Cách lập kế hoạch Team Building là một lộ trình giúp bạn lập kế hoạch phát triển nhóm của mình. Một kế hoạch hiệu quả giúp bạn xem tiến trình thực hiện thông qua các thành phần cơ bản như ngân sách, khung thời gian và mục tiêu. Bằng cách thiết kế một đề xuất, bạn có thể sắp xếp công sức của mình và giám sát một sự kiện hoặc dự án suôn sẻ hơn. Làm theo một kế hoạch giúp bạn quản lý quá trình và đảm bảo rằng bạn đạt được mục tiêu của mình.
Bạn đã tìm thấy hướng dẫn của chúng tôi về cách lập kế hoạch Team Building. Các kế hoạch này tuân theo phương pháp xây dựng nhóm và là cách để lập bản đồ cho quá trình xây dựng nhóm. Tuy nhiên chúng tôi cũng mách nước là có những đơn vị chuyên tổ chức Team Building, đặc biệt là có những đơn vị còn chuyên tổ chức các Chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building mà ở đó bạn không cần bận tâm đến các kế hoạch Team Building hay các chương trình du lịch cho công ty của bạn nữa. Vì sao ư, đơn giản lắm, họ chuyên nghiệp và làm quá quen với những cộng việc liên quan đến Team Building. Tuy nhiên bạn vẫn cứ nên làm thử các bước sau nhé.
Cách lập kế hoạch Team Building: 9 bước đơn giản bao gồm:
1. Thu thập số liệu cơ bản
2. Xác định khung thời gian
3. Quyết định mục tiêu
4. Lập ngân sách
5. Tuyển dụng một nhóm người trợ giúp
6. Chọn hoạt động của bạn
7. Chọn ngày, giờ và địa điểm
8. Truyền đạt thông tin
9. Đo lường kết quả của bạn
Vì vậy, hãy xem hướng dẫn: Cách lập kế hoạch Team Building
Bước # 1: Thu thập số liệu cơ bản
Để lập bản đồ lộ trình đến một điểm đến, trước tiên bạn phải biết điểm xuất phát của mình. Bước đầu tiên trong bất kỳ kế hoạch xây dựng nhóm nào phải là đánh giá năng lực làm việc nhóm hiện tại của nhóm của bạn. Bạn nên đánh giá các yếu tố như phong cách giao tiếp của nhóm, kỹ năng giải quyết xung đột và nhận thức chung về nhóm và đồng đội.
Dưới đây là một số phương pháp nghiên cứu bạn có thể sử dụng:
Phân phối một cuộc khảo sát về mức độ tham gia của nhân viên
Bắt đầu đánh giá một đối một với các đồng đội
Quan sát động lực của nhóm trong các dự án và cuộc họp
Thu hút phản hồi từ cấp quản lý cao hơn, bộ phận nhân sự hoặc các bộ phận lân cận
Thực hiện các hoạt động xây dựng nhóm ngắn hơn để kiểm tra sự gắn kết và hợp tác trong nhóm của bạn
Các bài đọc cơ bản cung cấp nền tảng cho quá trình thiết kế của bạn. Đánh giá nhóm của bạn và xác định điểm mạnh và điểm yếu giúp bạn xác định một cách tiếp cận tối ưu.
Bước # 2: Xác định khung thời gian
Các chuyên gia đồng ý rằng quá trình xây dựng nhóm hiệu quả nhất khi đang diễn ra, nhưng thuật ngữ “đang diễn ra” có những ý nghĩa khác nhau đối với các đối tượng khác nhau. Một số tổ chức có thể quan niệm phát triển nhóm như một chiến dịch kéo dài nhiều năm trong khi những tổ chức khác đo lường kết quả ngắn hạn hơn. Mặc dù bạn nên thường xuyên lên lịch cho các sự kiện xây dựng nhóm, nhưng bạn có thể muốn tập trung kế hoạch của mình vào một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tổ chức một ngày xây dựng nhóm chuyên sâu hoặc khóa tu của công ty hoặc ra lệnh rằng tổ chức của bạn tổ chức số lượng hoạt động xây dựng nhóm tối thiểu mỗi năm.
Bước # 3: Quyết định mục tiêu
Nhà triết học Seneca đã từng nói, “nếu người ta không biết cảng nào đang đi, thì gió sẽ không thuận lợi.” Nói cách khác, bạn phải biết kết quả cuối cùng để xác định hướng hành động tốt nhất. Mục tiêu giúp bạn cấu trúc hoạt động của mình và cung cấp cho bạn một mục tiêu để bạn khao khát.
Dưới đây là một số mục tiêu bạn có thể cân nhắc cho kế hoạch xây dựng nhóm của mình:
Cải thiện giao tiếp
Khơi dậy những kết nối có ý nghĩa giữa các đồng nghiệp
Nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề
Thúc đẩy sự hiểu biết giữa các nhà lãnh đạo và đồng đội
Nâng cao tinh thần của nhân viên
Khuyến khích học tập và phát triển cá nhân
Truyền cảm hứng cho sự đổi mới và sáng tạo
Thực hành ra quyết định nhóm
Khi bạn biết mục tiêu hoặc mục tiêu nào bạn hy vọng đạt được, bạn có thể chọn một bài tập xây dựng nhóm phù hợp nhằm đạt được kết quả mong muốn của bạn.
Bước # 4: Lập ngân sách
Xây dựng nhóm là một khoản đầu tư và để đo lường lợi tức đầu tư sau này, bạn phải vạch ra ngân sách ban đầu. Bạn nên bao gồm quản lý cấp cao hơn trong cuộc thảo luận, vì các giám đốc điều hành có thể sẽ muốn hoặc cần phải ký vào ngân sách xây dựng nhóm. Bạn nên chuẩn bị một đề xuất hợp lý hóa khoản chi bằng cách giải thích những lợi ích của việc xây dựng nhóm.
Để quyết định số tiền bạn nên chi cho việc xây dựng nhóm, trước tiên hãy xem xét tần suất và thời lượng của kế hoạch của bạn. Nếu bạn chọn một ngày cuối tuần chuyên sâu thay vì một loạt các sự kiện hàng tháng, thì bạn có thể chi tiêu nhiều hơn cùng một lúc, nhưng thực sự có thể thu được khoản tiết kiệm lớn hơn. Chia nhỏ chi phí cho mỗi nhân viên làm cho thẻ giá có vẻ hợp lý hơn. Để hiểu thực tế về số tiền bạn phải trả, bạn có thể nghiên cứu số tiền mà các công ty tương tự chi cho các chuyến đi chơi cùng nhóm và yêu cầu báo giá hoặc tư vấn từ một công ty xây dựng nhóm.
Bước # 5: Tuyển dụng một nhóm người trợ giúp
Cũng giống như “làng nuôi con nên người”, làm nên một tập thể. Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi kế hoạch của bạn, việc điều phối các sự kiện của bạn có thể cần thêm một vài bộ tay. Ngay cả khi bạn chọn cách tiếp cận bảo trì thấp như một loạt câu hỏi về tàu phá băng hoặc trò chơi xây dựng nhóm trực tuyến, việc yêu cầu đồng nghiệp cân nhắc có thể dẫn đến quan điểm thay thế và lời khuyên tuyệt vời. Tất nhiên, đồng nghiệp của bạn không phải là nguồn lực duy nhất của bạn. Bạn cũng có thể tranh thủ sự trợ giúp của các điều hành viên chuyên nghiệp như các chuyên gia tại TeamBuilding để tổ chức một sự kiện xây dựng nhóm được thiết kế chu đáo và hấp dẫn.
Bước # 6: Chọn hoạt động của bạn
Sau khi tập hợp một ủy ban lập kế hoạch và thiết lập những điều cơ bản như ngân sách và khung thời gian, bạn có thể thu thập các tùy chọn hoạt động phù hợp với kế hoạch của mình. Khi thu hẹp các lựa chọn, bạn nên giữ mục tiêu hàng đầu trong tâm trí mình. Ví dụ: nếu mục tiêu chính của bạn là cải thiện khả năng giao tiếp, thì việc đặt trước hàng ghế đầu tại một giải vô địch xe đua có thể không phải là ý tưởng tốt nhất.
Bạn cũng có thể cho phép nhân viên lựa chọn các hoạt động, điều này mang lại cho nhân viên quyền tự chủ và truyền cảm hứng cho nhân viên tiếp nhận tích cực hơn. Để có kết quả tốt nhất, bạn nên cung cấp cho đồng đội một số lựa chọn để bỏ phiếu hoặc cung cấp cho nhân viên các thông số như giá cả và loại địa điểm.
Bước # 7: Chọn ngày, giờ và địa điểm
Khi bạn đặt nền móng cho kế hoạch của mình, bạn có thể giải quyết các thông tin cụ thể như ngày, giờ và địa điểm. Cũng như các hoạt động, bạn có thể muốn cho các nhóm của mình tự do quyết định các chi tiết. Tất nhiên, lịch trình của địa điểm và tính chất của sự kiện có thể hạn chế lựa chọn của bạn. Ít nhất, bạn nên xác định xem bạn muốn tổ chức sự kiện trong ngày làm việc hay sau giờ làm việc và đặt một phạm vi ngày phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.
Bạn có thể tham khảo bài: Cách chọn địa điểm tổ chức Team Building
Bước # 8: Truyền đạt thông tin
Để chương trình xây dựng nhóm của bạn thành công, nhân viên của bạn phải xuất hiện và tham gia. Có nghĩa là ngoài việc lập kế hoạch cho các hoạt động của mình, bạn phải tích cực quảng bá sự kiện. Một phần kế hoạch của bạn nên bao gồm các cách để giới thiệu về các sự kiện và hoạt động của bạn.
Các cách quảng cáo sự kiện của bạn:
Email xây dựng nhóm và bản ghi nhớ hàng tuần
Tờ rơi và biểu ngữ xung quanh tòa nhà
Trang web công ty, diễn đàn nội bộ và các trang hoặc nhóm truyền thông xã hội
Người quản lý đề cập trong các cuộc họp
Lời mời sự kiện lịch
Thư mục xây dựng nhóm lưu trữ dựa trên đám mây như Dropbox hoặc Google Drive
Sử dụng kết hợp các phương pháp đảm bảo bạn tiếp cận được nhiều đối tượng nhất có thể, nhưng đồng thời bạn cũng muốn tránh gửi thư rác cho nhân viên của mình bằng quá nhiều thư. Trong email đầu tiên của bạn, hãy bao gồm tất cả các điểm chính và vui lòng gửi một vài lời nhắc ngắn khi sự kiện sắp diễn ra.
Bước # 9: Đo lường kết quả của bạn
Một số nhà lãnh đạo bị cuốn vào quá trình lập kế hoạch và sau đó quá nhẹ nhõm, đến nỗi họ quên mất bước quan trọng cuối cùng: đo lường kết quả. Bạn không thể đánh giá hiệu quả của kế hoạch và cải thiện quy trình lập kế hoạch trong tương lai nếu bạn quên đánh giá sự kiện của mình. Có một vài số liệu khác nhau mà bạn có thể sử dụng để đánh giá kết quả của mình. Khảo sát là một công cụ phản hồi đơn giản nhưng mạnh mẽ. Bạn cũng có thể theo dõi số liệu thống kê như sự tham gia và tham gia vào một loạt các sự kiện. Hoặc, bạn có thể tìm kiếm những điểm bất lợi trong năng suất và tinh thần của nhóm. Phương pháp đo lường kết quả phải phù hợp với mục tiêu kế hoạch của bạn. Dù mục tiêu của bạn là gì, bạn có thể tạo ra một phương tiện để theo dõi tiến trình của mình.
Lời kết cho kế hoạch Team Building
Các kế hoạch xây dựng nhóm đặt nền tảng cho một hoạt động có tổ chức và hiệu quả. Bằng cách tạo hướng dẫn từng bước và chương trình làm việc rõ ràng, bạn làm rõ những kỳ vọng và sẵn sàng trợ giúp. Những hướng dẫn này cung cấp một khuôn khổ có thể hành động để đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch. Cho dù bạn chăm chú vào sự kiện của mình với một chất kết dính mã màu hay một vài ghi chú được ghi trên mặt sau của khăn ăn, thì việc có một kế hoạch trò chơi sẽ giúp bạn tổ chức và thực hiện tầm nhìn của mình, đồng thời gặt hái phần thưởng của một đội vui vẻ, gắn bó.
Tuy nhiên nếu bạn không có thời gian nhiều hoặc quá rắc rối hoặc thực sự quá sức với mình bạn, thì bạn biết rồi đó, chúng tôi đề xuất các công ty Team Building chuyên nghiệp hoặc các công ty có các Chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building để bạn thực sự được hiểu thêm về lĩnh vực Team Building.
