Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro cho các sự kiện: 5 câu hỏi quan trọng cần đặt ra: Trong một thế giới hoàn hảo, mọi sự kiện của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ nhất có thể mà không có bất kỳ sai lệch nào so với kế hoạch sự kiện của bạn. Ngay cả những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng tiềm ẩn xảy ra những rủi ro. Vì rủi ro là những thứ chúng ta chỉ giới hạn được chứ chúng ta không thể hoàn toàn kiểm soát được. Các công ty tổ chức sự kiện cho dù uy tín và chuyên nghiệp đến mức nào cũng có thể gặp những rủi ro y chang những công ty tổ chức sự kiện non trẻ, và khác nhau là cách xử lý rủi roi, xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp hơn.
Tuy nhiên, tôi chắc chắn rằng tôi không cần phải nói với bạn rằng mọi thứ hiếm khi diễn ra như vậy – dù là chuyện nhỏ hay chuyện lớn, dường như luôn có điều gì đó không được lên kế hoạch. Đó là lý do tại sao việc phát triển một kế hoạch quản lý rủi ro cho sự kiện của bạn là rất quan trọng.
Kế hoạch rủi ro của bạn sẽ giúp bạn vượt qua những trở ngại. Chẳng hạn như: người nói theo lịch trình là MIA; mất điện; hoặc người cung cấp thực phẩm không nhận được bản ghi nhớ ‘chỉ dành cho người ăn chay’. Hãy đối mặt với nó – đôi khi, mọi thứ chỉ xảy ra.
Điều quan trọng cần nhớ là, bất kể điều gì xảy ra, phản ứng của bạn đối với tình huống hiện tại mới là điều quan trọng. Tất nhiên, phần lớn phản ứng của bạn sẽ phụ thuộc vào mức độ bạn đã chuẩn bị trước. Mặc dù bạn có thể không chuẩn bị được cho một sự cố cụ thể, nhưng một kế hoạch quản lý rủi ro có thể giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng cho bất cứ điều gì xảy ra trong khi bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp bạn.
Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro cho các sự kiện
Khám phá các bước cần thiết để tạo kế hoạch quản lý rủi ro tốt nhất cho một sự kiện
1. Tôi nên bắt đầu từ đâu khi lập kế hoạch sự kiện quản lý rủi ro?
Kế hoạch quản lý rủi ro của bạn bắt đầu bằng việc xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến một sự kiện. Ví dụ: nếu đó là một lễ kỷ niệm ngoài trời, thời tiết luôn là rủi ro chính cần xem xét. Giống như việc bạn lập “kế hoạch B” trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt, bạn sẽ muốn đưa ra giải pháp cho các vấn đề tiềm ẩn khác. Nếu một nhà cung cấp không xuất hiện thì sao? Điều gì xảy ra nếu ai đó bị thương? Có đủ nhân viên để xử lý số lượng khách không? Suy nghĩ về sự kiện từ đầu đến cuối cho đến khi bạn có thể xác định bất kỳ và tất cả các rủi ro có thể xảy ra. Nếu bạn đang hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện nào đó mà họ bỗng dưng xảy ra sự cố cháy nổ thiết bị âm thanh ánh sáng cũng như những vật dụng sự kiện….. Bạn không thể phó mặc cho những công ty tổ chức sự kiện mặc dù họ cũng luôn có phương án dự phòng. Nhưng không có nghĩa là bạn không có phương án dự phòng tốt hơn.
2. Tôi nên đưa ai vào kế hoạch quản lý rủi ro cho sự kiện của mình?
Hãy nhớ rằng: Các sự kiện là nỗ lực của cả nhóm, vì vậy quản lý rủi ro phải là nhiệm vụ của tất cả những người tham gia vào kết quả cuối cùng. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn đối với người lập kế hoạch, nhà thiết kế, người bán hoa, nhiếp ảnh gia, đội chiếu sáng và bất kỳ nhân viên địa điểm nào tại địa điểm. Đưa cả nhóm vào sẽ đảm bảo rằng kế hoạch của bạn được hoàn thiện đầy đủ theo mọi hướng.
Hãy nhớ rằng: Sự kiện là nỗ lực của cả nhóm, vì vậy quản lý rủi ro phải là nhiệm vụ của tất cả mọi người tham gia”
Hãy nhớ rằng: Các công ty tổ chức sự kiện không phải là tuyệt đối, họ cũng là những đơn vị đi thuê các vật dụng sự kiện của một bên thứ ba. Hoặc cũng đi tìm diễn giả, MC, KOL, PG-PB, bảo vệ…. phù hợp vớ công ty hay sự kiện của bạn. Nhưng cũng vì nhiều lý do bạn có mối quan hệ tốt hơn với những KOL trên thì phương án dự phòng của bạn cũng nên cân nhắc để hợp tác tốt hơn với các công ty tổ chức sự kiện này. Vì luôn tiềm tàng rủi ro cho những thiết bị, MC, KOL…….
3. Làm cách nào để thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro cho sự kiện của tôi?
Khi bạn đã có ý tưởng chắc chắn về những rủi ro tiềm ẩn, hãy làm việc với nhóm sự kiện để đưa ra các giải pháp hợp lý, hợp lý cho từng rủi ro. Đây là lúc nhiều quan điểm phát huy tác dụng – mọi người đều có chuyên môn khác nhau, vì vậy, làm việc cùng nhau có thể thực sự tạo nên sự khác biệt trong một sự kiện thành công.
4. Điều gì sẽ xảy ra nếu có điều gì đó xảy ra trong sự kiện của tôi?
Chuẩn bị sẵn sàng không phải lúc nào cũng ngăn mọi thứ diễn ra không như ý muốn. Trong trường hợp có điều gì đó không ổn xảy ra vào ngày diễn ra sự kiện, hãy liên hệ với nhóm để giải quyết tình huống ngay lập tức. Nếu có thể, tránh để khách hàng biết có vấn đề cho đến khi bạn có giải pháp. Sau khi vấn đề đã được giải quyết, hãy nhớ tổ chức một cuộc họp tổng kết với nhóm để thảo luận về những gì đã xảy ra và cách tránh điều đó trong tương lai.
5. Tôi nên ứng phó như thế nào nếu có rủi ro tại sự kiện của mình?
Nếu có vấn đề xảy ra tại sự kiện của bạn, dù nhỏ hay lớn, thì điều quan trọng là phải minh bạch và cởi mở về những gì đã xảy ra. Nếu lỗi là ở bạn, hãy chịu trách nhiệm một cách chuyên nghiệp và tôn trọng. Chơi trò chơi đổ lỗi không mang lại lợi ích gì cho bất kỳ ai. Nếu cần, hãy tìm cách đền bù với khách hàng, cho dù điều đó có nghĩa là hoàn lại một phần tiền hay một lời xin lỗi đơn giản.
Chấp nhận rủi ro không nhất thiết là điều xấu – trên thực tế, rủi ro thường có thể gặt hái phần thưởng với nhiều cơ hội hơn. Tuy nhiên, nếu bạn có kế hoạch chấp nhận rủi ro, chỉ cần chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị tốt để xử lý kết quả, bất kể đó là gì.
Và hãy thoải mái kết hợp với công ty tổ chức sự kiện mà bạn hợp tác để ứng phó rủi ro.
Muốn biết thêm thông tin về quản lý rủi ro sự kiện?
Quản lý rủi ro sự kiện là gì?
Quản lý rủi ro là một nỗ lực tích cực để giảm thiểu và loại bỏ rủi ro liên quan đến một sự kiện và thực hiện các bước chuẩn bị trong trường hợp những rủi ro đó xảy ra. Đối với các sự kiện, rủi ro có thể bao gồm lỗi thiết bị/công nghệ, trường hợp khẩn cấp về y tế, sự cố an ninh, vấn đề quản lý đám đông, v.v.
Đánh giá rủi ro cho một sự kiện là gì?
Đánh giá rủi ro cho một sự kiện là hành động xác định các mối nguy và rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra tại một số thời điểm trong quá trình diễn ra sự kiện. Đó là một nỗ lực chuyên dụng tập trung vào các rủi ro tiềm ẩn để giúp các nhà lập kế hoạch chuẩn bị tốt hơn.
