Những thách thức mới đối với các Văn phòng hội nghị MICE

Những thách thức mới đối với các Văn phòng hội nghị MICE: Tại sao một số thành phố có Văn phòng hội nghị MICE và những thành phố khác thì không? Nó luôn phụ thuộc vào tình hình cơ sở hạ tầng. Điều cần thiết là gần sân bay quốc tế, nhiều khách sạn và cơ sở hội họp tốt, địa điểm tổ chức sự kiện, nhà hàng, phục vụ ăn uống và một loạt các dịch vụ đặc biệt và các nhà cung cấp dịch vụ (nhà cung cấp) cần thiết cho việc thực hiện đại hội, hội nghị, hội chợ thương mại. , các cuộc họp, khuyến khích, hội nghị và sự kiện. Chỉ khi có những điều này thì văn phòng hội nghị mới có cơ sở để tồn tại. Đó là lý do tại sao thành phố Frankfurt có Văn phòng Hội nghị, nhưng thành phố Lüdenscheid thì không.

Những thách thức mới đối với các Văn phòng hội nghị MICE
Những thách thức mới đối với các Văn phòng hội nghị MICE

Những thách thức mới đối với các Văn phòng hội nghị MICE

Nhưng điều đó không trả lời toàn bộ câu hỏi tại sao?

Tại sao lại có Văn phòng hội nghị MICE? Có nhiều lý do, nhưng lý do quan trọng nhất là các sự kiện do Văn phòng hội nghị đưa đến đích đều tạo ra lợi nhuận gián tiếp.

Nói một cách đơn giản: nhiệm vụ của Văn phòng hội nghị MICE là khơi dậy sự quan tâm của các nhà tổ chức trên toàn thế giới để họ đưa những người tham gia (hoặc du khách) đến điểm đến bằng các hội chợ thương mại, đại hội, hội nghị, ưu đãi hoặc sự kiện các loại. Bởi vì những người tham gia này lần lượt chi rất nhiều tiền tại địa phương (nhiều hơn nhiều so với một khách du lịch bình thường trong cùng thời kỳ!) Và điều này lần lượt tạo ra doanh thu thuế bổ sung và quan trọng cho điểm đến.

Lüdenscheid
Lüdenscheid

Để hoàn thành nhiệm vụ này, hai khía cạnh quan trọng nhất là:

1. nó cần cơ sở hạ tầng được đề cập cho các cuộc họp, khuyến khích, đại hội, sự kiện và triển lãm và…
2 … điều quan trọng cơ bản là những người tham gia sự kiện phải thực sự đi đến điểm đến / thành phố. Họ cần đến đích với tư cách là những du khách thực sự chứ không phải tham gia ảo

Và điều đó chỉ có thể thực hiện được nếu điểm 1. được đáp ứng đầy đủ. Nếu một hoặc cả hai khía cạnh bị phá vỡ, mọi Văn phòng hội nghị MICE sẽ mất xu hướng liên quan của mình

Điều đó nghe có vẻ đơn giản và hiển nhiên. Nhưng nếu bạn xem xét kỹ hơn, một số Văn phòng hội nghị MICE dường như đã hoàn toàn quên nhiệm vụ của họ là gì

Do đó, về cơ bản, điều quan trọng là Văn phòng hội nghị phải làm mọi thứ để đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng địa phương – tức là ngành Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng địa phương – được duy trì và các sự kiện diễn ra tại địa phương. Các sự kiện thực tế, bởi vì nếu chúng diễn ra trực tuyến, chúng không tạo ra doanh thu (và doanh thu thuế!) Tại địa phương. Đó là một sự thật và bạn sẽ nghĩ rằng Văn phòng hội nghị sẽ nhận ra điều đó. Đó là, nhưng chắc chắn không phải tất cả chúng.

Rất thú vị khi quan sát quan điểm của một số Văn phòng hội nghị MICE khác nhau như thế nào. Một số rất tích cực trong việc đưa cơ sở hạ tầng cần thiết này vượt qua cuộc khủng hoảng đại dịch, trong khi những người khác làm rất ít hoặc không làm gì để hỗ trợ chuỗi kinh doanh Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng trong khu vực của họ. Đây là điều đáng lo ngại.

Trong tất cả các cuộc thảo luận cần thiết về các nhiệm vụ và thách thức trong tương lai đối với các Văn phòng Công ước/Hội nghịMICE, điểm mấu chốt là đảm bảo cơ sở hạ tầng cho MICE và tại chỗ. Đây là lý do duy nhất tại sao thành phố Frankfurt có Văn phòng Hội nghị, nhưng thành phố Lüdenscheid thì không. Không vì lý do gì khác.

Nhưng do đại dịch, cơ sở hạ tầng này bị đổ nát ở nhiều điểm đến, nó bị đập phá và nhiều phần không còn tồn tại. Điều này đã được công nhận ở nhiều nơi và nhiều chương trình hỗ trợ và tài trợ đã được đưa ra. Văn phòng hội nghị MICE nên tích cực hỗ trợ những người bị ảnh hưởng trong chuỗi kinh tế MICE trong nước với khả năng tốt nhất của mình, bởi vì điều đó không giúp ích gì cho việc đưa hoạt động kinh doanh của nhóm đến đích nếu đồng thời thiếu giường khách sạn, địa điểm. , các công ty vận tải, nhà hàng, cơ quan và các nhà cung cấp khác để kinh doanh thành công tại địa phương.

Do đại dịch, nhiều cửa hàng ở các trung tâm thành phố đóng cửa, bao gồm cả nhà hàng, quán bar, khách sạn… ngày càng trở thành vấn đề nan giải do các thành phố ngày càng mất đi sức hấp dẫn. Điều này cũng sẽ có tác động đến ngành Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng trong trung hạn. Ai muốn đưa những người tham gia của họ đến một thành phố đã trở nên kém hấp dẫn hơn? Tất cả mọi thứ làm giảm sức hấp dẫn của các sự kiện thực tế đều có hậu quả. Đó là lý do tại sao một văn phòng hội nghị không thể nhìn theo cách khác ở đây, bởi vì những phát triển như vậy sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến họ sớm hay muộn.

Do đó, lời kêu gọi phải là: Văn phòng hội nghị phải hỗ trợ các công ty tham gia thị trường Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng trong nước với khả năng tốt nhất của họ – về mặt tài chính và đặc biệt là thông qua vận động hành lang chính trị. Các mối quan hệ qua lại – đặc biệt là các khía cạnh kinh tế – không phải lúc nào cũng rõ ràng đối với tất cả các chính trị gia.

Nhưng những thách thức trong tương lai đối với Văn phòng hội nghị là gì?

Chắc chắn sẽ không còn một ngành công nghiệp như trước đại dịch. Tất cả các phương pháp, biện pháp và kênh tiếp thị và bán hàng đang được thử nghiệm. Ví dụ, cho đến năm 2019, các quảng cáo và bài PR thường xuyên của Convention Bureaus trên các tạp chí thương mại MICE thông thường, nhưng ngày nay câu hỏi đặt ra là: những tạp chí nào vẫn còn tồn tại?

Và những tạp chí còn tồn tại hầu hết đều bị thu nhỏ, thu nhỏ và xuất hiện không đều đặn. Và họ thực sự vẫn được gửi cho ai? Người nhận có còn hoạt động trong ngành Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng không? Văn phòng của công ty tổ chức sự kiện còn tồn tại không? Và nếu có thì biên chế như thế nào? Các nhân viên đang ở văn phòng nhà hay ở văn phòng? Sự phát tán của các tạp chí MICE đã trở nên rất lớn. Thị trường phải tự tìm lại và cơ sở dữ liệu địa chỉ phải được sửa đổi hoàn toàn.

Và các phương tiện truyền thông thương mại (hiện nay ngày càng nhiều) được xuất bản trực tuyến? Ở đây câu hỏi đặt ra: họ có một cộng đồng độc giả trực tuyến nào không, và nếu có, thì cộng đồng đó bao gồm những người nào? Ai thực sự đọc các tạp chí trực tuyến của phương tiện truyền thông MICE? Ví dụ: bao nhiêu phần trăm độc giả có liên quan đến các nhà cung cấp quốc tế vì những độc giả này tổ chức các sự kiện ở nước ngoài?

Đặc biệt là trực tuyến, người dùng tìm kiếm và sử dụng nội dung cụ thể theo cách có mục tiêu hơn nhiều. Điều này khác với việc nằm dài trên ghế với số tạp chí tin tức (tạp chí) hiện tại và lướt qua tất cả các loại tin tức từ trang này sang trang khác. Điều này có ảnh hưởng lớn đến các biện pháp truyền thông trong tương lai của một Văn phòng hội nghị nếu nó muốn duy trì thành công.

Vậy làm gi?

Trước hết, Văn phòng hội nghị cần vạch ra rõ ràng các lĩnh vực năng lực riêng của mình (lý do tại sao) để biện minh cho một sự kiện thực tế ở nơi họ đến. Nhiều thứ có thể hoán đổi cho nhau khi chọn điểm đến, nhưng không phải là lĩnh vực năng lực thực tế của mỗi điểm đến.

Bước tiếp theo là cải thiện đáng kể việc lập hồ sơ nhóm mục tiêu. Việc phân chia và giao tiếp đơn giản giữa các hiệp hội, công ty và cơ quan là không còn đủ. Cũng nên chia nhỏ theo điểm đến (thị trường mục tiêu), lĩnh vực, giới tính, nhóm tuổi, ngôn ngữ, văn hóa và nhóm nghề nghiệp. Và điều này cho tất cả các thị trường mục tiêu quan trọng.

Bước tiếp theo là xác định các kênh liên lạc. Làm thế nào để có thể tiếp cận các nhóm mục tiêu khác nhau một cách hiệu quả? Ví dụ. nữ nhà tổ chức sự kiện người Đức, trẻ, nói tiếng Đức, người mới (thực tập sinh và / hoặc quản lý dự án cấp dưới), trong một công ty mới thành lập.

MICE trong cộng đồng người nói tiếng Đức
MICE trong cộng đồng người nói tiếng Đức

Tôi tiếp cận nhóm mục tiêu cụ thể này với nội dung phù hợp nào và thông qua những kênh nào? Tạp chí in? Bản tin? Gửi thư? Quảng cáo trực tuyến? Truyền thông xã hội? Kênh truyền thông kết hợp nào là tốt nhất cho nhóm đối tượng cụ thể này? Chào mừng bạn đến với tiếp thị sâu.

Tóm lại: Các nhà cung cấp MICE cần phải đi sâu hơn và tạo ra một hồ sơ nhóm mục tiêu chính xác hơn nhiều – dựa trên “lý do tại sao” của cá nhân họ.

Bước tiếp theo là có một hộp công cụ tốt cho phép người lập kế hoạch tổ chức sự kiện chỉ cần thực hiện (thậm chí) các sự kiện tốt hơn ở điểm đến. Cho đến nay, mọi người hầu như không tham gia các sự kiện – ngoại trừ việc mua sắm của các nhà cung cấp – nhưng điều đó sẽ không còn hiệu quả trong tương lai. Người tổ chức sự kiện phải được cầm tay chỉ việc và kèm cặp. Chỉ khi sự kiện thành công hoàn toàn đối với họ và những người tham gia của họ thì mới có cơ hội lặp lại nó. Nhưng quan trọng hơn, đây là cách duy nhất để tạo ra các đề xuất nghiêm túc và đáng tin cậy từ những khách hàng hài lòng cho những khách hàng mới. Và đó là điều quan trọng và cần thiết.

Đối thủ mới không phải là Covid, hay một đại dịch khác, mà là Zoom, MS Teams & Co.

Mọi thứ có thể được xử lý dưới dạng sự kiện trực tuyến thay vì sự kiện thực cũng sẽ được xử lý dưới dạng sự kiện trực tuyến trong tương lai. Các sự kiện kết hợp không phải là một giải pháp thực sự cho các điểm đến. Họ luôn tuyển giảm một số lượng người tham gia thực sự đến điểm đến và trong hầu hết các trường hợp chỉ là một buổi thử nghiệm để ban tổ chức xem liệu sự kiện sẽ hoàn toàn trực tuyến hay có thật trong tương lai. Trong trường hợp này, các sự kiện thực trước đây chắc chắn sẽ bị mất điểm đến vì chúng sẽ trở thành sự kiện trực tuyến 100%!

Các điểm đến sẽ mất hoạt động kinh doanh vì các công ty và hiệp hội sẽ không còn tổ chức sự kiện trong điều kiện thực tế như trước, mà là trực tuyến trong tương lai. Trong quá khứ, một quyết định như vậy thường không phải là một lựa chọn, nhưng trong tương lai thì sẽ như vậy. Mọi sự kiện sẽ được xem xét kỹ lưỡng và đối với Văn phòng Công ước, điều này có nghĩa là những lý lẽ thậm chí còn tốt hơn để tuyển dụng doanh nghiệp MICE đến đích của họ.

Nó phải rõ ràng, nhưng nó không phải là. Nhiều nhà cung cấp trong ngành Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàngmuốn quay lại cách mọi thứ như năm 2019 và trước đó. Nhưng nó sẽ không và đó sẽ là một sự thức tỉnh thô lỗ đối với một số người.

Các nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện nói tiếng Đức từ các công ty, cơ quan và hiệp hội hầu hết đến từ Đức , Áo  và Thụy Sĩ  và thường xuyên tổ chức các sự kiện ở nước ngoài

Không có phương tiện MICE nào khác có cấu hình nhóm mục tiêu tương đối chính xác. Nếu bạn muốn tiếp cận nhóm mục tiêu này với tư cách là nhà cung cấp và giao tiếp với họ mà không bị lãng phí nhiều

Cơ quan Công ước để tạo ra thành công công việc kinh doanh mới với các thị trường mục tiêu của người mua nói tiếng Đức. Các thị trường Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng kinh tế mạnh mẽ nhất ở Châu Âu.

Bây giờ là năm 2022 và đây là thời điểm cao để nhiều nhà cung cấp trong ngành Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng cải thiện đáng kể hiệu suất của họ trong tiếp thị và bán hàng.

Thực tế là phần lớn các nhà cung cấp MICE vẫn chưa hoàn thành kế hoạch hoạt động của họ cho năm 2022. Điều này thật tệ, vì nó tạo ra khoảng trống thông tin cho những người lập kế hoạch sự kiện đang tìm hiểu. Những người đủ nhanh và sẵn sàng đi xa hơn bây giờ sẽ thành công nhanh hơn vào năm 2022.

Panem et Circenses – Cơ quan Tiếp thị Du lịch

Là cơ quan truyền thông cho du lịch B2B, MICE và B2C, chúng tôi tư vấn cho các nhà cung cấp quốc tế và phát triển các chiến dịch cho các thị trường mục tiêu nói tiếng Đức.

Theo: MICEBoard

Bài viết liên quan