Cách tận dụng tối đa các cuộc hội nghị hội thảo trực tiếp: Giờ đây, các sự kiện trực tiếp đang bắt đầu lại, sau đây là một số mẹo về cách quay lại sự kiện đó mà vẫn an toàn và lành mạnh.
“TÔI ĐÃ MẤT các kỹ năng xã hội của mình!” Tôi đã nhắn tin cho một người bạn khi đang trên đường đến dự hội nghị trực tiếp đầu tiên sau bốn năm. Bản thân hội thảo không phải là mới – tôi đã đến cùng một hội thảo cách năm một lần trong thập kỷ qua. Nhưng giữa lần trực tiếp cuối cùng vào năm 2018, lần ảo vào năm 2020 và lần này vào năm 2022, tôi đã học được cách đánh giá cao sự tiện lợi của việc học trực tuyến. Không có chuyến bay nào. Không có trang phục. Không tương tác với người khác—môi trường hoàn hảo cho một người hướng nội như tôi.
Cách tận dụng tối đa các cuộc hội nghị hội thảo trực tiếp
Nhưng 10 tháng sau khi đăng ký, tôi bỏ quần thể thao và dép lê ở nhà và đi đến sân bay, háo hức kết nối với những người bạn cũ và mới.
Hội nghị ảo sẽ không biến mất—không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi di chuyển và dành thời gian trong phòng họp có nhiều người lạ vây quanh. Tuy nhiên, các sự kiện trực tiếp đã hoạt động trở lại và khi bạn đã sẵn sàng hòa nhập với những người có chung sở thích, những mẹo này có thể giúp bạn tận dụng tối đa trải nghiệm.
Hiểu các giao thức an toàn
Sau một loạt các đợt phong tỏa, các hạn chế dao động, các biến thể và các bệnh truyền nhiễm khác, việc cam kết tuân thủ một quy ước có thể rất khó khăn. Trước khi đăng ký, hãy tìm kiếm trang web của Công ty tổ chức Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng để xem những gì mong đợi khi bạn đến. Bạn có bắt buộc phải xuất trình bằng chứng tiêm chủng không? Mặt nạ sẽ là bắt buộc trong phiên? Bạn sẽ có quyền truy cập vào chăm sóc y tế tại chỗ?
Tanya Philyaw, một Công ty tổ chức Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng cấp cao của Tổ chức Cuộc họp Quốc tế (MPI) cho biết: “Trong bốn năm qua, ngay cả trước khi xảy ra đại dịch, chúng tôi đã có các bác sĩ nội bộ tại cơ sở kinh doanh. “Nếu bất cứ ai cảm thấy tồi tệ, chúng tôi đã gửi họ đến bác sĩ nhân viên của sự kiện.”
Cô ấy hướng những người lo lắng về sự an toàn của nhóm mình đến giao thức trên trang web của họ. Tài liệu “Biết trước khi đi” có phần Nghĩa vụ chăm sóc bao gồm: “Mặc dù không bắt buộc phải đeo khẩu trang khi tham dự, nhưng vui lòng tôn trọng những người muốn tiếp tục đeo khẩu trang khi ở giữa đám đông.” Đó là lẽ thường nhưng là một lời nhắc nhở tốt: Nếu bạn bị ốm, hãy ở nhà.
Thực hành trước các kỹ năng xã hội của bạn
Bạn đã cam kết tham gia hội nghị, và bây giờ là lúc để thể hiện bản thân. Kỹ năng xã hội, giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, cần nỗ lực liên tục. Miriam Kirmayer, nhà tâm lý học lâm sàng và chuyên gia về tình bạn, cho biết: “Mọi người thường cảm thấy lạc lõng và không thoải mái. “Chúng ta có xu hướng cá nhân hóa sự khó chịu thay vì coi đó là phản ứng bình thường của con người trước sự tổn thương và bất ổn.”
Cô ấy nói rằng chúng tôi tự nhủ rằng chúng tôi nên biết cách điều hướng tình bạn của mình khi trưởng thành. Và thật dễ dàng để rơi vào cái bẫy khi tin rằng, “Lẽ ra tôi phải hiểu ra điều này ngay bây giờ”—một chủ đề phổ biến trong công việc và nghiên cứu của cô ấy về tình bạn. “Đối với một số người trong chúng tôi, đã lâu lắm rồi chúng tôi mới kết bạn mới.”
Bắt đầu bằng cách giao tiếp bằng mắt khi thanh toán tại cửa hàng tạp hóa hoặc khi đi dạo quanh khu phố của bạn. Bắt đầu những cuộc trò chuyện nhẹ nhàng với nhân viên pha cà phê hoặc gặp gỡ bạn bè vào bữa trưa hoặc sau giờ làm việc. Mục tiêu là để bạn cảm thấy thoải mái hơn khi tương tác với người khác và kết bạn khi đến hội nghị.
Liên lạc với những người khác trước khi bạn rời khỏi nhà
Ban tổ chức / Công ty tổ chức Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng mà tôi đã đăng ký đã cung cấp danh sách những người tham dự thông qua Dropbox. Không phải tất cả các Công ty tổ chức Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng đều có sẵn danh sách—danh sách này phụ thuộc vào các vấn đề tuân thủ và quy mô của sự kiện. Nhưng nếu bạn có thể xác định tên bằng cách kiểm tra trang web của nhóm, hãy liên hệ với những người khác thông qua mạng xã hội. Philyaw khuyên bạn nên sử dụng LinkedIn. “Hãy theo dõi ai đó hoặc gửi tin nhắn: ‘Này, tôi cũng đi dự hội nghị. Bạn muốn nhận được gì từ sự kiện này?’” cô ấy nói.
Matthew Pollard, tác giả của sê-ri Introvert’s Edge, cho biết: “Nếu, là một người hướng nội, chúng ta đi mà không có kế hoạch và sự chuẩn bị và nhìn xem ai sẽ ở đó, thì chúng ta đang tự chuốc lấy thất bại. Anh ấy gợi ý rằng việc thích một số bài báo và bài đăng của những người bạn muốn gặp có thể hữu ích.
Các nhóm trực tuyến là một cách khác để kết nối trước. Trước hội thảo đầu tiên của mình, tôi đã tham gia nhóm Facebook riêng của Công ty tổ chức Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng. Khi một người phụ nữ hỏi liệu có ai bay qua Minnesota không—tôi đang tạm dừng ở đó—tôi đã liên hệ với cô ấy qua Messenger. Chúng tôi gặp nhau ở sân bay, sau đó nhảy lên một chiếc máy bay đi lại cỡ ô tô chú hề đến Ohio. Cô ấy đã giới thiệu tôi với ít nhất một chục người khi chúng tôi đến khách sạn. Tôi vẫn giữ liên lạc với một nửa trong số họ.
Xác định mục tiêu của bạn
Bạn đã thanh toán phí, xác nhận kế hoạch du lịch của mình và thậm chí có thể kết nối với những người mà bạn muốn gặp trực tiếp. Bây giờ hãy quyết định những gì bạn muốn đạt được tại sự kiện. bạn sẽ mạng? Bắt kịp với những người bạn cũ? Nâng cao kỹ năng của bạn? Tôi muốn làm cả ba. Cùng với việc lắng nghe những nhà văn dày dặn kinh nghiệm và những diễn giả nổi tiếng, tôi đang tìm kiếm nguồn cảm hứng—một cách để khởi động lại nguồn năng lượng viết lách mà tôi đang cạn kiệt do dành quá nhiều thời gian ở một mình trong văn phòng tại nhà.
Tăng tốc cho bản thân
Vào cuối ngày đầu tiên, tôi ngạc nhiên là mình không bị kiệt sức vì quá tải thông tin. Thay vào đó, tôi cảm thấy phấn khởi. Tuy nhiên, tôi vẫn tự mình bước đi.
Kermayer nói: “Đôi khi chúng tôi rất phấn khích khi được tham gia lại các tình huống và cuộc tụ họp xã hội đến mức chúng tôi có thể nhanh chóng kiệt sức. “Mọi người cảm thấy như thể họ mệt mỏi hơn, nhanh hơn—đôi khi bất ngờ. Hoặc họ cảm thấy họ đang làm quá nhiều và quá sớm.”
Giữa các buổi học và bữa ăn, hãy kiểm tra lại bản thân. Quyết định xem bạn có cần thời gian để giải tỏa suy nghĩ trước khi bước vào một cuộc trò chuyện mới hay không. Hãy cho mình những giây phút nghỉ ngơi. Kirmayer gợi ý rằng những khoảng nghỉ ngắn ngủi này không nhất thiết là một lối thoát, mà là một phương tiện để xây dựng các mối quan hệ gần gũi hơn.
Chia sẻ yêu cầu đặc biệt
Bạn có bị dị ứng thực phẩm? Bạn không có gluten? Bạn có những hạn chế về thể chất? Theo Philyaw, 30% người tham dự có một số hạn chế về chế độ ăn uống. Trong khi hoàn thành các mẫu đăng ký trực tuyến của bạn, hãy trả lời từng câu hỏi và bao gồm bất kỳ bữa ăn nào hoặc các yêu cầu đặc biệt khác. Đừng đợi cho đến khi bạn đến địa điểm để bày tỏ nhu cầu của mình.
Nếu bạn không nhận được email dẫn đến hội nghị, hãy kiểm tra địa chỉ của bạn trong danh sách đăng ký hoặc liên hệ với ban tổ chức hoặc Công ty tổ chức Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng để xác nhận rằng họ có địa chỉ chính xác. Bạn không muốn bỏ lỡ điều gì đó quan trọng. Nếu có, hãy tải xuống ứng dụng của Công ty tổ chức Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo khách hàng để cập nhật hoặc theo dõi nhóm trên mạng xã hội.
Lập kế hoạch bữa ăn
Val, một trong 10 người đàn ông duy nhất tại hội thảo vào năm tôi gặp anh ấy, chật vật tìm chỗ ngồi chung trong khu vực ăn uống khi những người phụ nữ tại sự kiện vứt áo len và đặt túi tote lên những chiếc ghế xung quanh họ, lắc đầu từ chối khi anh ấy yêu cầu cho dù một chỗ ngồi có sẵn. Tối hôm đó, anh đến ăn tối sớm và chiếm một chiếc bàn trống gần phía trước. Trong một lần đảo ngược vai trò, những người đóng gói tote hỏi liệu họ có thể ngồi cùng anh ta không.
Nếu bạn không muốn giữ một bàn hoặc vội vàng đi ăn trưa sớm hơn những người khác, hãy thỏa thuận với một người bạn để dành chỗ cho nhau. Bạn sẽ có cơ hội gặp gỡ những người khác trong bữa ăn, nhưng đảm bảo rằng bạn biết ít nhất một người trong bàn.
Tạo cảm giác ghi chú của bạn
Ghi chú trên máy tính xách tay là một lựa chọn khả thi, đặc biệt nếu, giống như tôi, chữ viết tay của bạn giống như một đứa trẻ mới biết đi. Nhưng là một người đánh máy nặng tay và muốn tránh làm phiền những người xung quanh, thay vào đó, tôi viết nguệch ngoạc vào một cuốn sổ tay hình xoắn ốc. Tôi cảm thấy nhẹ nhõm khi một số diễn giả chia sẻ tài liệu của họ trong thư mục Dropbox của hội thảo, khiến việc ghi chú trở nên không cần thiết.
Kể từ đó, tôi đã thử các loại sổ ghi chép có thể tái sử dụng như Rocketbook và Moleskine Smart. Những sổ tay kỹ thuật số này chuyển đổi các ghi chú và bản vẽ viết tay thành các tệp mà bạn có thể tải lên đám mây hoặc một trong các thiết bị của mình. Bên cạnh trọng lượng nhẹ, thiết kế thân thiện với môi trường của chúng khiến việc từ bỏ sổ tay giấy truyền thống trở thành một ý tưởng có trách nhiệm.
Cùng với việc sử dụng Google Tài liệu hoặc ứng dụng ghi chú trên điện thoại của bạn, Notability và Microsoft OneNote cho phép bạn ghi chú điện tử bằng cách sử dụng bút stylus hoặc đầu ngón tay của bạn. Bạn cũng có thể ghi lại các phiên và chuyển đổi chúng thành tệp kỹ thuật số. Cho dù bạn đang thu thập các mẩu thông tin trên giấy hay máy tính xách tay của mình, hãy dành một trang cho các mục hành động: dự án bạn muốn giải quyết, giải pháp cho vấn đề bạn đang cân nhắc hoặc lời nhắc luyện gõ nhẹ nhàng hơn.
Khi bạn đã sẵn sàng bay xuyên quốc gia hoặc lái xe đến trung tâm hội nghị MICE trong thành phố của mình, hãy luôn cởi mở với những ý tưởng mới. Tìm kiếm các kết nối bạn đã thực hiện trước. Và nếu bạn cảm thấy choáng ngợp hoặc lúng túng trong giao tiếp xã hội vào một thời điểm nào đó, hãy nhớ rằng bạn không đơn độc. Có thể có ai đó đang đi lang thang trong địa điểm để tìm kiếm một chiếc bàn trống—cơ hội hoàn hảo để mời họ đến chiếc ghế trống bên cạnh bạn.
Theo: wired.
