-Year End Party như một cuộc vui có thể phân phối được và sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý dự án giống như bạn sẽ làm cho bất kỳ nhiệm vụ nào khác.
Để bắt đầu việc lập kế hoạch cho bữa Tiệc tất niên-Year End Party, hãy tạo một sổ ghi chép có tên “Tiệc tất niên-Year End Party” và chia sẻ nó với bất kỳ ai khác có liên quan đến việc lập kế hoạch cho bữa tiệc. Trong suốt quá trình, từ cuộc họp khởi động đến sự kiện lớn, bạn sẽ phải kiểm tra tiến độ, theo dõi số lượng người đang thúc đẩy để có một đài phun nước mimosa và sắp xếp các hạng mục hành động của bạn theo thời hạn. Sử dụng mẫu Ghi chú Phiên Lập kế hoạch này để giúp tổ chức bất kỳ cuộc họp nào.
2/ Hoàn thành
Chia nhỏ tất cả các việc cần làm theo danh mục. Thông tin cơ bản bao gồm con người, địa điểm và thức ăn. Bạn cũng có thể cân nhắc việc trang trí, quà tặng hoặc ưu đãi, giải trí hoặc các hoạt động khác, tùy thuộc vào ngân sách và văn hóa công ty của bạn. Sử dụng mẫu Danh sách kiểm tra nhiệm vụ của nhóm này để luôn cập nhật tất cả các nhiệm vụ của bạn và tùy chỉnh nó để phù hợp với Tiệc tất niên-Year End Party của bạn.
4/ Bắt đầu bữa tiệc (động não)
Thời gian để chơi: chủ đề, trang trí, “cảm nhận” chung — đây là lúc để tổng hợp các ý tưởng dưới dạng hình ảnh, URL, địa điểm, menu, v.v., lưu trữ chúng ở một vị trí trung tâm. Đây cũng là lúc nắm bắt bất kỳ ý tưởng truyền cảm hứng nào và gửi chúng thẳng vào sổ ghi chép bữa tiệc kỳ nghỉ của bạn. Hãy động não này để giúp sắp xếp nguồn cảm hứng của bạn.
5/ Chạy các con số
Ngân sách của bạn sẽ quyết định mọi thứ, từ việc lựa chọn địa điểm tổ chức đến thức ăn, vì vậy bạn cần phải nắm được các con số trước khi đi sâu vào bất kỳ kế hoạch chi tiết nào. Sắp xếp tất cả những điều này với mẫu Ngân sách Sự kiện này.
6/ Tìm một ngày nóng bỏng cho Tiệc tất niên-Year End Party
Nếu bạn đang tính đến một địa điểm cụ thể, bạn có thể cần phải có lựa chọn đầu tiên, thứ hai và thứ ba cho ngày. Bạn cũng có thể có nhiều báo giá địa điểm hoặc khoản giữ tạm thời mà bạn cần quản lý. Lấy mẫu Tùy chọn địa điểm này để theo dõi tất cả.
7/ Lập danh sách và kiểm tra nó
Mọi người tổ chức bữa tiệc, vì vậy họ cần được mời nếu bạn muốn ai đó xuất hiện. Tạo email “Lưu ngày” và tập hợp danh sách phân phối của bạn. Sau khi hết lời, hãy theo dõi các RSVP, các lượt cộng thêm và những người không có phản hồi vào phút chót / không có câu trả lời nào mà bạn sẽ cần tìm câu trả lời bằng cách sử dụng mẫu Lời mời và RSVP này.
8/ Xếp hàng
Từ phục vụ ăn uống đến cho thuê gian hàng chụp ảnh cho đến ưu đãi tiệc tùng, có hàng triệu lẻ một thứ cần sắp xếp — và một loạt các nhà cung cấp cần phối hợp. Đưa tất cả thông tin liên hệ của bạn vào file trên máy tính, từ danh thiếp và đề xuất đến các email và tệp PDF quan trọng của các hợp đồng đã ký. Bằng cách đó, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để hiển thị những gì bạn cần trong vài giây. Hãy thử sử dụng mẫu Thông tin về nhà cung cấp này để giữ mọi thứ được ngăn nắp.
9/ Hãy để có âm nhạc cho Tiệc tất niên-Year End Party, quan trọng đấy
Nếu khiêu vũ là điều bắt buộc phải có, bạn sẽ cần một ban nhạc sống, một DJ hoặc một danh sách phát được sắp xếp tỉ mỉ của ai đó. Bạn cũng sẽ cần một hệ thống âm thanh, sàn nhảy và ánh sáng. Ngay cả khi đó không phải là một đám đông khiêu vũ, nhạc nền trong bữa tối có thể tạo nên bầu không khí lễ hội. Lấy mẫu Danh sách phát nhạc này để chia sẻ trước các lựa chọn bài hát của bạn với DJ hoặc ban nhạc.
10/ Bữa Tiệc tất niên-Year End Party kết thúc
Khi bạn đã hồi phục đầy đủ sau cuộc vui, hãy thêm ảnh hoặc video từ Tiệc tất niên-Year End Party vào sổ tay của bạn để mọi người có thể hồi tưởng lại những kỷ niệm vui sau này. Ngoài ra, hãy nhớ quét và lưu biên nhận và hóa đơn của bạn. Tập hợp danh sách các bài học quan trọng hoặc những điều cần ghi nhớ cho lần sau với mẫu Bữa tiệc Sau khi kết thúc này. Bạn sẽ đánh giá cao mọi thứ được ghi lại.
Và cuối cùng. Nếu công ty bạn thuộc tầm trung, hay tầm lớn trở lên, chắc chắn một mình bạn hay cả phòng ban bạn không thể tự lên kế hoạch chi tiết cho Tiệc tất niên-Year End Party được. Bạn sẽ cần chúng tôi. Chúng tôi là những Đơn vị-Công ty Tổ chức Year End Party-Tiệc Tất Niên chuyên nghiệp. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng các bạn.
