Bạn có biết 3 KPI quan trọng cho ROI của sự kiện không? Bạn đang làm nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp, và công ty tổ chức sự kiện của bạn đã tổ chức nhiều sự kiện với nhiều quy mô từ nhỏ đến lớn. Vậy ROI (Return on Investment) thế nào nhỉ. Những sự kiện ngày hôm qua hay những ngày trước đó có thành công không? Các nhà cung cấp xuất hiện đúng giờ không. Bố cục sự kiện phù hợp với thiết kế không. Những người tham dự hòa nhập và nói chuyện với nụ cười trên khuôn mặt của họ không………..
Những yếu tố này đều cực kỳ quan trọng cho chính công ty tổ chức sự kiện và cho chính khách hàng thuê công ty tổ chức sự kiện hay cho chính những con người tham gia sự kiện. Nhưng đối với các sự kiện gây quỹ và kinh doanh, kết quả cụ thể hơn sẽ tạo nên sự khác biệt. Chắp cánh hoặc hy vọng điều tốt nhất không giúp đạt được kết quả mà bạn muốn” cho sự kiện sắp tới hoặc cho những sự kiện trong tương lai.
Đó là lý do tại sao Chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể là người bạn tốt nhất của người lập kế hoạch sự kiện và giúp chứng minh ROI cho sự kiện của bạn. Và từ đó phản ánh chi tiết chính xác xem công ty tổ chức sự kiện của bạn có thực sự chuyên nghiệp hay không.
Bạn có biết 3 KPI quan trọng cho ROI của sự kiện không?
KPI là thước đo khách quan, có thể đo lường được để đánh giá thành công. Chúng được sử dụng mọi lúc trong kinh doanh, vì vậy các khách hàng doanh nghiệp có thể đã quen thuộc với chúng và sẵn sàng sử dụng chúng trong kế hoạch sự kiện.
Sử dụng đúng thông tin về sự thành công của một sự kiện và các lĩnh vực cần cải thiện sẽ giúp bạn:
– Làm cho sự kiện thành công nhất có thể
– Cải thiện kết quả hàng năm
– Chứng minh rằng ngân sách sự kiện của khách hàng (bao gồm cả phần dành cho bạn!) được chi tiêu hợp lý
– Kêu gọi mạnh mẽ các nhà tài trợ
Khám phá các KPI sự kiện cần thiết để theo dõi ROI
KPI sự kiện được điều chỉnh cho phù hợp với loại sự kiện, quy mô và ngân sách sự kiện, dữ liệu có sẵn và “trên hết” là các mục tiêu của sự kiện. Với KPI, bạn chỉ muốn những phần quan trọng nhất của câu đố, các chỉ số chính về hiệu suất tổng thể.
KPI sự kiện trong những công ty tổ chức sự kiện phổ biến bao gồm:
o Bán vé (trước sự kiện)
o Tham dự / Đăng ký (ngày)
o Số lượng khách hàng tiềm năng được tạo ra
o ROI (lợi tức đầu tư: sự kiện kiếm được hay mất tiền, và bao nhiêu)
o NPS (Net Promoter Score: thước đo lòng trung thành của khách hàng)
Để tìm hiểu cách thiết lập và sử dụng KPI để cải thiện đều đặn quy trình lập kế hoạch sự kiện thì những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi phải trải qua rất nhiều năm tổng hợp và qua các sự kiện theo từng quy mô. Chúng tôi đã tập trung vào các KPI thiết yếu cho ba sự kiện khác nhau” buổi tiệc gây quỹ, sự kiện đào tạo phần mềm và buổi ra mắt sản phẩm mới cho một công ty sản xuất thực phẩm.
3 bước để tạo và phân tích KPI lập kế hoạch sự kiện để tăng thêm ROI
Trong những kịch bản cụ thể thì chúng tôi sẽ lặp đi lặp lại 1 kịch bản duy nhất và bám sát 3 nội dung chính của kịch bản là :
Gala gây quỹ phi lợi nhuận
Đào tạo nhân viên
Ra mắt sản phẩm công ty
Bước 1: Xác định mục tiêu sự kiện và IRL thành công
Khi khách hàng tiếp cận về một sự kiện, họ thường có ý tưởng về những gì họ muốn đạt được, cho dù đó là nhận thức về thương hiệu, đầu mối bán hàng, nâng cao tinh thần nhân viên hay gây quỹ. Nhưng họ có thể không hiểu chính xác thành công nghĩa là gì.
Là một người lập kế hoạch và mang tiếng là bạn đang làm ở công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần giúp họ sớm xác định thành công trong quá trình này.
Hãy xem xét ba sự kiện giả định của chúng tôi:
Gala gây quỹ phi lợi nhuận
Một bảo tàng nghệ thuật địa phương đang lên kế hoạch tổ chức dạ tiệc và đấu giá để gây quỹ, nhưng họ lại mơ hồ về con số xác định thành công. Bạn thảo luận về các cách xác định kết quả thực tế: xem xét các nỗ lực gây quỹ trước đây của họ, xem xét kỹ lưỡng danh sách nhà tài trợ và nghiên cứu kết quả của các buổi dạ tiệc cho các tổ chức tương tự.
Khách hàng quyết định họ muốn huy động tổng cộng 135.000 đô la: 115.000 đô la từ các nhà tài trợ cũ và 20.000 đô la từ các nhà tài trợ mới.
Ngoài ra, họ muốn dẫn đầu sự kiện”họ muốn kiếm được gấp ba lần từ sự kiện so với chi tiêu cho nó.
Đào tạo phần mềm nhân viên
Một doanh nghiệp cỡ vừa muốn đào tạo tất cả nhân viên của mình về một hệ thống phần mềm mới. Trong cuộc trò chuyện ban đầu, bạn nhận ra rằng họ cũng muốn kết nối nhân viên từ các bộ phận khác nhau trong sự kiện. Mục tiêu bây giờ gấp đôi: đào tạo phần mềm hiệu quả và xây dựng nhóm.
Cần bao nhiêu nhân viên ở đó để nó đáp ứng các tiêu chuẩn của khách hàng? Khách hàng hy vọng sẽ dành bao nhiêu thời gian cho việc đào tạo theo kiểu bài giảng so với đào tạo tương tác? Nhận cụ thể.
Cuối cùng, điều gì sẽ tạo thành ‘team building’? Nó có thể tạo ra một khu vực phá băng, nơi các nhân viên chơi các trò chơi trên bàn cờ để làm quen với nhau. Hoặc đơn giản hơn, đảm bảo mọi người từ các bộ phận khác nhau tạo thành các nhóm đột phá.
Ra mắt sản phẩm công ty
Một công ty địa phương muốn xây dựng nhận thức về thương hiệu cho các thanh granola mới của họ đối với những người đi bộ đường dài và đi xe đạp. Công ty đang tổ chức một ngày dọn dẹp đường mòn và sự kiện âm nhạc trực tiếp tại một ngọn núi địa phương nổi tiếng với nhóm mục tiêu của họ. Trong thời gian diễn ra sự kiện, các phần của thanh mới sẽ được phát tại các bàn mẫu.
Trong các cuộc trò chuyện với khách hàng của mình, bạn làm rõ rằng thành công có nghĩa là thiết lập sự công nhận tích cực đối với sản phẩm mới và nâng cao lòng trung thành của khách hàng.
2. Xác định các KPI quan trọng và đo lường chúng!
Gala gây quỹ phi lợi nhuận
Sự kiện này có các mục tiêu dựa trên các con số, rất dễ theo dõi. KPI tốt cho sự kiện này bao gồm:
o Số lượng vé đã bán cho các nhà tài trợ mới và cũ trước sự kiện
o Tiền quyên góp từ các nhà tài trợ mới và cũ
o Lợi tức đầu tư hoặc ROI của khách hàng
ROI là một KPI rất phổ biến. Không giống như KPI, ROI luôn có cùng một công thức:
(lãi ròng/đầu tư) *100.
Nếu khách hàng muốn kiếm được 135.000 đô la trong khi chi tiêu một phần ba số tiền đó (45.000 đô la), ROI mong muốn của họ sẽ là ((135.000-45.000)/45.000)*100 hoặc 200%.
Đào tạo cho nhân viên:
KPI sẽ bao gồm số lượng nhân viên tham gia khóa đào tạo, tỷ lệ kiểu bài giảng so với đào tạo tương tác và số lượng tương tác nhóm nhỏ diễn ra giữa các nhân viên không trùng nhau trên sơ đồ tổ chức.
Các phương pháp theo dõi bao gồm một cuộc khảo sát nhanh khi rời khỏi công ty, yêu cầu nhân viên xếp hạng mức độ giá trị của họ đối với sự kiện và liệu họ có kết nối tích cực với đồng nghiệp hay không.
Bạn cũng có thể đề xuất các biện pháp cho kết quả đào tạo: một số yêu cầu trợ giúp về phần mềm mới hoặc khảo sát nhân viên ngắn gọn về sự thoải mái của họ với phần mềm.
Ra mắt sản phẩm công ty
ROI không phù hợp với trường hợp này. Trong ngắn hạn nghiêm ngặt, ROI cho sự kiện này sẽ âm: công ty đang chi tiền để tổ chức sự kiện VÀ cung cấp mẫu sản phẩm, tất cả mà không hy vọng bán được hàng!
Nhưng điều đó không có nghĩa là tiếp thị trải nghiệm phải bị coi là thua lỗ. Ngược lại”bộ sưu tập dữ liệu khảo sát này đưa ra một lập luận thực sự thuyết phục cho nó. Chúng tôi chỉ cần KPI đo lường sự công nhận thương hiệu tích cực và lòng trung thành.
Để nhận diện thương hiệu tích cực, điều mà các công ty đang tìm kiếm chứ không phải bạn hô hào rằng bạn làm việc ở công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải thế này sẽ phải thế kia, bạn mạnh dạn đưa ra con số và biểu đồ. (thật ra khách hàng của bạn hoàn toàn hiểu điều này, nhưng khách hàng luôn kỳ vọng hơn những gì sẽ mang lại, sự đột phá trong thương hiệu chẳng hạn)
Để đo lường lòng trung thành, phiếu giảm giá hoặc mã khuyến mãi có thể hữu ích. Cung cấp những sự kiện cụ thể. Khi chúng được sử dụng, khách hàng sẽ biết rằng khách hàng đang quay trở lại. Công ty sẽ rất vui nếu 25 phần trăm người tham dự tiếp tục mua các thanh mới trong tháng sau sự kiện.
Bạn cũng có thể theo dõi các chỉ số truyền thông xã hội về lòng trung thành với thương hiệu: các biện pháp tương tác như lượt chia sẻ trên Instagram, lượt thích trên Facebook, lượt tweet lại, v.v.
3. Sử dụng dữ liệu KPI để có kết quả sự kiện tốt hơn trong tương lai
Bạn đã có nó, đừng để nó rảnh rỗi! Sử dụng dữ liệu đó để phản hồi khi bạn lên kế hoạch cho sự kiện hoặc để hướng dẫn các chiến lược của bạn cho các sự kiện sắp tới. Bạn là ai, là công ty tổ chức sự kiện mà, bạn làm gì, bạn kết nối.
Gala gây quỹ phi lợi nhuận
Nếu danh sách nhà tài trợ có vẻ nhỏ hơn dự đoán, hãy xem nơi bạn có thể giảm chi tiêu để giữ ROI mong muốn trong tầm tay. Đối với các sự kiện trong tương lai, sẽ hữu ích khi biết tỷ lệ phần trăm vé (cho cả nhà tài trợ mới và cũ) được bán và khi nào.
Nếu doanh số bán hàng tại sự kiện tăng đột biến sau một đợt thúc đẩy cụ thể trên mạng xã hội, email hoặc thư trực tiếp” thì hãy biến kênh đó thành trọng tâm của bạn cho sự kiện tiếp theo.
Có phải một tỷ lệ lớn các nhà tài trợ trước đây đã bỏ qua sự kiện này không? Hãy sáng tạo về những cách để thu hút họ tham gia vào vòng tiếp theo, cho dù đó là quyên góp vật phẩm đấu giá hay trang trải chi phí vé dạ tiệc cho những người yêu nghệ thuật kém may mắn.
Đào tạo nhân viên
Nếu ít hơn số lượng nhân viên mục tiêu tham dự sự kiện, hãy thay đổi chiến thuật cho khóa đào tạo tiếp theo. Có lẽ bạn sẽ bắt đầu lên lịch đào tạo sớm hơn và gửi lời nhắc kịp thời.
Nếu cấp quản lý ưu tiên các hoạt động khác cho nhân viên, hãy thảo luận về việc tiết kiệm chi phí đào tạo phần mềm theo nhóm với các giám đốc điều hành để đảm bảo sự ủng hộ từ cấp trên.
Dữ liệu khảo sát về làm việc theo nhóm và đào tạo phần mềm sẽ đề xuất con đường cải tiến của riêng họ: Nếu tinh thần đồng đội và kết nối không cao, có lẽ nên sáng tạo hơn với các hoạt động kết nối mạng?
Nếu kết quả đào tạo phần mềm không tốt, hãy tìm hiểu xem đó là do bản thân quá trình đào tạo hay do các yếu tố hậu cần như tiếng ồn quá mức hoặc thiếu thời gian nghỉ giải lao. Quản lý sẽ đánh giá cao dữ liệu và đề xuất.
Ra mắt sản phẩm công ty
Sự kiện này đòi hỏi sự sáng tạo cao nhất để thu thập và phân tích KPI một cách hiệu quả. Nhưng nó được cho là thứ được hưởng lợi nhiều nhất từ các KPI rõ ràng vì lợi ích kinh doanh cốt yếu của sự kiện”và các dịch vụ của bạn” không rõ ràng ngay lập tức.
Để đo lường xem sự kiện cụ thể có giúp ích cho điểm NPS của thương hiệu hay không, hãy thực hiện các cuộc khảo sát cả trước và sau sự kiện. Nếu điểm số không tăng vọt như mong đợi, hãy nghĩ về các cách để cải thiện mức độ nhận diện và tích cực của thương hiệu: vị trí logo lớn hơn và tốt hơn vào lần tới? Tờ rơi mẫu của thanh kích thước đầy đủ trong bao bì thông thường của họ, không phải cốc nếm thử?
Kết luận
Cho dù điểm số tăng hay không, hãy tìm hiểu bất kỳ dữ liệu nào từ câu hỏi tiếp theo để tìm ra điều gì hiệu quả và điều gì không.
Phương tiện truyền thông xã hội là một hệ số nhân cho tiếp thị sự kiện. Nếu phương tiện truyền thông xã hội cho thấy rằng sự kiện của bạn đã tiếp cận được rất nhiều người “bao gồm cả một nhóm người thậm chí không có mặt ở đó” thì hãy tận dụng điều đó để tài trợ cho sự kiện tiếp theo.
Nếu tin đồn trên mạng xã hội gây thất vọng, hãy suy nghĩ lại về chiến lược xã hội của bạn. Bạn có thể cung cấp thẻ bắt đầu bằng # nhanh, có liên quan và một số tác phẩm ảnh đẹp không?
Nếu 25 phần trăm phiếu giảm giá được sử dụng, điều đó thật tuyệt. Nếu không, và tổng doanh thu thấp, có lẽ đã đến lúc xem xét các hình thức tiếp thị khác. Nếu không, nhưng doanh số bán hàng cao, hãy suy nghĩ lại về chiến lược phiếu giảm giá của bạn. Nó nên được đặt cạnh hộp hay cạnh quầy bar?
Cảm ơn bạn đã tham gia chuyến tham quan KPI này. Khách hàng muốn xem kết quả và với KPI từ những công ty tổ chức sự kiện như của bạn, bạn có thể định lượng những kết quả đó. Chúng không phải là một kích cỡ phù hợp với tất cả và chúng có thể là lãnh thổ xa lạ đối với những người lập kế hoạch sự kiện, nhưng khi nói đến cái nhìn sâu sắc về kết quả, KPI phù hợp là vô giá.
