15 ý tưởng đăng ký sự kiện để cải thiện trải nghiệm của khách. Đối với những người tham dự của bạn, đăng ký không phải là bước diễn ra trước sự kiện. Đó là bước đầu tiên của sự kiện. Đối với các công ty tổ chức sự kiện thì đăng ký sự kiện nó sẽ diễn ra xuyên suốt từ trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, đến khi đang diễn ra sự kiện, và thậm chí sau sự kiện cho những tổng kết về ROI.
Gần như mọi sự kiện dưới ánh mặt trời đều muốn thu hút người tham dự bằng một trải nghiệm đăng ký suôn sẻ. Nhưng những trải nghiệm này không chỉ xảy ra mà không có kế hoạch có ý thức và chú ý đến chi tiết. Họ phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên xuất sắc và chuẩn bị kỹ lưỡng, phần mềm quản lý đăng ký dễ sử dụng phù hợp và thiết kế đăng ký sự kiện chu đáo. Nhưng không phải công ty tổ chức sự kiện nào cũng đủ năng lực để thực hiện những điều này.
Nắm vững quy trình đăng ký và giữ cho quy trình phù hợp với mọi mục tiêu sự kiện bằng cách sử dụng 15 mẹo cần thiết này.
Khám phá các ý tưởng đăng ký dễ dàng để cải thiện trải nghiệm sự kiện
15 ý tưởng đăng ký sự kiện để cải thiện trải nghiệm của khách
1. Đào tạo kỹ lưỡng nhân viên check in sự kiện
Có rất nhiều quy trình và ứng dụng đăng ký sự kiện và một số ứng dụng trực quan hơn những ứng dụng khác. Nhưng tất cả chúng đều có một điểm chung: không ai, ở bất cứ đâu, sinh ra đã biết cách sử dụng chúng.
Các công ty tổ chức sự kiện dành thời gian để đào tạo nhân viên của bạn trên hệ thống của bạn. Việc đào tạo không cần tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn đã chọn một ứng dụng dễ sử dụng. Cho nhân viên của bạn xem các phần của phần mềm họ sẽ sử dụng và để họ cho bạn thấy rằng họ có thể sử dụng phần mềm đó mà không cần hướng dẫn.
Cân nhắc tổ chức một vài sự kiện ăn trưa miễn phí trong văn phòng lập kế hoạch của bạn, nơi nhân viên luân phiên quản lý quy trình đăng ký trong một môi trường ít rủi ro. Có thể nhập vai một vài tình huống thử thách để họ có thể khám phá xem họ có thắc mắc hay không. (Đây là một cơ hội thưởng thú vị để xây dựng nhóm.)
2. Đặt kỹ năng mềm lên hàng đầu và trung tâm
Nhân viên check-in của bạn là bộ mặt của sự kiện của bạn,một trong những yếu tố làm nổi bật sự kiện và làm cho khách đăng ký sự kiện biết được công ty tổ chức sự kiện của bạn đã kết hợp tốt với các bên cung cấp nhân sự sự kiện. Bất cứ khi nào có thể, hãy chọn những nhân viên dễ dàng trình bày giọng điệu phù hợp cho các sự kiện cụ thể. Ví dụ, tại một sự kiện kinh doanh cấp cao, tính chuyên nghiệp là yếu tố then chốt. Tại một hội nghị ngành, kiến thức về lĩnh vực này có thể rất quan trọng, trong khi tại một cuộc tụ họp xã hội, năng lượng và sự nhiệt tình là điều cần thiết nhất.
Dù bạn đang tìm kiếm giai điệu nào, đừng giữ bí mật. Hãy cho nhân viên đăng ký của bạn biết rằng họ có vai trò thiết lập giai đoạn trong trải nghiệm của người tham dự và rằng bạn ngưỡng mộ kỹ năng của họ trong việc chia sẻ giai điệu mà bạn hình dung. Và do đó, những điều tưởng chừng như đơn giản này lại giúp công ty tổ chức sự kiện của bạn có thêm điểm cộng trong mắt các đối tác hay khách hàng.
3. Cung cấp ‘Trạm giải pháp’ hoặc ‘Bàn trợ giúp’
Cho dù bạn gọi nó là Bàn trợ giúp, Bàn thông tin, Trạm giải pháp hay thứ gì đó theo chủ đề sự kiện, hãy cân nhắc thiết lập một nơi cho tất cả các mối quan tâm bên cạnh việc đăng ký. Khi các vấn đề về huy hiệu, các câu hỏi về lịch trình và các yêu cầu đặc biệt phát sinh, quá trình đăng ký có thể tiếp tục diễn ra nhanh chóng đồng thời bạn giải quyết các vấn đề đó.
Đặt ‘Trạm giải pháp’ ở vị trí có thể nhìn thấy khi đăng ký. Bằng cách đó, khách có thể biết nơi họ cần đến và không cảm thấy bị xua đuổi khi nhóm nhận phòng giới thiệu họ đến đó. Nụ cười và giao tiếp bằng mắt là điều cần thiết ở đây. Cảm giác mục tiêu không phải là Ugh, tất cả những người này với tất cả những câu hỏi này! mà là Đây là cách tôi quan tâm đến bạn và giải quyết mối quan tâm của bạn, bằng cách hướng bạn đến người có thể giúp bạn giải quyết vấn đề đó nhiều nhất.
Đó cũng là ranh giới mong manh để chứng tỏ rằng công ty tổ chức sự kiện của bạn có chỉn chu hay không, một gian hàng hay một cái bàn nhìn chuyên nghiệp cũng từ đó mà ra.
4. Tạo vai trò nhóm rõ ràng
Xác định người chỉ điểm cho các câu hỏi đăng ký và các câu hỏi khác. Tạo một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng, cung cấp cho nhân viên và đảm bảo mọi người đều có thông tin liên hệ cần thiết.
Hãy nghĩ về các vai trò nhóm khác mà bạn có thể cần. Sẽ có một người chạy hộ tống khách đến bàn của họ hoặc diễn giả đến phòng xanh?
5. Tải ứng dụng đăng ký sự kiện phù hợp
Quản lý nhận phòng dễ dàng, miễn phí? Theo đúng nghĩa đen, có một ứng dụng cho việc đó” trên thực tế, có rất nhiều ứng dụng cho việc đó.
Chọn phần mềm đăng ký sự kiện đơn giản nhất mà bạn có thể tìm thấy. Một hệ thống dựa trên đám mây hoạt động trên nhiều thiết bị là lý tưởng, vì vậy mọi người luôn được cập nhật. Hãy tìm một nhà cung cấp phần mềm sự kiện cung cấp đào tạo kỹ lưỡng và hỗ trợ liên tục để bạn có thể tận dụng tối đa ứng dụng và cải thiện quy trình đăng ký. Cuối cùng, phần mềm đăng ký sẽ cho phép bạn đặt cấp truy cập cho từng nhân viên. Bằng cách này, nhân viên check-in không phải lo lắng về việc vô tình thay đổi dữ liệu chỗ ngồi. Và thật tuyệt vời khi chúng tôi khuyến khích các công ty tổ chức sự kiện hãy tự tạo ra những form đăng ký chuyên nghiệp, thậm chí là app trên điện thoại.
6. Sử dụng quầy tự check-in
Đối với những đám đông đánh giá cao chúng (hãy nghĩ đến các sự kiện công nghệ hoặc các nhóm tuổi như Millennials và Zoomers), ki-ốt tự đăng ký là một cách tuyệt vời để giữ cho dòng người di chuyển và trao cho mọi người quyền kiểm soát quy trình.
Bạn có thể cung cấp một người phục vụ duy nhất để hỗ trợ các ki-ốt tự nhận phòng. Hoặc, cung cấp các ki-ốt tự nhận phòng ngoài bàn hoặc bục có người phục vụ. Những cá nhân thích tự nhận phòng có thể chọn lộ trình đó, trong khi những cá nhân tránh xa công nghệ có thể chọn cách tiếp đón giữa người với người.
7. Tận dụng mã QR
Mã QR có thể hoạt động tại các ki-ốt đăng ký truyền thống, có nhân viên hoặc tự đăng ký. Chúng cực kỳ nhanh và chính xác, đồng thời loại bỏ điểm khó khăn có thể xảy ra khi các nhân viên gặp khó khăn trong việc nghe hoặc hiểu tên của người tham dự ở những địa điểm ồn ào. Một số phần mềm đăng ký sự kiện cho phép bạn dễ dàng gửi mã QR đăng ký đến địa chỉ email hoặc số điện thoại của tất cả hoặc những người tham dự được chọn. Người tham dự có thể tùy ý chọn sử dụng mã QR”ngay cả một tỷ lệ nhỏ tham gia cũng có thể giúp đẩy nhanh quá trình đăng ký.
Và để mà nói vào thời đại công nghệ thông tin cũng như sự phát triển của xã hội đang như vũ bão, bất cứ một công ty tổ chức sự kiện nào từ chối triển khai mã QR thì bạn hiểu rằng bạn nên làm việc với công ty tổ chức sự kiện khác ngay nhé.
8. Chọn phần mềm check-in nhận diện tên gần giống
Khách hàng tại các cửa hàng cà phê mong đợi tên của họ bị viết sai và sau đó viết sai chính tả trên cốc mang đi của họ. Tại các sự kiện, điều này không còn được chấp nhận. Mọi người cảm thấy khó chịu khi phải lặp đi lặp lại tên của họ. Khi cách phát âm tên khách không quen thuộc, việc yêu cầu người tham dự lặp lại liên tục cũng có thể cản trở sự đa dạng và hòa nhập của sự kiện hoặc vượt qua các nghi thức văn hóa.
Nếu bạn biết một số khách có tên khó đánh vần hoặc phát âm, hãy bao gồm cách viết phiên âm trong thông tin của khách. Hãy tham khảo mẹo từ các phát thanh viên phải phát âm tên của các nhà lãnh đạo thế giới và yêu cầu nhóm đăng ký của bạn thực hành nói to những cái tên này cho đến khi họ cảm thấy thoải mái. Khách của bạn sẽ đánh giá cao sự thể hiện sự tôn trọng.
9. Đánh dấu khách VIP của bạn
Không cần phải di chuyển quanh cửa hoặc dựa vào người chạy. Chỉ cần sử dụng đăng ký Social Tables hoặc một ứng dụng sự kiện khác có thể gửi tin nhắn văn bản hoặc email tự động khi một số khách nhất định đến.
Có lẽ có những vị khách (có thể là khách VIP hoặc những vị khách có khả năng gây rối) mà bạn muốn chỉ ra cho bộ phận an ninh sự kiện. Gắn thẻ cho họ nhắn tin cho VIP và/hoặc nhắn tin cho khách VIP và thiết lập phần mềm để thông báo cho bạn hoặc người đứng đầu bộ phận an ninh khi ai đó có thẻ đó đến.
Tương tự như vậy, bạn có thể gắn thẻ những người thuyết trình sự kiện để bạn có thể đưa họ đến nơi họ cần đến hoặc nhóm truyền thông xã hội có thể live/short trực tiếp một bức ảnh đến. Có thể bạn muốn biết khi nào các nhà tài trợ Bạch kim hoặc các VIP khác đến để bạn có thể đích thân chào đón họ và mang cho họ đồ uống yêu thích của họ. Và hiển nhiên một công ty tổ chức sự kiện mà không nhắm đến sự phân định khách VIP thì những VIP này sẽ không còn thuộc về công ty tổ chức sự kiện đó. Chúng ta hãy hiểu rằng bài viết này đang nói về trải nghiệm khách hàng, hiển nhiên trải nghiệp VIP là một trải nghiệm tuyệt vời.
10. Kiểm tra xem công nghệ đăng ký sự kiện của bạn có băng thông cần thiết không
Trước sự kiện, hãy đi bộ qua địa điểm và kiểm tra cường độ WiFi và khả năng thu sóng di động. Lưu ý xem có bất kỳ điểm rắc rối nào không và đưa ra kế hoạch dự phòng cho hoạt động liên lạc của nhóm bạn.
Ví dụ: nếu tín hiệu di động kém nhưng Wi-Fi vẫn hoạt động tốt, hãy cân nhắc bật tính năng gọi qua Wi-Fi. Nếu Wi-Fi kém nhưng dịch vụ di động tốt, hãy đảm bảo đã bật dữ liệu di động. Nếu cả hai đều không thành công, hãy trang bị cho nhân viên đăng ký chủ chốt bộ đàm”và kiểm tra xem những bộ đàm đó có hoạt động trong không gian hay không.
11. Bao gồm khu vực check-in trong thiết kế sự kiện của bạn
Đó là tương tác đầu tiên của mọi người với sự kiện của bạn, vì vậy hãy nỗ lực hết mình. Việc cắm hoa trong suốt buổi dạ tiệc sẽ chào đón khách khi đến nơi. Cân nhắc đặt bộ tứ tấu đàn dây ở nơi những khách vẫn đang nhận phòng cũng có thể thưởng thức chúng. Những chi tiết nhỏ này mang lại cảm giác gắn kết, kỷ niệm hoặc tính chuyên nghiệp cho việc đăng ký sự kiện của bạn.
Bao gồm lưu lượng khách trong thiết kế đăng ký của bạn. Mọi người sẽ có thể dễ dàng điều hướng từ lối vào để đăng ký, biết nơi để đi trong khu vực đăng ký và biết nơi để đi sau khi họ đã đăng ký.
Đừng đặt bàn đăng ký quá gần cửa ra vào, nếu không mọi người sẽ tràn ra ngoài”không được chào đón, đặc biệt là trong thời tiết khắc nghiệt. Cũng đừng đặt khu vực check-in quá xa sự kiện. Nó phải dễ dàng nhận ra và những vị khách mới đến không cần phải điều hướng những vị khách đã thưởng thức cocktail của họ.
Đối với các đăng ký có liên quan hơn, chẳng hạn như tại một hội nghị lớn, nếu bạn làm ở một công ty tổ chức sự kiện thì hãy bắt đầu xếp hàng tại bàn có nhân viên, nơi khách đặt tên và nhận huy hiệu sự kiện. Sau đó, họ đi sang bên phải để lấy bản đồ địa điểm, tiếp theo là một chiếc túi swag, và sau đó được định vị để vào địa điểm.
12. Liên hệ đăng ký của bạn với thương hiệu của bạn
Đây có thể là thương hiệu công ty tại một sự kiện của công ty hoặc đơn giản là thương hiệu sự kiện. Dù bằng cách nào, đây là cơ hội đầu tiên tại chỗ của bạn để thiết lập kỳ vọng và tâm trạng của người tham dự.
Đối với một sự kiện của công ty, hãy bao gồm màu sắc của công ty: váy bàn, bảng hiệu hoặc quần áo nhân viên đều là những lựa chọn tuyệt vời. Tìm cách liên hệ đăng ký với thương hiệu sự kiện. Một sự kiện chuyên nghiệp có thể đăng ký tại một chiếc bàn bóng loáng; một sự kiện ngoài trời gồ ghề có thể tổ chức đăng ký trong một chiếc lều bạt mộc mạc; một sự kiện gia đình có thể có phông nền rực rỡ và giải trí lưu động để giúp trẻ kiên nhẫn trong khi xếp hàng chờ đợi. Và ngay cả công ty tổ chức sự kiện của bạn cũng cần thể hiện thương hiệu ngay đoạn này.
13. Đi đúng biển báo
Các dấu hiệu phù hợp là rất quan trọng để mang lại trải nghiệm suôn sẻ cho người tham dự và giảm lượng thời gian nhân viên mất cho các câu hỏi đơn giản. Đặt biển hiệu ngang tầm mắt hoặc cao hơn để khách có thể dễ dàng nhìn thấy, ngay cả trong đám đông.
Hãy nghĩ xem những người tham dự sẽ ở đâu khi họ cần một số thông tin nhất định. Chẳng hạn, bảng chỉ dẫn họ đăng ký phải được nhìn thấy từ tất cả các lối vào tiềm năng. Và nếu có các dòng đăng ký riêng biệt”ví dụ: theo họ, loại vé hoặc tự đăng ký so với đăng ký của người phục vụ” thì thông tin đó sẽ dễ dàng nhìn thấy trên đường tiếp cận.
Nếu bạn có ‘Trạm giải pháp’, hãy dán nhãn cho nó bằng biển báo có thể nhìn thấy từ bàn đăng ký cũng như biển báo có thể nhìn thấy từ những nơi khác trong địa điểm. Cung cấp các biển chỉ dẫn người tham dự đến nhà vệ sinh, kiểm tra áo khoác và gửi hành lý, đồng thời đặt một số biển báo này khi đăng ký, để giảm số lượng câu hỏi ở đó.
Như đã đề cập ở trên, các công ty tổ chức sự kiện nên nhấn mạnh vào các dấu hiệu nên được thiết kế và sản xuất chu đáo. Không có bản in được ghi băng hoặc các dấu hiệu viết nguệch ngoạc xung quanh địa điểm.
14. Chuẩn bị những vật dụng cần thiết để check-in sự kiện
Có một số yếu tố bạn cần tại bàn đăng ký sự kiện của mình”một hoặc hai sự kiện không có chúng sẽ làm cho điều đó trở nên rõ ràng. Nếu bạn có ‘Trạm giải pháp’, thì bạn cũng sẽ muốn có một bộ trùng lặp ở đó. Giữ những vật phẩm này trong thùng đựng đồ và kiểm tra xem mọi thứ có ở đó ngay trước sự kiện không.
Phải có bao gồm:
o Đồ dùng văn phòng: Bút, bút đánh dấu, băng dính, kim bấm, dụng cụ tháo ghim, kim bấm, dung dịch chỉnh sửa và kéo
o Dây nối thêm
o Phù hiệu trống
o Bản cứng cập nhật của danh sách người tham dự, lịch trình và sơ đồ chỗ ngồi
15. Cân nhắc cả những món đồ may-có
Danh sách này phụ thuộc vào sự kiện cụ thể của bạn và nhu cầu của khách. Cân nhắc xem bạn có thể muốn những điều sau đây không:
o Một máy in. Điều này rất phù hợp để in huy hiệu mới hoặc bản cứng của thông tin sự kiện khi cần.
o Công nghệ thanh toán. Cho phép mọi người nâng cấp vé của họ khi đăng ký hoặc mua áo phông sự kiện hoặc mặt hàng khác.
o Máy bộ đàm. Hữu ích tại một số sự kiện quy mô lớn, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết nếu điện thoại di động đáng tin cậy.
o Cây dây buộc. Nếu người tham dự sẽ chọn màu dây buộc hoặc tự lắp ráp dây buộc. Đặt cái này sang một bên của bảng đăng ký để mọi người tránh đường cho người tham dự tiếp theo.
o Túi quà tặng. Chuẩn bị sẵn những thứ này để phát cho từng người tham dự hoặc đặt chúng trên bàn để khuyến khích mọi người di chuyển sau khi đăng ký.
Với những mẹo này, bạn và công ty tổ chức sự kiện của bạn sẽ được thiết lập cho các sự kiện nổi bật từ từ ‘Chào mừng!’
