Tổ chức sự kiện của trường đại học: 4 mẹo quản lý sự kiện để thành công. Bạn đoán thử xem các trường đại học có cần đến các công ty tổ chức sự kiện tham gia vào các sự kiện của các trường đại học không. Thật ra để mà nói có cần các công ty tổ chức sự kiện thì cũng rất khó nói, vì quy mô các trường đều khác nhau, các sự kiện diễn ra cũng khác nhau, các ngành nghề được đào tạo trong các trường cũng khác nhau.
Ngay cả các nghề liên quan đến nhận sự sau này sẽ làm việc ở các công ty tổ chức sự kiện cũng rất khác nhau. Hoặc thậm chí cũng có thể mời sự kết hợp của các công ty tổ chức sự kiện để đưa ra các giải pháp hoặc đơn giản hơn những sự kiện liên quan đến định hướng nghề nghiệp lại rất cần những công ty thực tế tuyển dụng trên thị trường và trong đó cũng sẽ có những sự tham gia của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Các chuyên gia tổ chức sự kiện của trường đại học tổ chức các sự kiện có quy mô lớn. Tất cả mọi thứ từ hội thảo khoa học và triển lãm nghệ thuật đến các cuộc tranh luận và chuyến thăm của các sinh viên tương lai: các chuyên gia tổ chức sự kiện học thuật sẽ làm tất cả. Bất kể loại sự kiện nào, mỗi loại đều yêu cầu một quy trình quản lý sự kiện tương tự.
Tổ chức sự kiện của trường đại học
Dưới đây là bốn cách mà các nhà tổ chức sự kiện của trường đại học có thể tạo ra các sự kiện tuyệt vời.
1. Xây dựng chiến lược sự kiện.
Một kế hoạch tổng thể bao gồm các yếu tố sau sẽ giữ cho nhóm lập kế hoạch sự kiện của trường đại học, đặc biệt là nhóm mở rộng khắp khuôn viên tập trung và thực hiện nhiệm vụ. Và chưa chắc bạn cần đến sự hỗ trợ của các công ty tổ chức sự kiện. Vì sao ư, vì bất cứ trường đại học cao đẳng trung cấp nào cũng sẽ có những sự kiện diễn ra quy mô hàng tháng, thậm chí hàng tuần và tất nhiên sự kiện lớn nhỏ cũng khác nhau.
Cho nên trước khi bạn cần sự hỗ trợ từ các công ty tổ chức sự kiện, thì bạn cần:
Đặt mục tiêu: Xác định rõ ràng mục tiêu sự kiện. Đó có phải là để đưa ra một thông điệp đặc biệt, nhắc nhở một hành động cụ thể hoặc hỗ trợ một ưu tiên của trường đại học? Hãy ghi nhớ mục tiêu đó trong mỗi giai đoạn lập kế hoạch.
Sau khi mục tiêu được làm rõ, hãy quyết định cách đo lường mục tiêu đó (tham dự sự kiện, tương tác trên mạng xã hội, hỗ trợ của nhà tài trợ, v.v.). Bạn không thể đo lường sự thành công của một mục tiêu mà không có thước đo.
Biết đối tượng của bạn: Biết đối tượng mục tiêu của bạn. Họ mong đợi điều gì ở sự kiện? Điều gì sẽ làm cho họ thoải mái về thể chất, tình cảm và xã hội? Những nhu cầu đó phải được đáp ứng trước khi khách có thể thư giãn và tham gia.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng khán giả phản ứng bằng cảm xúc trước, sau đó mới đến trí tuệ, điều này phản trực giác ở trường đại học. Vì vậy, hãy tiếp cận họ trước tiên thông qua cảm xúc (một câu chuyện truyền cảm hứng), sau đó là thông tin (PowerPoint).
Xác định ngân sách: Ngân sách của trường đại học rất eo hẹp. Ngân sách sự kiện tiết lộ các lĩnh vực mà bạn có thể phải thương lượng giá cả, sáng tạo trong việc mua tài nguyên sự kiện hoặc thực hiện các khoản cắt giảm cần thiết. Quan trọng nhất, nó sẽ ngăn bạn vượt quá ngân sách.
Tại các trường đại học phi lợi nhuận, nhận thức về chi phí cũng rất quan trọng. Bạn không muốn các nhà tài trợ cho rằng tiền của họ đang chi trả cho những bữa tiệc xa hoa. Một nguyên tắc nhỏ là sự thanh lịch đơn giản là tốt nhất. Ví dụ: white-on-white-on-white phù hợp với ngân sách nhưng vẫn tạo ra một bầu không khí cao cấp.
Tạo nội dung: Sự kiện là cơ hội tiếp thị phong phú. Dành thời gian để xây dựng thông điệp sự kiện. Sau đó, truyền đạt nó theo từng lớp với lời mời, tài liệu quảng cáo, dịch vụ ăn uống, âm nhạc và các hoạt động.
Sử dụng quy tắc năm giác quan làm hướng dẫn thiết kế nội dung. Khách của bạn sẽ nhìn, nghe, chạm, nếm và ngửi những gì? Nhận thức cảm tính của họ sẽ liên tục nhắc nhở họ về mục đích và thông điệp của sự kiện.
Tìm hiểu thêm về cách tạo sự kiện với hướng dẫn từng bước này.
2. Tập hợp nhóm sự kiện trong mơ của bạn.
Các chuyên gia tổ chức sự kiện học thuật dựa vào một nhóm năng động gồm những người từ nhà cung cấp thực phẩm và nhà thiết kế đồ họa đến chuyên gia âm thanh/hình ảnh và nhóm thiết lập. Điều quan trọng là phát triển mối quan hệ trực tiếp với họ và với tư cách là một nhóm trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch sự kiện. Giao tiếp cấp cao truyền cảm hứng cho sự tự tin trong kế hoạch tổng thể. Khi bạn đã tập hợp được một nhóm chuyên gia, đừng cố gắng kiểm soát từng chi tiết nhỏ. Hãy để họ làm công việc của họ. Và biết đâu sau này chính các bạn cũng sẽ là những nhân sự ở các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải không nào.
3. Lập kế hoạch hậu cần cho sự kiện.
Bạn có thể sử dụng thứ gì đó hiện đại nhất như phần mềm quản lý sự kiện 3D hoặc ứng dụng web theo dõi nhóm, chẳng hạn như Asana. Hoặc bạn có thể sử dụng một bảng tính Excel kiểu cũ tốt trên đám mây để tạo một kế hoạch hậu cần mà cả nhóm có thể truy cập được. Nó trở thành một tài liệu sống/hơi thở để cập nhật thông tin, theo dõi tiến trình và tạo điều kiện giao tiếp. Để bắt đầu, hãy bắt đầu với chiến lược sự kiện của bạn và chia nhỏ các thành phần trừu tượng thành các nhiệm vụ chính xác với các nhiệm vụ và thời hạn.
4. Tiếp thị sự kiện của bạn.
Giảng viên, nhân viên và sinh viên đại học được biết là làm việc và học tập trong các silo. Thu hút họ ra khỏi vùng thoải mái của họ bằng một chiến lược tiếp thị hiệu quả: a) bắt đầu với một chủ đề hấp dẫn, chủ đề này phải phù hợp với thông điệp của sự kiện; b) làm nổi bật chủ đề và thông điệp trong tài liệu quảng cáo; c) giúp dễ dàng trả lời và nhận thêm thông tin chi tiết; và d) quảng bá nó một cách sáng tạo trên các nền tảng truyền thông xã hội.
Các nhà tổ chức sự kiện của trường đại học được yêu cầu phải có một tập hợp các thuộc tính tương phản duy nhất “chi tiết và sáng tạo; Giám đốc điều hành và người chơi nhóm; và người theo chủ nghĩa truyền thống và người tạo ra xu hướng. Có một quy trình quản lý vững chắc sẽ giúp giữ tất cả những điều đó ở trạng thái cân bằng.
