Tìm hiểu thêm về các công ty tổ chức sự kiện. Nói là tìm hiểu về công ty tổ chức sự kiện như thế này có vẻ khá rộng khi nghĩ về tổ chức sự kiện và có thể khiến bạn bối rối.
Ở đây chúng tôi giải thích các công ty tổ chức sự kiện là gì, cách họ có thể giúp nâng cao chất lượng của sự kiện tiếp theo của bạn, danh sách một số công ty tổ chức sự kiện tốt nhất, cùng với 4 lời khuyên có giá trị để giúp bạn chọn một công ty tổ chức sự kiện.
Tìm hiểu thêm về các công ty tổ chức sự kiện
Công ty tổ chức sự kiện làm gì
Mặc dù là một cụm từ rộng như vậy, nhưng công ty tổ chức sự kiện rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ sự kiện nào, cho dù đó có thể là sinh nhật, đám cưới hay sự kiện của công ty.
Các công ty tổ chức sự kiện thường cung cấp cho bạn các công cụ, dịch vụ và nhân sự thực hành cần thiết để thực hiện các sự kiện cá nhân và công ty.
Trong số nhiều nhiệm vụ thiết yếu khác, đây là danh sách cách các công ty tổ chức sự kiện có thể nâng tầm sự kiện của bạn:
o Lên ý tưởng sáng tạo – người quản lý sự kiện tạo ra các loại sự kiện khác nhau mỗi ngày. Một số sự kiện là ảo, một số khác kết hợp hoặc gặp trực tiếp. Đây là sở trường của họ, và thường xuyên hơn không, họ có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc hữu ích giúp biến tầm nhìn của bạn thành hiện thực.
o Giao dịch tốt hơn – do hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, các công ty tổ chức sự kiện thường có mối quan hệ trong ngành, điều này có thể mang lại lợi ích cho bạn và ngân sách sự kiện của bạn. Người quản lý sự kiện nói chung là những nhà đàm phán có kỹ năng cao, những người có thể giúp bạn có được những thỏa thuận tốt nhất.
o Tiếp cận thiết bị chất lượng cao – nhiều công ty tổ chức sự kiện đầu tư vào thiết bị hiện đại để hợp lý hóa việc tiếp cận thiết bị và mang lại lợi ích tài chính cho công ty của họ về lâu dài.
o Quản lý các nhiệm vụ thông thường – cho phép công ty tổ chức sự kiện xử lý các chức năng tổ chức nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ với các điều phối viên tại chỗ, bạn sẽ có cơ hội tập trung vào việc giải trí cho khách hoặc người tham dự của mình.
Các công ty tổ chức sự kiện cung cấp những gì?
Các công ty tổ chức sự kiện thường cung cấp các dịch vụ và tài nguyên liên quan đến nhu cầu của sự kiện của bạn. Chúng có thể bao gồm:
Lời khuyên chuyên gia
Các công ty tổ chức sự kiện cung cấp quyền truy cập vào các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau của ngành tổ chức sự kiện.
Chỉ định một công ty tổ chức sự kiện để tổ chức / quản lý sự kiện của bạn có nghĩa là có các chuyên gia trong góc của bạn. Thông thường, họ đam mê các sự kiện và sẽ hướng dẫn bạn theo hướng có nhiều khả năng mang lại thành công cho bạn.
Tùy chọn thân thiện với ngân sách
Với bí quyết, người lập kế hoạch sự kiện có thể giúp bạn quyết định ưu tiên điều gì về mặt ngân sách.
Các công ty tổ chức sự kiện có uy tín sẽ cung cấp nhiều lựa chọn sự kiện khác nhau từ địa điểm đến nền tảng cho các sự kiện ảo và kết hợp, dịch vụ ăn uống và chỗ ở.
Khuyến mãi sự kiện
Các công ty tổ chức sự kiện thường có nhiều đối tác truyền thông, những người theo dõi trên mạng xã hội và các chuyên gia trong ngành có thể hỗ trợ họ quảng bá sự kiện của bạn.
Các kênh này sẽ mở sự kiện của bạn cho một đối tượng hoàn toàn mới mà trước đây bạn có thể chưa có quyền truy cập.
Tại sao tiếp thị sự kiện?
Thị trường tổ chức sự kiện hiện nay đã bão hòa. Với sự chuyển đổi qua lại giữa quá trình chuyển đổi từ khóa máy và hạn chế đi lại của Covid-19, bạn có thể Google và tìm mọi loại sự kiện trực tuyến.
Tiếp thị sự kiện là bắt buộc đối với bất kỳ chiến lược lập kế hoạch sự kiện nào vì nó đưa thông tin về sự kiện của bạn đến đúng đối tượng. Tiếp thị sự kiện có thể khiến sự kiện của bạn trở nên khác biệt so với đối thủ khi được thực hiện đúng cách.
Sau khi mọi người biết về sự kiện của bạn và xuất hiện, bạn có thể tận dụng cơ hội này để tiếp thị thương hiệu của mình và các danh mục đầu tư khác mà những người tham dự có thể chưa quen thuộc.
Khi làm như vậy, bạn có thể tạo khách hàng tiềm năng cho các sản phẩm, dịch vụ và dự án kinh doanh khác mà bạn có thể cung cấp.
Làm thế nào để tôi chọn một công ty tổ chức sự kiện?
Dưới đây là 4 cách để chọn một công ty tổ chức sự kiện.
1. Đưa ra quyết định dựa trên kinh nghiệm
Kinh nghiệm là cách duy nhất để chứng minh liệu một công ty tổ chức sự kiện có thể mang lại kết quả mà bạn mong muốn cho sự kiện của mình hay không.
Các công ty tổ chức sự kiện lâu đời sẽ có các nghiên cứu điển hình trên trang web của họ hoặc bạn có thể yêu cầu họ cung cấp cho bạn các ví dụ về các sự kiện trước đó để bạn đưa ra quyết định sáng suốt.
2. Đọc lời chứng thực
Khi bạn biết một công ty có thể cung cấp sản phẩm cuối cùng, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét lời chứng thực của công ty. Thông thường, các công ty tổ chức sự kiện sẽ có thông tin này trên trang web của họ.
Hãy xem những gì khách hàng của họ đã nói về trải nghiệm của họ khi làm việc với công ty.
Hầu hết các công ty sẽ chỉ chia sẻ phản hồi tốt nhất trên trang web của họ và có lẽ bạn muốn hiểu rõ hơn về công ty.
Bạn có thể thực hiện tìm kiếm đơn giản trên Google và đọc phần đánh giá của Google để xem mọi người có thể nói gì.
Các trang web như G2 cung cấp nền tảng để mọi người đánh giá công nghệ, công cụ và phần mềm khác. Giả sử một công ty tổ chức sự kiện khuyên bạn nên sử dụng phần mềm cụ thể, nhưng bạn không chắc chắn. Trong trường hợp đó, bạn có thể xem trải nghiệm của mọi người với sản phẩm đó và liệu sản phẩm đó có phù hợp với bạn hay không.
3. Hãy cụ thể
Khi bạn đang tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện, hãy cố gắng chỉ định loại công ty tổ chức sự kiện.
Có hai loại sự kiện chính: sự kiện xã hội và sự kiện doanh nghiệp.
Các sự kiện xã hội sẽ bao gồm sinh nhật, đám cưới, năm mới và các sự kiện kỷ niệm khác. Chúng thường dành cho bạn bè và gia đình, và mục tiêu chính của người lập kế hoạch sự kiện là đảm bảo mọi thứ đều ổn và mọi người đều có khoảng thời gian vui vẻ.
Các sự kiện của công ty rất khác với các sự kiện xã hội.
Các sự kiện của công ty thường có một mục tiêu – có thể là để kết nối mạng, thu hút các nhà đầu tư hoặc đơn giản là thu hút người tham dự mua hàng hoặc đăng ký dịch vụ của công ty bạn.
Sự kiện sẽ có cảm giác trang trọng khác với các sự kiện xã hội. Rất có thể sẽ có một chương trình nghị sự, một mục tiêu và mục đích không chỉ là để có một khoảng thời gian vui vẻ.
Trong trường hợp này, cần phải tìm các công ty tổ chức sự kiện sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về chiến lược để phục vụ tốt nhất cho các mục tiêu sự kiện của bạn.
4. Yêu cầu danh sách các nhà cung cấp của họ
Mặc dù đây có thể không phải là thông lệ, nhưng nó sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Hiểu được công ty tổ chức sự kiện hợp tác với ai sẽ giúp bạn hiểu được chất lượng mà họ sẽ cung cấp cho sự kiện của bạn.
Các công ty tổ chức sự kiện có thể là một phần không thể thiếu trong sự thành công của sự kiện của bạn, đặc biệt nếu bạn không có thời gian hoặc chuyên môn. Hãy tin tưởng các chuyên gia tổ chức sự kiện để đưa sự kiện của bạn lên một tầm cao mới với những mẹo này.
