Cách lên kế hoạch cho một sự kiện và các bước lập kế hoạch sự kiện, Mẹo & Danh sách kiểm tra. Nếu bạn không phải là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhưng bạn mong muốn tổ chức sự kiện, bạn cần biết cách lên kế hoạch cho một sự kiện? Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện lớn như hội nghị, chúng tôi có thể giúp bạn tạo, cấu trúc và bố trí thành công kế hoạch sự kiện của mình.
Bài viết này sẽ bao gồm mọi thứ bạn cần xem xét khi lập kế hoạch sự kiện, bao gồm các bước lập kế hoạch sự kiện, mẹo và danh sách kiểm tra sự kiện dễ sử dụng.Còn trong trường hợp khó quá, bạn cứ việc liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện. Và bạn hãy tin chúng tôi đi, chúng tôi cũng là những công ty tổ chức sự kiệnnhưng chưa hẵn phù hợp với các bạn. Tuy nhiên trong một số trường hợp thì các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn khá nhiểu trong việc hoạch định sự kiện tiếp theo của bạn.
Cách lên kế hoạch cho một sự kiện và các bước lập kế hoạch sự kiện
Lập kế hoạch sự kiện là gì?
Lập kế hoạch sự kiện là quá trình tổ chức và quản lý nhiều sự kiện khác nhau, từ sự kiện nhỏ như cuộc họp đến lớn như hội nghị và mọi thứ ở giữa. Khi lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ tính đến mọi khía cạnh của sự kiện đó, cho dù đó là tiệc sinh nhật hay sự kiện kết nối mạng.
Điều đó có nghĩa là bạn sẽ ước tính ngân sách, tạo các mốc thời gian để lên lịch cho sự kiện, đặt trước địa điểm và bất kỳ hội thảo hoặc diễn giả nào có liên quan, xin giấy phép cần thiết, thực phẩm, phương tiện đi lại, v.v. Nếu sự kiện có chủ đề, bạn cũng sẽ phát triển chủ đề đó. Ngoài ra, bạn sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo các tài nguyên cần thiết để giúp sự kiện thành công.
Tổ chức tất cả các phần khác nhau đó, đặc biệt là cho các sự kiện lớn hơn, yêu cầu phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ. ProjectManager là phần mềm quản lý dự án từng đoạt giải thưởng cho phép bạn lập kế hoạch, quản lý và theo dõi sự kiện của mình để đảm bảo sự kiện thành công. Biểu đồ Gantt mạnh mẽ của chúng tôi giúp bạn liệt kê tất cả các nhiệm vụ của mình cũng như các tài nguyên và chi phí liên quan, chỉ định chúng cho nhóm của bạn và đặt các mốc quan trọng để theo dõi tiến trình của bạn. Toàn bộ kế hoạch được hiển thị trên dòng thời gian của dự án và có thể được lưu bằng cách đặt đường cơ sở. Giờ đây, bạn có thể theo dõi tiến độ đã lên kế hoạch so với tiến độ thực tế của mình để đảm bảo rằng bạn đang thực hiện đúng tiến độ.
Đúng vậy, vẫn là câu nói đúng tiến độ, những vấn đề này thì các công ty tổ chức sự kiện luôn luôn làm tốt nhất vai trò của họ.
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Một kế hoạch sự kiện xác định cách một sự kiện sẽ được thực hiện. Nó giải quyết tất cả các thành phần của một sự kiện như ngày bắt đầu và ngày kết thúc, ngân sách, địa điểm, tiếp thị, người tham dự, v.v. Phạm vi và mức độ phức tạp của kế hoạch sự kiện khác nhau tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, nhưng những thách thức cơ bản vẫn giống nhau.
Ví dụ về kế hoạch sự kiện
Hầu hết chúng ta đều có một số kinh nghiệm lập kế hoạch cho một sự kiện, có thể là ở nhà, nơi làm việc hoặc trong cộng đồng của chúng ta. Đối với bài viết này, hãy tập trung vào các sự kiện lớn.
Hội nghị là một loại sự kiện lớn phổ biến, vì vậy với mục đích quản lý sự kiện của chúng ta, hãy nói về một hội nghị TEDx mà chúng ta đã tham gia để minh họa cách lên kế hoạch cho một sự kiện. Ví dụ này là một kịch bản hay để giải thích cấu trúc và những thách thức khi lập kế hoạch cho một sự kiện lớn, cùng với những lợi ích của việc lập kế hoạch cho một sự kiện bằng phần mềm quản lý dự án.
Hãy chia nhỏ các thành phần khác của việc thiết lập một sự kiện. Chúng được tóm tắt dưới đây:
• Dòng thời gian cho sự kiện: Trước tiên, hãy thiết lập dòng thời gian cho sự kiện của bạn. Dòng thời gian này nên bao gồm lập kế hoạch trước sự kiện, thực hiện sự kiện và các hoạt động sau sự kiện.
• Ngân sách: Ước tính chi phí sự kiện của bạn và tạo ngân sách. Ngân sách khả dụng của bạn sẽ ảnh hưởng đến nhiều quyết định quản lý sự kiện như địa điểm của bạn, phương pháp tiếp thị và quảng cáo, v.v.
• Địa điểm: Sự kiện phải diễn ra ở đâu đó và điều đó liên quan đến quản lý hậu cần, đồ ăn thức uống cũng như trang trí.
• Tiếp thị: Khi bạn đã chọn một địa điểm, bạn cần bắt đầu thu hút mọi người đến đó thông qua một chương trình tiếp thị có thể bao gồm một trang web, chiến dịch xã hội, email và công việc in ấn.
• Quảng cáo: Song hành cùng tiếp thị là quảng cáo. Điều đó có thể bao gồm quảng cáo trên đài phát thanh, TV, báo và tạp chí.
• Tình nguyện viên: Một sự kiện lớn cần một đội ngũ đông đảo để khởi động và diễn ra suôn sẻ. Điều đó có nghĩa là tình nguyện viên, có nghĩa là viết hợp đồng, xác định vai trò của họ, thiết lập các cuộc họp và xác định lịch trình.
• Diễn giả: Bạn phải có một diễn giả chính hoặc một nhóm diễn giả để thu hút khán giả. Điều này liên quan đến hợp đồng, người quản lý để chọn tài năng, chương trình, tiểu sử và diễn tập.
• Nhà tài trợ: Tất cả những điều này đều tốn tiền và ngân sách của một sự kiện lớn là do các nhà tài trợ của nó cung cấp. Điều này một lần nữa liên quan đến hợp đồng, tiếp thị và hậu cần.
• Sản xuất: Quá trình sản xuất liên quan đến việc tạo hợp đồng khi bạn làm việc để tạo bản ghi âm thanh-hình ảnh của quá trình tố tụng, cũng như âm thanh và video phát sóng trong sự kiện.
• Sân khấu: Sự kiện diễn ra tại một địa điểm cụ thể và tại địa điểm đó là một sân khấu mà sự kiện sẽ được trình bày. Điều đó thường kết hợp máy chiếu, màn hình, micrô, kết nối internet, pin, dây cáp, v.v.
• Người tham dự: Đừng quên những người tham dự sự kiện! Bạn sẽ cần thông tin liên lạc để thông báo cho họ về thông tin sự kiện, quy trình thanh toán để thu phí, email để giữ liên lạc, chỉ đường, huy hiệu và điểm truy cập.
Sao, các bạn thấy sao, bắt đầu rắc rối rồi phải không, cho nên đó là sự ra đời của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín.
Quy trình lập kế hoạch sự kiện: Các bước lập kế hoạch sự kiện
Chúng tôi đã đề cập rất nhiều về lập kế hoạch sự kiện, vì vậy hãy chia nhỏ những mẹo đó thành các bước cụ thể. Các bước lập kế hoạch sự kiện này sẽ hướng dẫn bạn tới thành công. Hãy tiếp tục với ví dụ hội nghị của chúng tôi.
• Bước 1. Xác định mục đích và mục tiêu sự kiện của bạn
• Bước 2. Tập hợp nhóm của bạn
• Bước 3. Thiết lập ngân sách sự kiện
• Bước 4. Chọn ngày & địa điểm
• Bước 5. Chọn loa
• Bước 6. Tiếp thị & quảng cáo sự kiện
• Bước 7. Thực hiện sự kiện của bạn
Khi bạn chia nhỏ phạm vi kế hoạch sự kiện của mình thành các bước có thể quản lý được, quá trình này có vẻ bớt khó khăn hơn rất nhiều. Tuy nhiên, có một vài điều cần lưu ý khi lập kế hoạch sự kiện của bạn.
Mẫu kế hoạch sự kiện
Mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí dành cho Excel này là một công cụ tuyệt vời để bắt đầu tập hợp thông tin bạn cần để tạo kế hoạch sự kiện. Nó có thể được tùy chỉnh để thêm chi tiết sự kiện của bạn.
Vai trò lập kế hoạch sự kiện
Như bạn có thể mong đợi, có nhiều vai trò khác nhau phối hợp với nhau để làm cho một sự kiện trở nên sống động. Rất dễ nhầm lẫn. Bạn có phải là người quản lý sự kiện hay người lập kế hoạch sự kiện không? Có bất kỳ sự khác biệt giữa hai? Chúng ta hãy xem một số vai trò lập kế hoạch sự kiện phổ biến hơn và xác định chúng.
Quản lý sự kiện
Người quản lý sự kiện thường bị nhầm với người lập kế hoạch sự kiện, nhưng họ có hai vai trò khác biệt. Đơn giản nhất, người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm về các hoạt động quản lý sự kiện, liên quan đến việc điều phối và thực hiện sự kiện. Họ đảm nhận việc thiết lập sự kiện, bao gồm cả thiết kế của nó và đảm bảo tầm nhìn của người lập kế hoạch sự kiện được hiện thực hóa.
Người lập kế hoạch sự kiện
Một người lập kế hoạch sự kiện tổ chức, điều phối và thực hiện sự kiện. Họ chịu trách nhiệm đưa ra ý tưởng, giám sát việc thiết lập và chia nhỏ sự kiện. Họ sẽ chọn địa điểm, tạo ngân sách và đảm bảo mọi thứ được quan tâm. Điều khiến họ khác biệt là họ thiết kế chiến lược cho sự kiện đến từng chi tiết nhỏ nhất.
Nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện, bạn đừng ngần ngại liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện để chia sẻ những khó khăn mà bạn gặp phải, chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng giúp đỡ
Nhà sản xuất sự kiện
Nhà sản xuất sự kiện bổ sung kế hoạch chiến lược của người lập kế hoạch sự kiện. Họ là người lên ý tưởng và biến nó thành một sự kiện sống động. Họ sẽ phụ trách các khía cạnh kỹ thuật của sự kiện, chẳng hạn như âm thanh/hình ảnh, thiết kế sân khấu, v.v. Họ làm việc với người lập kế hoạch sự kiện để lên lịch trình cho sự kiện, nhưng nhà sản xuất sự kiện sử dụng các kỹ năng và chuyên môn của họ trong việc tổ chức sự kiện để truyền tải sự kiện điều đó sẽ gây ấn tượng với cả người tham dự và khách hàng.
Đúng như nói ỏ trên, nhà sản xuất sự kiện hay nôm na là công ty tổ chức sự kiện cũng đều là một, bạn cứ mạnh dạn liên hệ với họ nhé.
Mẹo lập kế hoạch sự kiện
Thật không may, luôn có những biến số ngoài tầm kiểm soát của bạn sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch sự kiện, chẳng hạn như thời tiết, sự chậm trễ trong việc giao hàng, khó khăn kỹ thuật và các sự cố tiềm ẩn khác. Như đã nêu trước đó, bạn không thể thay đổi ngày diễn ra sự kiện, vì vậy bạn sẽ muốn chuẩn bị sẵn sàng nhất có thể cho mọi rủi ro hoặc sự cố có thể xảy ra vào ngày diễn ra sự kiện.
Thực hiện đánh giá sau sự kiện
Đánh giá sau sự kiện hoặc khám nghiệm tử thi như chúng thường được gọi là rất có giá trị. Bằng cách nhìn lại sự kiện trước đây và xem điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả, bạn có thể lập kế hoạch tốt hơn cho sự kiện tiếp theo của mình. Luôn có những bài học để rút ra và áp dụng chúng vào dự án tiếp theo sẽ tránh được những sai lầm trước đó và tăng cơ hội đạt được kết quả tốt hơn.
Sử dụng các mẫu lập kế hoạch sự kiện
Có một mẫu lập kế hoạch sự kiện là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ phần quan trọng nào của sự kiện lớn hơn. Nó sẽ giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ và tài nguyên, chi phí, v.v. Sử dụng mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí của chúng tôi để bắt đầu thuận lợi.
Sử dụng Công cụ Lập kế hoạch Sự kiện
Một mẫu là tốt, nhưng hạn chế. Bạn phải cập nhật mọi thứ theo cách thủ công và nó không hợp tác lắm. Các công cụ lập kế hoạch sự kiện, chẳng hạn như biểu đồ Gantt, bảng kanban, danh sách nhiệm vụ và lịch, giúp bạn lập kế hoạch và triển khai kế hoạch sự kiện. Chúng cũng cho phép bạn theo dõi công việc để đảm bảo rằng nó tuân theo kế hoạch, dẫn đến một sự kiện thành công hơn.
Chuẩn bị kế hoạch B
Kế hoạch của bạn quan trọng như thế nào, có thể có vấn đề với nó. Có thể có những thiên tai, chẳng hạn như thời tiết, tác động tiêu cực đến sự kiện. Dù nguyên nhân là gì, bạn sẽ cần một bản sao lưu. Đó là lý do tại sao việc phát triển một kế hoạch B lại rất quan trọng đối với sự thành công của sự kiện. Bạn có thể không bao giờ phải sử dụng nó, nhưng trong trường hợp bạn làm vậy, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng.
Sử dụng Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện
Một mẹo khác là lập một danh sách kiểm tra. Bằng cách đó, bạn có thể tập hợp tất cả những việc bạn phải làm và lý do bạn làm việc đó vào một nơi. Việc sử dụng danh sách kiểm tra để lập kế hoạch sự kiện có thể được thực hiện cùng với các công cụ lập kế hoạch dự án. Càng nhiều biện pháp bảo vệ càng tốt. Ngoài ra, có một vài điều thỏa mãn hơn là gạch bỏ thứ gì đó khỏi danh sách của bạn.
Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện
Có rất nhiều thứ cần quản lý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, vì vậy, điều quan trọng là phải có danh sách mọi thứ bạn cần đưa vào kế hoạch quản lý sự kiện của mình. Sau đây là danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện chung để giúp bạn bắt đầu. Bạn càng đặt nhiều câu hỏi, danh sách kiểm tra sự kiện của bạn càng tốt. Vui lòng thêm các trách nhiệm và nhiệm vụ riêng của bạn.
Mục tiêu và mục đích
• Lý do tồn tại của sự kiện của bạn là gì?
• Mục tiêu mà sự kiện này dự kiến đạt được là gì?
• Mục tiêu doanh thu là gì?
• Đối tượng mục tiêu của bạn là gì?
• Bao nhiêu người sẽ tham dự?
• Có chi phí liên quan đến việc bán vé không và nó là gì?
• Sự kiện được tổ chức ở đâu?
• Tạo lịch sự kiện.
Ngân sách sự kiện
• Tìm hiểu chi phí sẽ là bao nhiêu
• Nếu bạn tổ chức các sự kiện tương tự, hãy sử dụng và điều chỉnh ngân sách cũ cho đường cơ sở
• Phần mềm bán vé và đăng ký nào sẽ được sử dụng?
• Quyết toán các khoản đóng góp của nhà tài trợ
• Đặt giá vé
Ngày & Địa điểm
• Sự kiện sẽ diễn ra khi nào?
• Có ngày dự phòng trong trường hợp phát sinh sự cố
• Có địa điểm tốt nhất cho sự kiện không?
• Địa điểm có phù hợp với số lượng người tham dự dự kiến của bạn không?
• Quyết định cơ sở hạ tầng cần thiết: wifi, công suất, phòng tắm, gần khu mua sắm & nhà hàng, v.v.
• Thuê người cung cấp thực phẩm
• Đảm bảo những thiết bị bạn sẽ cần
• Nhu cầu bảo mật của bạn là gì?
• Bạn có cần giấy phép, giấy phép hoặc bảo hiểm?
• Tạo biển báo sự kiện và kế hoạch truyền thông cho người tham dự
Diễn giả
• Nghiên cứu diễn giả tiềm năng
• Tạo danh sách các diễn giả có liên quan
• Tạo cao độ cho diễn giả
• Loa sân khấu
• Hoàn thiện việc lựa chọn diễn giả, nhận tiểu sử và ảnh chụp chân dung, sắp xếp việc đi lại và ăn ở
Nhà tài trợ
• Phát triển một danh sách các nhà tài trợ và những gì bạn có thể cung cấp cho họ.
• Xem liệu có nhà tài trợ nào đã hợp tác với các sự kiện tương tự hay không.
• Tiếp cận với các nhà tài trợ tiềm năng.
Trang web
• Phê duyệt thiết kế.
• Cập nhật trang web hoặc xây dựng một trang duy nhất.
• Đảm bảo rằng trang web có thể xử lý lưu lượng dự kiến.
• Có một trang web thân thiện với thiết bị di động.
Tiếp thị & Quảng cáo sự kiện
• Thông điệp của bạn là gì?
• Phối hợp với các công cụ kỹ thuật số và nền tảng xã hội
• Thêm sự kiện vào lịch trực tuyến
• Tiếp thị sự kiện bằng các bài đăng trên blog và các quảng cáo khác như video và quảng cáo trực tuyến
• Gửi lời nhắc cho tất cả các bên một hoặc hai tháng trước ngày diễn ra sự kiện
Hoàn thiện các bước cuối cùng
• Lịch trình
• Người cung cấp thực phẩm
• Diễn giả và kịch bản
• Địa điểm
• Thiết bị
• Đồ trang trí
• Hợp đồng
Mẹo chuyên nghiệp từ các công ty tổ chức sự kiện:
Có rất nhiều thứ để phối hợp và lập kế hoạch, đó là lý do tại sao cần có phần mềm quản lý dự án có các tính năng phù hợp để quản lý sự kiện. Nó cung cấp một cổng thông tin chung, nơi bạn có thể theo dõi chi phí và nhiệm vụ bằng các cảnh báo tự động. Nó cũng cung cấp cả nền tảng giao tiếp và cộng tác giúp giảm nhu cầu gửi email không cần thiết. Phần mềm thu thập tất cả các tệp của bạn ở một nơi và làm cho báo cáo của nhóm trở nên đơn giản hơn bằng cách tăng hiệu quả và giảm căng thẳng.
ProjectManager cung cấp các công cụ lập kế hoạch sự kiện mạnh mẽ
ProjectManager là phần mềm trực tuyến phù hợp cho việc lập kế hoạch sự kiện. Chúng tôi có các công cụ quản lý dự án sự kiện để tổ chức tất cả các phần trong sự kiện của bạn, từ quản lý nhà cung cấp đến khuyến mãi. Phần mềm lập kế hoạch của chúng tôi giúp bạn theo dõi tất cả các yếu tố tạo nên kế hoạch sự kiện của bạn.
Luôn cập nhật các bên liên quan với Lịch sự kiện
Nhiều chế độ xem dự án của những công ty tổ chức sự kiện có nghĩa là người lập kế hoạch và người quản lý sự kiện có thể sử dụng lịch dự án, biểu đồ Gantt và có danh sách nhiệm vụ cũng như bảng kanban cho các nhóm. Mặc dù các báo cáo có thể thông báo cho các bên liên quan, nhưng họ có thể muốn có quyền truy cập vào dự án. Chia sẻ chế độ xem lịch với các bên liên quan của bạn, điều này cho phép họ xem ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho tất cả các nhiệm vụ cũng như các mốc quan trọng. Điều này quản lý kỳ vọng của họ.
Theo: projectmanager
