Hướng dẫn cần biết để lập kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty: Các sự kiện trong môi trường doanh nghiệp thường được tổ chức để truyền đạt chiến lược của công ty, thay đổi hành vi nội bộ của công ty, ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ, động viên, đào tạo hoặc khen thưởng nhân viên hoặc tác động đến hành vi bên ngoài của khách hàng đối với thương hiệu.
Vậy những điều này có khiến bạn mong mỏi được tổ chức sự kiện cho công ty nơi mình làm việc không, bạn có muốn thuê một công ty tổ chức sự kiện không hay đơn giản là bạn muốn hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện không hay đơn giản hơn nữa là bạn tự tin, tự đứng ra tổ chức sự kiện mà không cần bất cứ một công ty tổ chức sự kiện nào.
Ồ điều đó thật tuyệt vời, tuy nhiên chắc chắn bạn luôn hiểu rằng tuỳ vào từng sự kiện, quy mô sự kiện, tầm quan trọng của sự kiện mà bạn có thể tự đứng ra tổ chức, ngược lại nó ngoài tầm kiểm soát của bạn thì bạn có quyền chọn hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện hoặc thậm chí thuê hẳn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín để đảm nhiệm tròn trọng trách này.
Và cho dù bạn chọn phương án nào, chúng tôi đều rất ủng hộ. Và rõ ràng chính bạn cũng như đồng nghiệp của bạn sẽ: Trong nhiều trường hợp, họ tập hợp các nhân viên của công ty lại với nhau, hỗ trợ các sáng kiến tiếp thị hoặc bán hàng rộng lớn hơn, khuyến khích thành tích của nhóm hoặc giải trí cho các nhà lãnh đạo cấp cao.
Hướng dẫn cần biết để lập kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty
Tuy nhiên, lập kế hoạch sự kiện của công ty vượt ra ngoài kế hoạch cuộc họp. Mặc dù các hội nghị và cuộc họp có thể chiếm phần lớn khối lượng công việc, nhưng các sự kiện khác mà bạn có thể được yêu cầu tổ chức bao gồm chiêu đãi doanh nghiệp, chiêu đãi khách hàng, hội nghị, triển lãm và các sự kiện dành cho nhân viên—chẳng hạn như các chương trình thưởng du lịch khuyến khích, Team Building, hoặc thậm chí là Tour du lịch kết hợp Team Building, sự kiện động viên, tiệc chiêu đãi , các bữa tiệc, và các ngày gây quỹ từ thiện.
Và nó nằm ngoài tầm kiểm soát hay năng lực của bạn. Bạn sẽ chọn phương án hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhưng chúng tôi. Tuy nhiên chúng tôi với vai trò là những công ty tổ chức sự nghiệp chuyên nghiệp cũng sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm với bạn nhằm mục đích sự hợp tác thành suôn sẻ cho cả hai ba bên. Hoặc ngay cả bạn tự đứng ra tổ chức sự kiện của công ty mình. Nhất là những sự kiện Tour du lịch kết hợp Team Building ở quy mô nhỏ.
Lập kế hoạch và thực hiện một sự kiện thành công của công ty không phải là nhiệm vụ đơn giản. Đó thường là một quá trình kéo dài hàng tháng bao gồm nhiều giai đoạn và nhiều bước tổ chức khác nhau.
Để giúp bạn điều hướng hoạt động kinh doanh lập kế hoạch sự kiện của công ty, đây là mọi thứ bạn cần biết:
Các loại sự kiện của công ty
Ngân sách sự kiện
Mục tiêu sự kiện
Địa điểm tìm nguồn cung ứng
Tếp thị sự kiện
Sự tham gia của người tham dự
Danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty
Các loại sự kiện của công ty
Như đã nêu ở trên, các sự kiện của công ty có thể bao gồm từ hội nghị công ty và hội thảo đào tạo nội bộ cho đến những ngày đi làm xa của nhóm và chiêu đãi khách hày hay là Tour du lịch kết hợp Team Building . Do đó, khi lập kế hoạch cho bất kỳ loại sự kiện nào của công ty, tốt nhất bạn nên đánh giá chúng về quy mô của chúng. Hiển nhiên những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi luôn kỳ vọng có sự hợp tác từ phía bạn.
Các sự kiện vi mô (còn được gọi là ‘sự kiện đơn giản’) được lên kế hoạch cho tối đa 100 đại biểu và thường ở dạng các cuộc họp hoặc các buổi đào tạo thân mật hơn.
Các yêu cầu lập kế hoạch cho các sự kiện vi mô này có thể chỉ đơn giản liên quan đến việc đặt phòng, phương tiện thuyết trình, giải khát và đăng ký. Tuy nhiên, gọi chúng là ‘sự kiện đơn giản’ có thể gây hiểu lầm, vì một ngày nghỉ hoặc chiêu đãi dành cho 50 nhà quản lý cấp cao có thể phức tạp như việc lên kế hoạch cho một hội nghị cho 500 người tham dự.
Các sự kiện nhỏ được xếp vào khoảng từ 100 đến 250 đại biểu. Chúng có thể là hội thảo, ngày đào tạo hoặc hội nghị của bộ phận.
Những người lập kế hoạch có thể cần quản lý một lộ trình ở giai đoạn chính và một số phiên nghỉ giải lao, cùng với bữa trưa, đồ giải khát, phương tiện nghe nhìn, đăng ký trực tuyến và phương tiện đi lại.
Các sự kiện hạng trung phụ thuộc nhiều hơn vào công nghệ. Chúng có thể là hội nghị toàn công ty cho tối đa 1.000 đại biểu hoặc hội nghị thượng đỉnh về lãnh đạo dành cho các khách hàng thân thiết quan trọng để gặp gỡ các nhà lãnh đạo cấp cao.
Chà đến đây thì bạn đã hình dung ra quy mô và vô vàn thứ phải làm rồi phải không. Bạn có thắc mắc tại sao những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi lại có thể đảm nhiệm được quy mô như trên một cách mượt mà không.
Ồ, hoàn toàn không đâu, với những quy mô đủ lớn. Các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi cũng phải huy động nhiều nhân sự để thực hiện. Mặc dù chúng tôi là những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhưng bạn hình dung chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building cho 200 người sẽ diễn ra tại Mũi Né trong 2 ngày 1 đêm nhé. Những công ty tổ chức sự kiện chúng tôi phải làm gì nhỉ.
Chúng tôi phải đảm bảo có đủ 5 xe 45 chỗ để phục vụ đưa đón cho hơn 200 người này
Chúng tôi phải đảm bảo khách sạn có thể chứa được ít nhất 200 người này.
Chúng tôi phải đảm bảo các bữa ăn ngon và an toàn thực phẩm cho hơn 200 người này.
Và chúng tôi còn đứng ra tổ chức các chương trình Team Building, đêm Gala….
Ồ với những thứ cơ bản ở trên chúng tôi liệt kê ra. Bạn thực hiện trong bao lâu.
Và nếu là sự kiện hội nghị khách hàng của công ty bạn thì sao nhỉ.
Các đại biểu có thể yêu cầu chỗ ở tại khách sạn, cộng với phương tiện di chuyển đưa người tham dự đến và đi từ địa điểm. Mặc dù tiệc chiêu đãi trước hoặc sau sự kiện hoặc giải trí buổi tối có thể được yêu cầu như một phần của hành trình hội nghị đa luồng phức tạp.
Các sự kiện quy mô lớn thường yêu cầu các công cụ công nghệ doanh nghiệp để quản lý các yếu tố như đặt phòng khách sạn, chuyến bay của đại biểu, ngân sách và đăng ký trực tuyến.
Đây có thể là những sự kiện kéo dài nhiều ngày nên bạn có thể cần các hoạt động bên ngoài, bữa tối, chương trình đối tác, lễ trao giải hoặc kế hoạch hành trình phức tạp khác.
Nhân sự, phục vụ ăn uống, đăng ký, quản lý diễn giả và đại biểu đều cần được lên kế hoạch cẩn thận trên quy mô lớn. Ví dụ, các hội nghị có thể thu hút bất kỳ thứ gì lên tới khoảng 10.000 người tham dự và có thể kéo dài vài ngày.
Lại một lần nữa, những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi luôn mong muốn sự hợp tác từ phía bạn.
Ngân sách sự kiện
Lượng ngân sách khả dụng có thể ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty, từ việc lựa chọn địa điểm và diễn giả đến mức độ phục vụ, giải trí, công nghệ và nhân sự. Nếu bạn quyết định thuê công ty tổ chức sự kiện, điều này sẽ tốn chi phí không nhỏ, tuy nhiên sẽ đảm bảo được mọi thứ vận hành tốt đẹp.
Hoặc bạn cũng có thể:
Quyết định xem ngân sách của bạn chỉ dành cho chi tiêu hay bạn có thể bổ sung bằng thu nhập từ các nhà triển lãm, nhà tài trợ hoặc các hình thức doanh thu bên ngoài khác không?
Sự kiện này có xảy ra trong quá khứ không? Nếu vậy, hãy sử dụng ngân sách trước đó để thiết lập đường cơ sở nhưng đảm bảo rằng lạm phát và nhu cầu phát triển đang được xem xét.
Số liệu từ ngân sách trước đây rất hữu ích trong việc cung cấp một bức tranh rõ ràng hơn về số tiền mà các nhà cung cấp nhất định sẽ tính. Sử dụng những điều này để đảm bảo bạn không bị tính phí quá cao khi liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá ban đầu.
Tuy nhiên, mọi ngân sách sự kiện đều cần tính linh hoạt tích hợp. Chi phí ngoài dự đoán là phổ biến và chi phí của nhà cung cấp thường được cung cấp dưới dạng ước tính, thay vì giá cố định, vì vậy, điều quan trọng là phải quản lý ngân sách tổng thể phù hợp và có quỹ dự phòng.
Khi bạn đã xác định được chi phí của nhà cung cấp, hãy lập danh sách đầy đủ tất cả các mục ngân sách trong vòng đời của sự kiện, bao gồm thuê địa điểm, AV, đồ ăn và thức uống, chỗ ở và đi lại, phí diễn giả, chi phí nhân sự, phí tiếp thị và dịch vụ.
Để lập kế hoạch ngân sách lớn hơn hoặc phức tạp hơn, hãy xem xét các bộ phần mềm quản lý sự kiện của công ty, bao gồm một công cụ quản lý ngân sách sự kiện chuyên dụng. Điều này sẽ đảm bảo thu thập chính xác thông tin ngân sách của bạn, giúp bạn theo dõi chi phí dễ dàng, tạo báo cáo ngân sách và chứng minh ROI của sự kiện của bạn. Riêng về ROI thì các công ty tổ chức sự kiện họ làm tốt nhất có thể.
Mục tiêu sự kiện
‘Mục tiêu của sự kiện là gì?’ Đây sẽ là câu hỏi đầu tiên bạn hỏi khi một sự kiện của công ty được yêu cầu. Bằng cách hiểu sâu sắc về các sản phẩm mà các bên liên quan chính hy vọng đạt được, điều đó sẽ cho phép bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn và truyền đạt ý tưởng của mình bằng ngôn ngữ mà sếp của bạn sẽ hiểu.
Ví dụ: khi bạn đã hiểu liệu mục đích của sự kiện có phải là xây dựng nhận thức về thương hiệu, truyền đạt chiến lược kinh doanh, khen thưởng và động viên hay ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới hay không, thì bạn có thể đặt mục tiêu, đặt số liệu phù hợp để theo dõi kết quả và xác định ai sẽ là người tham dự, cùng với kỳ vọng của họ.
Khi bạn có các mục tiêu và mục tiêu được xác định rõ ràng cho sự kiện của mình, việc lập kế hoạch, quảng cáo và bám sát ngân sách của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Cũng từ đó, nếu bạn đang thuê một công ty tổ chức sự kiện, bạn hãy nhấn mạnh về mục tiêu của sự kiện cho công ty tổ chức sự kiện hiểu rõ, từ đó trách nhiệm triển khai sự kiện sẽ được đồng nhất. Chẳng hạn mục tiêu của Tour du lịch kết hợp Team Building là sự gắn kết của các phòng ban được đề lên cao nhất.
Mục tiêu sự kiện phải:
Cụ thể: Kết quả mong muốn là gì và khi nào cần đạt được nó?
Đo lường được: Lợi tức đầu tư hoặc Lợi tức mục tiêu… hay cả hai?
Có thể đạt được: Đảm bảo rằng mục tiêu sự kiện là điều thực sự có thể đạt được nếu không các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ coi đó là một thất bại.
Có liên quan: Mục tiêu tổng thể cần duy trì một cái gì đó liên quan trở lại mục tiêu của công ty trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch.
Giới hạn thời gian: Lập kế hoạch cho mục tiêu sự kiện đã đạt được giữa hai khoảng thời gian. Điều này có thể yêu cầu các hội thảo đào tạo tiếp theo hoặc một sự kiện tiếp theo để đánh giá kết quả của lần đầu tiên.
Địa điểm tìm nguồn cung ứng
Mục tiêu của sự kiện cũng có thể xác định lựa chọn địa điểm của bạn. Ví dụ: nếu các bên liên quan đang muốn để lại ấn tượng lâu dài đối với các khách hàng tiềm năng hoặc có giá trị, địa điểm tổ chức sẽ cần thực hiện vai trò của mình và mang lại yếu tố bất ngờ đáng nhớ.
Các yếu tố khác sẽ ảnh hưởng đến lựa chọn địa điểm của bạn bao gồm ngân sách, sức chứa, địa điểm, tình trạng sẵn có và hậu cần. Hiểu rõ về các yêu cầu sự kiện này sẽ cho phép bạn lọt vào danh sách rút gọn một số địa điểm, gửi yêu cầu đề xuất bằng văn bản (RFP) và sắp xếp các chuyến thăm trang web.
Một số địa điểm cung cấp giá theo mùa, vì vậy chi phí thuê có thể thấp hơn trong những thời điểm nhất định trong năm. Tìm hiểu chi phí cho địa điểm bạn chọn vào ngày bạn muốn. Nếu ngày của bạn linh hoạt, bạn có thể đảm bảo một thỏa thuận tốt hơn tại địa điểm ưa thích của mình.
Nếu sự kiện của bạn diễn ra trong thời gian ngắn, hãy để ý đến các ưu đãi về địa điểm vào phút cuối vì thường có những ưu đãi tuyệt vời được tìm thấy. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện còn lâu mới diễn ra, hãy xem xét những địa điểm đó đang được tân trang lại hoặc chưa mở cửa. Họ sẽ háo hức muốn đảm bảo công việc kinh doanh của bạn và có thể thương lượng thuận lợi hơn.
Ba bước để tìm nguồn cung ứng địa điểm
Bước một: Tìm địa điểm
• Nắm rõ mục tiêu, yêu cầu cuộc họp. Bằng cách xác định những điều này ngay từ đầu, bạn sẽ giảm quá trình tìm kiếm.
• Xem xét phản hồi từ những người tham dự. Đây có phải là một sự kiện thường niên? Nếu những người tham gia Tour du lịch kết hợp Team Building xếp hạng địa điểm kém hơn so với năm trước, hãy xem phản hồi để chọn địa điểm sẽ tạo được tiếng vang tốt hơn.
• Đừng cảm thấy đơn độc. Liên hệ với nhóm của bạn hoặc những người khác có quyền lợi trong sự kiện để động não xem yếu tố nào là quan trọng nhất.
Bước hai: Viết RFP hoàn hảo
• Bạn đã biết các mục tiêu và yêu cầu chung – bây giờ hãy xác định mục đích của bạn. Làm rõ những gì sự kiện này yêu cầu và hy vọng đạt được.
• Nhận thông tin chi tiết. Cung cấp càng nhiều thông tin về sự kiện càng tốt.
• Không ai thích thảo luận về tiền bạc, nhưng bạn cần chia sẻ các yêu cầu về ngân sách của mình. Địa điểm là một trong những chi phí lớn nhất của một sự kiện và có thể tạo ra hoặc phá vỡ ngân sách của bạn.
• Đặt thời hạn rõ ràng. Đưa ra một ngày và thời gian cung cấp địa điểm đủ thời gian để trả lời.
• Đừng bắt đầu lại từ đầu. Tham khảo một mẫu trên internet.
• Sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà địa điểm có thể có về đề xuất hoặc sự kiện.
Bước ba: Gửi và đánh giá các đề xuất
• Sử dụng công cụ tìm nguồn địa điểm, bạn có thể tìm kiếm và lọc các địa điểm và gửi một RFP đến nhiều địa điểm cùng một lúc.
• Đánh giá các đề xuất thông qua công cụ tìm nguồn địa điểm đã chọn hoặc bằng cách nhập dữ liệu vào bảng tính theo cách thủ công
• Tạo một danh sách các yếu tố ít cụ thể hơn – các yếu tố định tính.
• Chú ý đến phòng họp – kích thước và bố cục có phù hợp với sự kiện của bạn không?
• So sánh mức độ phản hồi và hữu ích của các địa điểm để giúp tìm ra mức độ hữu ích của chúng nếu bạn chọn chúng.
Bây giờ hãy truy cập một số trang web. Bạn nên ở trong tình trạng tuyệt vời vào thời điểm này. Bạn có đề xuất, bạn biết rằng không gian bạn đang xem nằm trong ngân sách và có không gian bạn cần, bây giờ bạn có thể xem trực tiếp.
Và điều hiển nhiên khi bạn đang hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện, bạn có thể yêu cầu các công ty tổ chức sự kiện này sắp xếp cùng bạn đi khảo sát các địa điểm một cách chi tiết nhất. Bạn hãy tin chúng tôi đi, chúng tôi luôn mong sẽ có những buổi kháo sát như vậy.
Tiếp thị sự kiện
Bằng cách xây dựng một chiến dịch tiếp thị xung quanh sự kiện của bạn, những người tham dự và các bên liên quan sẽ cảm thấy được đầu tư và tham gia nhiều hơn. Nó cũng sẽ cho phép bạn truyền đạt các hướng dẫn và thông báo chính, an toàn khi biết rằng khán giả của bạn đã tham gia.
Tài sản tiếp thị sự kiện bao gồm email giới thiệu, kênh truyền thông xã hội, trang web có thương hiệu và ứng dụng sự kiện trên thiết bị di động. Bạn cũng có thể muốn thiết kế và tạo áp phích, tờ rơi, huy hiệu ghim và các phụ kiện khác để giữ cho sự kiện luôn được chú ý và mong đợi cao.
Trang web tùy chỉnh trước sự kiện sẽ giới thiệu các điểm nổi bật của sự kiện và xây dựng dựa trên khái niệm về ‘trải nghiệm’ trước khi người tham dự đến. Một trang web cũng có thể được sử dụng để hợp lý hóa quy trình đăng ký và tạo ra một cửa hàng duy nhất để đặt chỗ ở hoặc phương tiện đi lại.
Thiết kế và khả năng sử dụng của trang web sự kiện của bạn sẽ rất quan trọng đối với sự thành công của sự kiện, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đặc biệt chú ý đến cách thiết kế và xây dựng trang web.
Với các giải pháp phần mềm quản lý sự kiện doanh nghiệp mới nhất, việc tạo một trang web sự kiện tùy chỉnh đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không yêu cầu chuyên môn kỹ thuật và chắc chắn bạn không cần học HTML. Với một công cụ kéo và thả đơn giản, bạn có thể xây dựng một trang web hoàn chỉnh từ đầu.
Trong khi đó, một ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động có thương hiệu sẽ cho phép người tham dự xem chương trình nghị sự, nhận thông báo về cập nhật lịch biểu và lập kế hoạch kết nối mạng. Nó cũng sẽ cho phép bạn đăng nhập những người tham dự thông tin quan trọng như mật khẩu Wi-Fi của địa điểm, thông tin nhà tài trợ, chi tiết khách sạn địa phương hoặc trang đăng ký phiên.
Quảng cáo tại chỗ cũng nên được đưa vào kế hoạch tiếp thị của bạn, bao gồm bảng hiệu, biểu ngữ, tờ rơi và tài liệu quảng cáo cũng như các tài liệu tham khảo sự kiện khác.
Sự tham gia của người tham dự
Theo một cuộc khảo sát của nhựng công ty tổ chức sự kiện, kỳ vọng và nhu cầu của người tham dự khác nhau đáng kể dựa trên tính cách, độ tuổi và khu vực của họ.
Để mang lại trải nghiệm độc đáo và hấp dẫn cho mọi người tham dự, bạn cần có sẵn một kế hoạch quản lý sự kiện vững chắc, được hỗ trợ bởi một chiến lược kỹ thuật số mạnh mẽ.
Nếu một sự kiện của công ty không thể tạo ra sự tham gia, nó sẽ ảnh hưởng đến khả năng lưu giữ thông tin của người tham dự.
Khoảng chú ý của con người đã giảm đáng kể trong kỷ nguyên kỹ thuật số ưu tiên thiết bị di động này. Do đó, những người lập kế hoạch sự kiện cần chuyển từ các bài thuyết trình ‘chết bởi PowerPoint’ sang các định dạng phiên sáng tạo hơn để tránh quá tải thông tin.
Sử dụng các công cụ công nghệ sự kiện phù hợp, triển khai các chiến lược phản hồi như thăm dò ý kiến trực tiếp, điều chỉnh các mục tiêu và kỳ vọng cũng như duy trì tính xác thực đều phải là những ưu tiên hàng đầu.
Các phiên họp toàn thể nên được thiết kế để có sự tham gia của đại biểu. Để làm điều này, hãy tìm những diễn giả hấp dẫn hơn, sử dụng bỏ phiếu trực tiếp, hỏi đáp theo thời gian thực, thảo luận tại bàn và các phương pháp khác để duy trì mức độ tương tác cao và tập trung sự chú ý của người tham dự.
Hội nghị đột phá nên được thiết kế để cung cấp nội dung được nhắm mục tiêu và thực sự tương tác cho khán giả của bạn. Một cạm bẫy phổ biến khi lập kế hoạch sự kiện là biến chúng thành các bài phát biểu nhỏ.
Hai định dạng phổ biến cho đột phá là:
Phiên đột phá: Định dạng này thường được sử dụng cho các hội nghị hoặc bán hàng và cung cấp cho người tham gia cơ hội nghiên cứu sâu và khám phá một chủ đề quan tâm.
Nhóm đột phá: Các cặp, bộ ba hoặc nhóm nhỏ có tối đa 12 người tham gia cùng nhau động não, hoàn thành bài tập kinh doanh hoặc phân tích một vấn đề kinh doanh cụ thể. Các nhóm đột phá cũng được sử dụng để thực hành kỹ năng trong các chương trình đào tạo và phát triển, cũng như các dự án trong các lần đi Tour du lịch kết hợp Team Building.
Trong khi đó, cà phê và nghỉ trưa nên được thiết kế để kết nối mạng. Vì vậy, hãy xem xét các hoạt động phá băng, trạm tiệc tự chọn cũng như các hình thức và hoạt động tự do khác để thu hút mọi người trò chuyện.
Một chiến lược kỹ thuật số mạnh mẽ sẽ xây dựng ý thức cộng đồng trước và sau sự kiện. Cộng đồng trực tuyến có thể được hình thành thông qua các nền tảng truyền thông xã hội hoặc bằng cách đảm bảo rằng ứng dụng sự kiện của bạn có sẵn từ trước và bao gồm các tính năng xã hội tích hợp.
Tuần trước sự kiện của bạn là rất quan trọng để xây dựng sự tham gia của người tham dự cho sự kiện của bạn.
Để duy trì năng lượng và sự phấn khích, hãy tạo một bộ đếm ngược độc đáo dưới dạng email hoặc cập nhật trang web, với nội dung hấp dẫn như cuộc thi đố vui với giải thưởng hấp dẫn, bản xem trước của diễn giả chính hoặc bất kỳ khả năng nào khác.
Bốn loại lớn của sự tham gia của người tham dự
1) Tương tác với nội dung: Điều này có nghĩa là cung cấp cho người tham dự các phiên họp, triển lãm và các hoạt động khác phù hợp để tối đa hóa việc học và giá trị của việc họ tham dự.
2) Tương tác với nhau: Đối với nhiều người, kết nối mạng là lý do chính để tham dự một sự kiện. Bằng cách tạo cơ hội kết nối mạng — dù là trực tiếp hay ảo, trực tiếp hay theo nhóm — người lập kế hoạch có thể khuyến khích và tạo điều kiện kết nối mạng cũng như tạo ra trải nghiệm có giá trị hơn cho người tham dự.
3) Tương tác với các nhà tài trợ: Nếu bạn đã bán tài trợ tại sự kiện của mình, thì những khách hàng trả tiền đó sẽ tìm kiếm các kết nối thực sự với đúng loại người tham dự — thay vì chỉ là biển báo.
4) Tương tác với bạn: Giao tiếp là con đường hai chiều và với tư cách là người tổ chức sự kiện, bạn phải giao tiếp hiệu quả với những người tham dự của mình — cho dù là vì mục đích quảng cáo, tư vấn hay hậu cần.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và cuộc họp ảo
Không phải tất cả các sự kiện của công ty đều cần phải có mặt trực tiếp. Lập kế hoạch sự kiện và cuộc họp ảo là một lựa chọn tuyệt vời cho các loại sự kiện này. Nếu bạn quyết định tham gia một sự kiện ảo, bạn sẽ cần tự hỏi mình một số câu hỏi. Bạn đang lên kế hoạch cho một môi trường hợp tác hơn?
Công nghệ của bạn có cho phép bạn làm điều này không? Và nếu đó là một sự kiện ảo, bạn muốn nó diễn ra bình thường hay trang trọng? Nội dung có hấp dẫn không? Và công nghệ của bạn có hỗ trợ các cơ hội kết nối không? Mặc dù quy trình lập kế hoạch không thay đổi nhiều từ trực tiếp sang ảo, nhưng sự khác biệt chính sẽ nằm ở việc sản xuất và trình bày nội dung của bạn, cũng như công nghệ ảo được sử dụng.
Riêng những sự kiện này cũng tuỳ theo quy mô để bạn có thể nhận tư vấn từ các công ty tổ chức sự kiện.
Danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty
Sử dụng 21 bước hành động này, cùng với lời khuyên về phương pháp hay nhất đã nói ở trên, để đảm bảo lập kế hoạch sự kiện của công ty hiệu quả và thành công.
1. Xác định mục tiêu tổng thể và mục tiêu chính mà bạn dự định đạt được bằng cách tổ chức sự kiện này.
2. Xác định khán giả để xác định giọng điệu của sự kiện và những gì họ sẽ mong đợi.
3. Thống nhất về cách sự kiện phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty. Mục tiêu dài hạn của nó là gì?
4. Lập danh sách đầy đủ tất cả các mục hàng ngân sách trong vòng đời sự kiện.
5. Chỉ định một nhóm lập kế hoạch và phân công trách nhiệm.
6. Thiết lập lịch trình cho các cuộc họp lập kế hoạch.
7. Quyết định (những) ngày diễn ra sự kiện.
8. Chuẩn bị ngân sách sơ bộ dựa trên chi phí lịch sử và báo giá của nhà cung cấp.
9. Tạo một danh sách các yêu cầu về địa điểm.
10. So sánh địa điểm và thương lượng.
11. Lên kế hoạch bố trí sự kiện.
12. Sắp xếp thời lượng cho các diễn giả
13. Phát triển và kích hoạt kế hoạch tiếp thị sự kiện.
14. Chuẩn bị lịch trình sự kiện cho phép có đủ thời gian giữa các phiên và hoạt động để chuyển tiếp, cũng như cho bất kỳ sự chậm trễ hoặc khó khăn kỹ thuật tiềm ẩn nào.
15. Dự trữ các yêu cầu về chỗ ở và phương tiện đi lại.
16. Lên thực đơn cho các bữa ăn và đồ giải khát, có tính đến nhu cầu ăn kiêng.
17. Chuẩn bị và in tài sản thế chấp sự kiện.
18. Xác nhận hoặc tuyển dụng nhân sự sự kiện.
19. Diễn tập loa nếu có yêu cầu.
20. Theo dõi các diễn giả và người tham dự sau sự kiện để cảm ơn họ đã tham dự và cung cấp các bài học quan trọng.
21. Tiến hành khảo sát, thu thập phản hồi và đối chiếu chi phí cuối cùng để tham khảo trong tương lai.
Cuối cùng, bạn đừng ngần ngại hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi nhé.
Bạn cũng có thể tham khảo một bài khác tương tự bài này: Tìm hiểu cách lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty với 8 bước
