Tìm hiểu cách lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty với 8 bước sau. Đã đến lúc bạn đã có cơ hội lên kế hoạch cho một sự kiện lớn cho công ty của mình, điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy được truyền cảm hứng và tràn đầy năng lượng. Thật tuyệt! Nhưng nếu những trách nhiệm thông thường của bạn không bao gồm việc lập kế hoạch cho sự kiện, bạn có thể cảm thấy quá tải, nhưng bạn vẫn phân vân giữa việc có nên hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện hay không.
Ngay cả sau khi đọc hướng dẫn kỹ lưỡng về lập kế hoạch sự kiện của công ty, đây bài của chúng tôi chín thức là “Vẫn là Hướng dẫn cần biết để lập kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty” Nếu bạn đã đọc bài này rồi, thì xin chúc mừng, bạn đã nắm khá rõ những phương pháp để lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty bạn. Nhưng bài này chúng tôi gạch ra 8 bước cụ thể hơn cho bạn dễ hình dung. Nó cũng không khác nhiều bài trên đâu.
Và bạn có thể quyết định rằng làm việc với một người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp đến từ những công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn linh hoạt tập trung vào bức tranh toàn cảnh và để người khác xử lý các chi tiết quan trọng. Bạn muốn tìm hiểu cách lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty với sự giúp đỡ của một người lập kế hoạch bên ngoài, chẳng hạn nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
PHÂN TÍCH SƠ LƯỢC CHO VIỆC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của công ty là một lựa chọn tuyệt vời cho rất nhiều sự kiện của công ty. Họ có nhiều năm kinh nghiệm và biết rất nhiều về những trở ngại có thể gặp phải trong quá trình lập kế hoạch. Rất có thể họ đã làm việc rất nhiều với các công ty tổ chức sự kiện và bằng cách làm việc với một nhóm chuyên gia lập kế hoạch sự kiện đến từ những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ sẽ có sẵn danh sách các đối tác nhà cung cấp đã được kiểm tra kỹ lưỡng và các nhóm đã thành lập cần tham gia để hoàn thành công việc. Họ sẽ có khả năng kiểm soát nhiều hơn về chi phí, thời hạn và chất lượng, với kiến thức sâu rộng và sự khôn ngoan về các xu hướng mới nhất, địa điểm mới nhất, bí quyết tiết kiệm ngân sách và các chi tiết mà bạn có thể không biết.
Tuy nhiên, một người lập kế hoạch sự kiện của công ty bên ngoài có thể không biết văn hóa công ty của bạn. Họ cho dù đang làm ở những công ty tổ chức sự kiện to, uy tín…..cũng có thể không biết những tính cách có liên quan hoặc thông điệp mà bạn muốn sự kiện của mình truyền tải. Đó là nơi bạn đến. Cho dù sự kiện của công ty là một cuộc đào tạo nhóm nhỏ hay một sự kiện hoành tráng kéo dài nhiều ngày, bạn cần quản lý cẩn thận mối quan hệ mà bạn tạo với nhóm lập kế hoạch sự kiện của mình để tạo ra một sự kiện đáng nhớ. Và bạn có quyền tự làm mà không cần bất cứ một công ty tổ chức sự kiện nào.Nhưng chúng tôi, những công ty tổ chức sự kiện vẫn sẵn sàng hỗ trợ bạn hết khả năng.
Tìm hiểu cách lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty với 8 bước sau:
8 bước cần biết để lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty
1. Biết mục tiêu sự kiện của công ty bạn.
Để tổ chức một sự kiện thành công, trước tiên bạn cần biết thành công trông như thế nào. Lãnh đạo mong đợi điều gì từ sự kiện này? Những đặc điểm nào sẽ khiến mọi người đồng ý rằng sự kiện đã thành công?
Các sự kiện của công ty thường tập trung vào một mục tiêu chính. Chúng thường được tổ chức để truyền đạt một thông điệp hoặc nâng cao hành vi trong tổ chức. Chúng là một cách tuyệt vời để nâng cao tinh thần của công ty, truyền tải một thông điệp mới hoặc chia sẻ thông tin có giá trị.
Dưới đây là một số mục tiêu phổ biến cho các sự kiện của công ty:
o Thay đổi nhận thức của khách hàng
o Tạo sự gắn kết nhóm mạnh mẽ hơn
o Tạo động lực cho nhân viên bán hàng và các nhân viên khác
o Giải trí cho giám đốc điều hành và quản lý
o Lập kế hoạch cho năm tới
o Đào tạo nhân viên mới
o Tạo cơ hội cho báo chí hoặc phương tiện truyền thông xã hội đưa tin
o Hỗ trợ hoạt động marketing
o Tạo hứng thú cho một sản phẩm hoặc sáng kiến mới
o Làm cho một người (ông chủ) hạnh phúc
2. Tạo một kế hoạch sự kiện của công ty.
Khi bạn đã quyết định mục tiêu sự kiện chính của mình, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch. Ngay cả khi bạn đang thuê trợ giúp từ công ty tổ chức sự kiện, hãy tạo một kế hoạch ngắn gọn phác thảo những thông tin quan trọng nhất về sự kiện. Nó nên bao gồm:
o Mục đích và mục tiêu của sự kiện
o Tin nhắn bạn muốn chia sẻ
o Khán giả của bạn và số lượng người tham dự
o Hình thức và chủ đề sự kiện
o Ngân sách sự kiện – sử dụng công cụ ước tính chi phí này để được trợ giúp!
o ROI dự kiến (và các số liệu liên quan để đo lường)
Các chi tiết như địa điểm sự kiện, công nghệ, nhà cung cấp, thực phẩm và đồ uống, giải trí và hậu cần sự kiện khác có thể không được đưa ra khỏi kế hoạch ban đầu này. Công ty tổ chức sự kiện mà bạn thuê sẽ phụ trách rất nhiều việc đó. Mục tiêu của kế hoạch ban đầu này là truyền đạt tầm nhìn của bạn về sự kiện và những gì bạn muốn đạt được.
3. Truyền đạt bức tranh toàn cảnh.
Mục tiêu chính của bạn với tư cách là đại diện của công ty cho sự kiện này là truyền tải thông tin về công ty đến người lập kế hoạch. Các công ty tổ chức sự kiện có thể không biết nhiều về công ty của bạn và văn hóa của công ty trước thời hạn. Bạn là nguồn thông tin tốt nhất mà họ có. Cố gắng cung cấp cho người lập kế hoạch ý tưởng hay về lịch sử của sự kiện, các mục tiêu mà ban lãnh đạo đã truyền đạt cho bạn và bất kỳ suy nghĩ nào về bầu không khí chung của sự kiện.
Bạn có hình dung một cuộc họp chính thức để chuyển tiếp các mục tiêu chiến lược của công ty trong năm không? Hay đây là nơi nghỉ dưỡng để nhân viên có thể thư giãn và được tưởng thưởng cho những nỗ lực của họ? Sẽ rất hữu ích nếu bạn thực hiện trước một số công việc chuẩn bị để nghĩ xem một sự kiện thành công sẽ như thế nào và viết ra những suy nghĩ của bạn. Bạn thậm chí có thể bao gồm một số hình ảnh để truyền cảm hứng cho người lập kế hoạch. Tầm nhìn của bạn càng rõ ràng thì công ty tổ chức sự kiện càng dễ dàng giúp bạn tạo ra một sự kiện tuyệt vời.
4. Quyết định vai trò và trách nhiệm.
Mặc dù công ty tổ chức sự kiện sẽ xử lý rất nhiều chi tiết, nhưng họ có thể sẽ nhờ bạn giải quyết một số việc. Trong cuộc gặp đầu tiên, hãy hỏi xem họ cần gì ở bạn và cách tốt nhất bạn có thể giúp tạo ra một sự kiện tuyệt vời. Họ sẽ đánh giá cao sự suy tính trước và sẵn sàng giúp đỡ của bạn. Hãy cho người lập kế hoạch biết bạn có thể dựa vào những nguồn lực nội bộ nào, cho dù đó là những người cụ thể sẵn sàng trợ giúp hay các phòng ban.
Bạn có thể sẽ chịu trách nhiệm giao tiếp với những người tham dự trước sự kiện, liên lạc với lãnh đạo công ty về tiến độ lập kế hoạch và hướng dẫn chiến lược tổng thể cho sự kiện. Ngoài ra, các nhiệm vụ bạn đảm nhận phần lớn phụ thuộc vào bạn. Nếu có điều gì đó bạn chắc chắn muốn tự mình làm hoặc điều gì đó bạn biết là vượt quá khả năng của mình, thì đây là thời điểm tốt để cho công ty tổ chức sự kiện biết. Đừng ngại lên tiếng. Mục tiêu cuối cùng của người lập kế hoạch là đảm bảo bạn và công ty hài lòng với sự kiện này.
5. Để lại một số việc cho các chuyên gia.
Thực tế là bạn đã thuê một công ty tổ chức sự kiện vì một lý do nào đó. Mặc dù có thể khó, nhưng bạn cần tin tưởng nhóm lập kế hoạch sẽ xử lý những chi tiết mà bạn chưa đảm nhận. Điều này có thể khó khăn khi bạn biết rằng trách nhiệm đối với sự kiện cuối cùng thuộc về bạn. Nhưng nếu bạn quản lý vi mô hoặc cố gắng tham gia quá nhiều, những người lập kế hoạch sẽ không thể thực hiện công việc của họ.
Vì vậy, hãy hít một hơi thật sâu và tập trung vào bức tranh toàn cảnh. Tận hưởng thêm thời gian mà bạn có được bằng cách ủy thác các chi tiết cho nhóm trong công ty tổ chức sự kiện đáng tin cậy của bạn.
6. Có một nguồn sự thật.
Với rất nhiều người làm việc trong sự kiện công ty của bạn, điều quan trọng là phải có một nơi mà mọi người có thể tìm kiếm câu trả lời. Mặc dù người lập kế hoạch có thể sẽ sử dụng hệ thống quản lý dự án của riêng họ, nhưng hãy phối hợp với họ để đảm bảo rằng bạn có thể truy cập thông tin chi tiết về sự kiện ở một nơi nào đó. Điều này có thể có nghĩa là bạn được cấp quyền truy cập vào hệ thống của người lập kế hoạch, rằng bạn sử dụng hệ thống nội bộ của riêng mình hoặc bạn tạo ra một hệ thống dùng chung với quyền truy cập cho bất kỳ ai cần.
Khi bạn đến gần sự kiện hơn và cần xác nhận chi tiết, bạn không muốn đợi phản hồi từ người lập kế hoạch. Có một nơi cho tất cả các tài liệu và tài sản liên quan đến sự kiện sẽ giúp bạn đỡ đau đầu.
7. Đừng giao cho mình một vai trò xác định vào ngày diễn ra sự kiện.
Nếu bạn đang giúp lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty, bạn có thể là người đảm nhận các nhiệm vụ bổ sung ngoài trách nhiệm thông thường của bạn. Nhưng khi gần đến ngày diễn ra sự kiện, bạn cần phải kiềm chế sự bốc đồng đó. Đừng giơ tay nhận nhiều nhiệm vụ vào phút cuối sẽ trói buộc bạn vào ngày diễn ra sự kiện. Không đón người từ sân bay, kiểm tra người tham dự khi đăng ký hoặc ghi chú trong các phiên giải lao!
Là người phụ trách nội bộ sự kiện, bạn cần phải sẵn sàng cho bất kỳ vấn đề hoặc trở ngại nào vào phút cuối. Khi người cung cấp thực phẩm bị kẹt xe hoặc người A/V cần biết nơi thiết lập, nhóm của bạn sẽ tìm đến bạn. Đảm bảo rằng bạn luôn sẵn sàng tiếp đón mọi người tham gia sự kiện trong nội bộ, cũng như nhóm bên ngoài mà bạn đã thuê, để bạn có thể tạo ra trải nghiệm liền mạch và đầy cảm hứng cho tất cả những người tham dự.
Và bạn biết không, những công ty tổ chức sự kiện sẽ luôn không muốn bất cứ phát sinh nào ngoài tầm kiểm soát cả. Lúc đó nhân sự và chi phí sẽ được tính riêng.
8. Đừng quên theo dõi.
Khi bạn đến ngày diễn ra sự kiện và mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ, bạn có thể cảm thấy như không còn gì có thể sai sót. Đó thường là khi diễn giả chính nói, chắc chắn rồi, chúng tôi có thể gửi nội dung đó cho mọi người sau sự kiện để trả lời câu hỏi của khán giả và không ai ghi chú nội dung bạn cần gửi.
Theo dõi sự kiện cũng quan trọng như chính sự kiện đó. Các nhiệm vụ tiếp theo dưới dạng hành động hoặc câu trả lời cho câu hỏi thường tạo thành công việc thực tế mà sự kiện đang dẫn đến. Vì vậy, mặc dù đó không phải là nhiệm vụ mà bạn tự giao cho mình (xem ở trên), nhưng bạn cần đảm bảo rằng bạn đã nghĩ đến việc theo dõi sự kiện trong quá trình lập kế hoạch. Ngay lúc này cho dù công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đến đâu thì cũng khó lòng xử lý tình huống.
Nếu bạn đang điều hành các phiên thảo luận nhóm hoặc các nhóm làm việc nhỏ, hãy đảm bảo chỉ định người ghi chép để theo dõi mọi hành động sau sự kiện. Trong bất kỳ phòng cụ thể nào, những thành viên trong nhóm đó nên lắng nghe những lời hứa tiếp theo từ diễn giả, những câu hỏi vẫn cần được trả lời và phản hồi cho sự kiện tiếp theo từ những người tham dự. Bạn có thể liên hệ với nhóm lập kế hoạch sự kiện của mình để đảm bảo rằng quá trình theo dõi diễn ra suôn sẻ cho những người tham dự và thực hiện theo những lời hứa của sự kiện.
Xin nhắc lại, trách nhiệm theo dõi không chỉ dừng ở công ty tổ chức sự kiện, bạn không thể phó mặc cho bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào, và đừng quá tin vào những lời hứa của những công ty tổ chức sự kiện như thế. Bạn hãy vẫn là người kiểm soát sự kiện công ty bạn. Nơi bạn đang làm việc, vì sau sự kiện, các công ty tổ chức sự kiện sẽ không còn bất cứ trách nhiệm nào nữa.
