5 cách để các đề xuất sự kiện giúp chốt giao dịch. Mặc dù các công ty tổ chức sự kiện đã xác định đúng khách hàng tiềm năng và phản hồi nhanh chóng với họ là điều cần thiết trong môi trường ngày nay, nhưng các khách sạn và địa điểm sẽ không tăng doanh số bán sự kiện nếu các đề xuất không được điều chỉnh để hoàn thành công việc. Để biến điều đó thành hiện thực, các công ty tổ chức sự kiện cần phát triển cuộc trò chuyện từ cuộc chiến đấu thầu, cho thấy giá trị mà họ có thể thêm vào liên quan đến các sắc thái độc đáo của mỗi RFP. Điều này xảy ra khi các đại diện bán hàng khai thác động cơ thúc đẩy công ty tổ chức sự kiện cuộc họp ngày nay và làm mọi thứ trong khả năng của họ để giúp những người lập kế hoạch hình dung sự kiện của họ trong không gian.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng một lượt truy cập trang web được tùy chỉnh có thể tăng tỷ lệ chốt đơn hàng lên 10% và trong giai đoạn đề xuất cũng có cơ hội tương tự để tối ưu hóa thông qua tùy chỉnh ” ngay trước đó trong chu kỳ bán hàng (làm cho nó trở nên quan trọng hơn). Mục tiêu của các công ty tổ chức sự kiện trước hết là khai thác mục đích của sự kiện, điều chỉnh đề xuất cho phù hợp với mục đích đó ở từng bước.
Thực hiện 5 chiến lược tùy chỉnh này để đề xuất sự kiện tốt hơn.
1. Trưng bày không gian một cách trực quan.
Các công ty tổ chức sự kiện giúp những người lập kế hoạch hình dung không gian, họ có thể tưởng tượng ra sự kiện của mình tại khách sạn. Điều này rất hiệu quả vì những người lập kế hoạch đã hình dung các sự kiện từ rất lâu trước khi họ gửi RFP. 90% thông tin được truyền đến não là hình ảnh và các đề xuất không đáp ứng được điều này có nguy cơ bỏ lỡ con đường trực tiếp nhất dẫn đến sự hiểu biết và ra quyết định của người lập kế hoạch.
Nhờ phần mềm lập biểu đồ thì các công ty tổ chức sự kiện hiểu rằng các khách sạn và địa điểm có thể dễ dàng tạo các mẫu cho không gian hội họp và sự kiện, cập nhật các mẫu đó theo các sắc thái cụ thể của một sự kiện tiềm năng cho từng khách hàng. Điều này cho phép các chỗ nghỉ dễ dàng tạo ra nhiều tùy chọn bố cục khác nhau một cách nhanh chóng, truyền đạt các đợt bán thêm tiềm năng theo cách trực quan hơn.
Với Giải pháp quản lý sự kiện Social Tables, các địa điểm thậm chí có thể lấy sơ đồ 2D mà họ tạo bằng cách sử dụng công nghệ kéo và thả đơn giản và biến chúng thành sơ đồ 3D sống động, đưa khách hàng vào trung tâm của các sự kiện của chính họ.
Đội ngũ của công ty tổ chức sự kiện đã phải đối mặt với viễn cảnh khó khăn là bán một khu vực xây dựng, nơi mà tất cả các chuyến thăm công trường đều yêu cầu những chiếc mũ cứng. Khách hàng chỉ có thể tham quan bộ xương đơn thuần của những gì cuối cùng sẽ trở thành một không gian hiện đại, đáng kinh ngạc. May mắn thay, họ đã tìm ra giải pháp bán hàng theo sự kiện trong Social Tables.
Đừng quên: Sơ đồ mặt bằng là vũ khí bí mật của bạn.
Mặc dù cập nhật sơ đồ tầng có vẻ như là một lời khuyên đơn giản, nhưng một cuộc khảo sát gần đây của Social Tables đã tiết lộ rằng “Sơ đồ/bản thiết kế thường cũ, lỗi thời hoặc không chính xác, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch hiệu quả cho một sự kiện trong không gian.
Một địa điểm có thể giành được hoặc mất các giao dịch chỉ dựa trên chất lượng và mức độ chi tiết của sơ đồ tầng của họ. Trong giai đoạn đầu của quy trình bán hàng, bao gồm cả đề xuất sự kiện, điều quan trọng nhất mà đại diện bán hàng có thể làm là giành được sự tin tưởng. Sự tin tưởng đó đến từ việc mang lại cho những người lập kế hoạch sự đảm bảo mà họ cần; không chỉ là địa điểm của bạn phù hợp mà còn là mục tiêu của họ trong tâm trí.
Cách tốt nhất để có được lòng tin là hoàn toàn minh bạch. Các cơ sở kinh doanh nên đặt thẻ của họ trên bàn bằng cách hướng dẫn khách hàng xem sơ đồ tầng chính xác của không gian tổ chức sự kiện ” xét cho cùng, người lập kế hoạch cần có khả năng hình dung sự kiện của họ trong không gian. Các sơ đồ tầng tương tác giúp bạn có thể làm việc cùng với các khách hàng tiềm năng và phác thảo một phiên bản các sự kiện từ rất lâu trước khi chúng xảy ra.
2. Làm cho sự hợp tác trở nên dễ dàng hơn ngay khi đề xuất sự kiện.
Bất cứ khi nào một nhóm người quản lý sự kiện tại cơ sở kinh doanh đang làm việc với một nhóm điều phối viên sự kiện hay các công ty tổ chức sự kiện (những người cũng đang làm việc với các bên liên quan được đầu tư), bạn sẽ phải đối mặt với một thách thức lớn về giao tiếp. Khi có nhiều người tham gia vào quá trình lập kế hoạch sự kiện, việc giữ mọi người trên cùng một trang sẽ khó khăn hơn theo cấp số nhân. Cách bố trí và thiết kế phòng được cho là đòi hỏi phải qua lại nhiều nhất. Mỗi thay đổi và cập nhật có nghĩa là chuyển một tài liệu qua một vòng phê duyệt khác.
Ngày nay, các công cụ như Social Tables giúp mọi người tham gia có thể thực hiện các thay đổi và cộng tác trực tuyến trong thời gian thực, trên cùng một canvas tương tác. Các khách sạn và địa điểm có thể làm việc với khách hàng để kéo và thả các bố cục hoặc từng món đồ nội thất riêng lẻ vào một sơ đồ tầng tương tác được thiết kế theo tỷ lệ. Ngoài ra, mọi tài liệu và thông tin liên lạc được lưu trữ ở một nơi, người lập kế hoạch có thể tải lên và quản lý danh sách khách mời của riêng họ và các bên liên quan có thể dễ dàng nhận xét phê duyệt hoặc phản hồi của họ.
Cộng tác với các công ty tổ chức sự kiện đối thủ không hề dễ dàng và bất cứ điều gì giúp giảm bớt xích mích trong khi giao tiếp đều là yếu tố tạo ra sự khác biệt lớn cho các nhà lập kế hoạch. Đó là một giá trị gia tăng thực sự cho cả hai bên, không chỉ là một lợi ích tiếp tuyến.
Chúng tôi có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách chia sẻ trách nhiệm đó với khách hàng của mình. Họ thích được trao quyền sắp xếp chỗ ngồi cho khách theo cách họ muốn và chúng tôi thích việc họ được đầu tư vào sự kiện.
Một địa điểm có thể giành được hoặc mất các giao dịch chỉ dựa trên chất lượng của sơ đồ tầng.
3. Nghĩ bên ngoài phòng khiêu vũ.
Ngày nay, mọi thứ đều là địa điểm tổ chức hội họp, và chúng tôi muốn nói đến MỌI THỨ: bảo tàng, câu lạc bộ đêm, địa điểm tổ chức hòa nhạc, nhà kho được tái sử dụng và thậm chí cả văn phòng công ty. Và khi nhu cầu đối với những loại không gian này tiếp tục tăng nhờ chú trọng vào trải nghiệm đích thực, nguồn cung cũng vậy. Trong khi đó, cơ sở hạ tầng khách sạn của một thành phố nhất định ngày càng trở nên ít quan trọng hơn.
Nhu cầu của các công ty tổ chức sự kiện về các địa điểm phi truyền thống tăng đột biến sẽ không sớm biến mất theo Dự báo các cuộc họp toàn cầu của AMEX, dự báo này dự kiến sẽ tăng 3,8% chỉ riêng trong năm nay. Để giữ cho công việc kinh doanh tiềm năng không rời bỏ các địa điểm khác, các khách sạn đặc biệt cần suy nghĩ về cách họ có thể sử dụng không gian phi truyền thống của riêng mình để thu hút các nhà quy hoạch. Điều này có nghĩa là các công ty tổ chức sự kiện và khách hàng quan tâm đến không gian ngoài trời và quan hệ đối tác với các địa điểm khác được kết hợp trong phản hồi RFP, kết hợp không gian khách sạn với mục đích sự kiện như một phương tiện bán thêm tiềm năng.
Các sự kiện kết nối – Đưa nhóm ra khỏi phòng khiêu vũ và bán thêm các khu vực xã hội/cộng đồng như mái nhà và hành lang.
Các sự kiện xây dựng nhóm – Mở rộng sự kiện ra các không gian ngoài trời có thể tổ chức nhiều hoạt động hơn.
Các sự kiện lớn có phòng họp nhóm – Đề xuất biến nhà kính hoặc khu vườn thành không gian nơi người tham dự có thể rút phích cắm
4. Tìm kiếm các cơ hội F&B gắn liền với chương trình & mục đích.
Là một phần của trọng tâm toàn diện hơn đã chiếm lĩnh thế giới của các sự kiện, thực phẩm và đồ uống giờ đây trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhiều đến mức, trong một cuộc khảo sát với hơn 180 người tổ chức cuộc họp, những người tham gia được yêu cầu đánh giá tuyên bố rằng đồ ăn và thức uống là một phần quan trọng trong thiết kế và trải nghiệm cuộc họp trên thang điểm từ 1-10 (1=rất không đồng ý, 10= rất đồng ý) và được phản hồi với điểm đánh giá trung bình là 8,4.
Các công ty tổ chức sự kiện đang nhận thấy ảnh hưởng của đồ ăn và thức uống tốt cho sức khỏe đối với năng lượng của người tham dự và cách dịch vụ F&B có thể giúp các sự kiện đạt được mục đích của họ. Trong khi đó, những người tham dự mong đợi sự cá nhân hóa trong dịch vụ F&B và bị hấp dẫn và hào hứng hơn bao giờ hết bởi triển vọng về ẩm thực địa phương đích thực. Trong những tuyên bố này, có những chiến lược thú vị mà các khách sạn và địa điểm có thể sử dụng để tối đa hóa doanh thu F&B, nhờ vào những cơ hội vốn có mà chương trình và mục đích mang lại. Các câu hỏi bên dưới minh họa cách các loại cơ sở kinh doanh này có thể định hình suy nghĩ về F&B của họ liên quan đến việc cá nhân hóa dựa trên chương trình làm việc.
Tính bền vững hay hạnh phúc là những phần quan trọng của chủ đề?
Các địa điểm nên trưng bày thực đơn lành mạnh và thực phẩm có nguồn gốc bền vững tại địa phương.
Là một loại sản phẩm hoặc món ăn trong mùa tại địa phương?
Làm cho nó trở thành trung tâm của menu để nhấn mạnh địa phương và tiết kiệm chi phí vận chuyển
Diễn giả sự kiện có nặng không?
Cung cấp một giờ khuyến mãi kết nối mạng trên sân thượng hoặc thậm chí là sảnh đợi như một cơ hội bổ sung để những người tham dự kết nối.
5. Chứng minh sự thành công của các sự kiện tương tự trong quá khứ.
Làm cách nào để chuyển 200 người từ phòng này sang phòng khác?
Không gian đó có hơi chật không?
Làm thế nào một công ty tổ chức sự kiện có thể thuyết phục khách hàng về câu trả lời cho những câu hỏi này và mang lại cho họ sự an tâm cần thiết để ký kết thỏa thuận?
Nhưng không phải lúc nào các khách sạn cũng có cơ hội đó sớm trong chu kỳ bán hàng. Tuy nhiên, bằng cách chia sẻ bằng chứng rằng nó đã hoạt động cho một sự kiện trong quá khứ, các nhóm bán hàng có thể vượt qua những nghi ngờ ban đầu có thể cản trở một thỏa thuận. Chia sẻ sơ đồ hoặc sơ đồ tầng từ các sự kiện trước đây, kết quả từ các cuộc khảo sát sau sự kiện và phản hồi từ những người lập kế hoạch khác có thể thực hiện thủ thuật nhanh chóng mà không cần phải tạo bất kỳ thứ gì từ đầu.
Đã đến lúc gia tăng giá trị.
Bằng cách điều chỉnh các đề xuất cho phù hợp với các sắc thái độc đáo của sự kiện, các khách sạn và địa điểm có thể tạo ra các loại phản hồi mạnh mẽ, được cá nhân hóa dẫn đến các sự kiện đã đặt trước. Mỗi tương tác nên bắt đầu bằng cách thu hẹp mục đích. Từ đó, các chỗ nghỉ có thể truyền đạt các đặc điểm khác biệt của không gian khiến chúng trở nên khác biệt, sử dụng công nghệ sự kiện để trợ giúp với các đề xuất sự kiện trong quá trình thực hiện.
