Cách viết một đề xuất giá trị sự kiện trong 5 bước đơn giản. Các công ty dành rất nhiều thời gian để làm rõ các đề xuất giá trị khách hàng của họ để đảm bảo sản phẩm của họ mang lại những lợi ích rõ ràng phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Các công ty tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ.
Tương đương với các nhà hoạch định sự kiện ở các công ty tổ chức sự kiện là đề xuất giá trị sự kiện. Nó đặt bạn vào vị trí của những người tham dự để bạn có thể thiết kế sự kiện theo mong muốn, sở thích và nhu cầu của họ. Cho dù bạn đang tổ chức các sự kiện của công ty, hội nghị quốc tế hay dạ tiệc gây quỹ, thì một đề xuất giá trị sự kiện rõ ràng là điều cần thiết để các sự kiện thành công.
Cách viết một đề xuất giá trị sự kiện trong 5 bước đơn giản
Thực hiện theo 5 bước sau để xây dựng đề xuất giá trị sự kiện giúp tăng sức hút cho sự kiện của bạn, nâng cao trải nghiệm người tham dự và cải thiện ROI sự kiện của bạn.
Tìm hiểu các yếu tố cần thiết của đề xuất giá trị sự kiện
Bước 1: Tìm hiểu mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn
Bước đầu tiên tập trung vào nhu cầu của công ty, tổ chức hoặc cá nhân tổ chức sự kiện. Các mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn sẽ đóng vai trò là kim chỉ nam cho các sự kiện thành công” là biển chỉ dẫn giúp bạn đi đúng hướng. Và khi hợp tác với với bất cứ công ty tổ chức sự kiện bạn phải nhấn mạnh mục tiêu này.
Mọi người thường có một ý tưởng chung về mục tiêu sự kiện của họ. Khách trò chuyện vui vẻ, người ra về hiểu biết hơn lúc đến, những bài báo rực rỡ về sản phẩm ra mắt.
Nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn và công ty tổ chức sự kiện cùng nhau đạt được các mục tiêu siêu cụ thể. Dưới đây là một số ví dụ về các sự kiện có mục đích và mục tiêu rõ ràng:
o Art studio crawl “ Giới thiệu nghệ sĩ với cộng đồng địa phương và gây quỹ cho tập thể nghệ sĩ.
o Hội nghị chăm sóc sức khỏe nhân viên của Giám đốc điều hành “ Ý tưởng về các sáng kiến cải thiện sức khỏe của nhân viên và ấn định ngày tổ chức lại sau sáu tháng.
o Tổ chức gây quỹ của Hiệp hội Lịch sử “
o Barn wedding “ Một cảm giác vui vẻ, thoải mái.
o Hội nghị y học bổ sung “ Chia sẻ kiến thức và tạo nhóm kết nối LinkedIn cho những người tham dự.
o Bữa tiệc đêm bế mạc lễ hội âm nhạc “ Chiêu đãi VIP dành cho người biểu diễn và tăng cường tương tác trên mạng xã hội để tạo tiếng vang cho lễ hội năm sau.
o Họp nhóm bán hàng toàn cầu “ Giới thiệu nhóm bán hàng về các sản phẩm mới và xây dựng đội ngũ.
Với mục tiêu sự kiện của bạn trong tâm trí, bạn có thể bắt đầu thực hiện đề xuất giá trị sự kiện của mình.
Bước 2: Tạo hồ sơ người tham dự sự kiện
Đây là một chiến thuật khác vay mượn từ thế giới kinh doanh, nơi các công ty dành thời gian và nguồn lực để xác định hồ sơ khách hàng. Bạn luôn cần các đối tác từ các công ty tổ chức sự kiện để hiểu khách mời và những người tham dự của mình là ai để xây dựng một sự kiện mà họ sẽ được hưởng lợi và thích thú. Vì sao ư, vì những dữ liệu này sẽ dùng cho các năm tiếp theo của bạn.
Một số sự kiện sẽ có một hồ sơ khách mời ‘điển hình’; những người khác sẽ có nhiều hồ sơ khách để ghi nhớ. Đối với một số sự kiện, khán giả của sự kiện sẽ là điều hiển nhiên; đối với những người khác, bạn sẽ phải làm việc với khách hàng của mình để xác định đối tượng chính xác. Bạn hãy tham khảo kỹ xem các công ty tổ chức sự kiện đã từng tổ chức những sự kiện tương tự chưa, nếu chưa thì sao, nếu có thì đâu, hãy cho bạn biết điều đó. Trong trường hợp ngược lại, bạn đang công tác ở một công ty tổ chức sự kiện thì bạn cũng phải chứng minh điều tương tự như trên với khách hàng của mình để đảm bảo công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm và uy tín.
Chúng ta hãy xem hồ sơ người tham dự có thể có cho các ví dụ trên:
Thu thập thông tin về studio nghệ thuật “ Đối tượng mục tiêu sẽ phụ thuộc vào vị trí của studio và liệu đó là sự kiện bán vé hay mở cửa. Một sự kiện có bán vé có thể có khán giả là các nhà quản lý quỹ phòng hộ muốn đầu tư vào tác phẩm nghệ thuật gốc. Trong một khu phố sành điệu của một thành phố cỡ trung tây, khán giả có thể là các bậc cha mẹ ngoại ô đang tìm kiếm một chuyến đi chơi độc đáo.
Hội nghị chuyên sâu về CEO “Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn suy nghĩ vượt trội. Để mang lại nhiều đổi mới hơn, hãy ưu tiên sự đa dạng giữa các giám đốc điều hành được mời.
Tổ chức gây quỹ của Hội Lịch sử “ Khách mục tiêu có thể bao gồm các thành viên giàu có trong cộng đồng, các gia đình ngoại ô và các nhà giáo dục trong khu vực.
Barn wedding “ Tất nhiên, khách mời của sự kiện này là gia đình và bạn bè của cặp đôi hạnh phúc. Nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn chia nhỏ hồ sơ khách mời hơn nữa để cung cấp đồ ăn và thức uống, đề xuất âm nhạc và trang trí sự kiện. Có phải các thành viên của đại gia đình chú rể bay đến từ Ấn Độ? Bạn có thể yêu cầu phục vụ đặc sản. Trẻ em có tham dự không? Bạn có thể đề xuất một góc hoạt động dành cho trẻ em để giữ cho đám đông nhỏ vui vẻ.
Hội nghị y học bổ sung “ Bác sĩ, y tá và nhà nghiên cứu về y học bổ sung, cũng như các nhà quản lý bệnh viện có kinh nghiệm quản lý chuyên khoa.
Bữa tiệc đêm bế mạc lễ hội âm nhạc “ Những người hâm mộ phong cách âm nhạc của lễ hội trong nước hoặc trên toàn thế giới (Đồng quê, R&B, Dân gian, Rap, v.v.) và những người biểu diễn trong đội hình.
Cuộc họp nhóm bán hàng toàn cầu “ Thành viên nhóm bán hàng và quản lý bán hàng.
Bước 3: Hiểu những kỳ vọng và động cơ của những người tham dự của bạn
Một khi bạn biết ai là đối tượng của sự kiện, bước tiếp theo là xác định điều gì thúc đẩy và truyền cảm hứng cho họ. Điều gì sẽ khiến những người tham dự lễ hội âm nhạc phấn khích cho bữa tiệc đêm bế mạc? Điều gì sẽ thu hút khán giả mục tiêu của bạn để thu thập thông tin phòng thu của bạn? Điều gì khiến khách hàng chọn công ty tổ chức sự kiện của bạn để tổ chức sự kiện. Làm cách nào bạn có thể khiến các CEO có tư duy tiến bộ trả lời đồng ý cho hội nghị đổi mới của bạn?
Đối với các ví dụ về đám cưới và nhóm bán hàng toàn cầu, trọng tâm hơi khác một chút vì động lực là dựa trên xã hội hoặc kinh doanh. Trong trường hợp đám cưới, hãy nghiên cứu xem điều gì sẽ giúp TẤT CẢ khách mời vui vẻ trong suốt sự kiện. (Hỏi cặp đôi hạnh phúc về độ tuổi và tính khí của khách.) Đối với cuộc họp bán hàng, mục tiêu là tìm hiểu điều gì sẽ nâng cao mức độ tương tác giữa những người tham dự. (Nói chuyện với người quản lý bán hàng về các hoạt động và hội thảo mà họ đã phản hồi trước đây.)
Ví dụ về động cơ và kỳ vọng của khách và người tham dự:
Thu thập thông tin về studio nghệ thuật “ Đối với những nhà quản lý quỹ phòng hộ muốn đầu tư vào tác phẩm nghệ thuật, rất có thể họ quan tâm đến việc mua tác phẩm nghệ thuật mới hoặc ít nhất là tìm hiểu về các nghệ sĩ đang phát triển. Họ có thể có hoặc không có kiến thức về thế giới nghệ thuật, nhưng họ sẽ mong đợi một trải nghiệm cảm ứng cao vì khả năng họ sẽ chi tiêu lớn. Một kỳ vọng khác có thể xảy ra là các cuộc trò chuyện trực tiếp với các nghệ sĩ.
Đối với buổi thu thập thông tin trường quay ở miền khác nhau, động lực của người tham dự là một buổi tối vui vẻ khác với bữa tối thông thường. Họ có thể được truyền cảm hứng để mua tác phẩm nghệ thuật trong sự kiện này, nhưng họ cũng có thể chỉ đơn giản là thưởng thức rượu vang và pho mát được cung cấp tại mỗi studio.
Hội nghị chăm sóc sức khỏe nhân viên CEO “ Những giám đốc điều hành này được thúc đẩy bởi sự quan tâm chân thành đến những đổi mới về sức khỏe của nhân viên. Họ sẽ mong đợi được học hỏi từ các chuyên gia chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc trong ngành và lên ý tưởng trong một môi trường hấp dẫn. Bắt tay vào kinh doanh và đạt được tiến bộ là điều quan trọng với đám đông này.
Tổ chức gây quỹ của Hiệp hội Lịch sử “ Khách mời (và các nhà tài trợ tiềm năng) từ các nhà lãnh đạo cộng đồng đến các bậc cha mẹ có con nhỏ đều có động lực hỗ trợ một tổ chức thú vị mang lại lợi ích cho khu vực. Đối với bản thân sự kiện này, động lực cho các bậc cha mẹ có thể là khiến con cái họ rời xa iPad trong một buổi chiều. Vì vậy, họ sẽ đánh giá cao các hoạt động và đồ thủ công lấy cảm hứng từ lịch sử.
Động lực cho các nhà lãnh đạo cộng đồng có thể là sự tò mò và hứng thú học hỏi điều gì đó mới. Nếu họ đã quyên góp một số tiền cụ thể trong quá trình đăng ký sự kiện, thì đó có thể là việc lắp đặt một tấm biển để vinh danh họ trong sự kiện. Các nhà giáo dục có thể đang khám phá một chuyến đi thực tế có thể xảy ra hoặc lịch sử địa phương để mang trở lại lớp học.
Đám cưới trong chuồng “ Tình yêu dành cho cặp đôi thường thúc đẩy các vị khách dự đám cưới, cùng với kỳ vọng rằng họ sẽ có một bữa tiệc bùng nổ. Cần chú ý đặc biệt đến những vị khách có thể có những mối quan tâm riêng. Cho những vị khách lớn tuổi cơ hội cắt một tấm thảm theo một hoặc hai bài hát cổ điển. Không nên nhóm những vị khách độc thân vào cùng một bàn với hy vọng khơi dậy sự lãng mạn. Biến nó thành một sự kiện thân thiện với người hướng nội bằng cách gửi các khay món khai vị đến khu vực tiếp khách, nơi những vị khách hướng nội có thể triệu tập.
Hội nghị y học bổ sung “ Các chuyên gia y tế được thúc đẩy bởi việc xây dựng kiến thức và kết nối mạng. Họ có thể mong đợi các bài thuyết trình về nghiên cứu mới nhất hoặc các buổi làm việc giải quyết vấn đề thông tin sai lệch về các liệu pháp thay thế.
Tiệc sau lễ hội âm nhạc “ Những người tham gia lễ hội sẽ có động lực tham dự tiệc sau lễ hội nếu nó kéo dài niềm vui. Họ có thể mong đợi sự tham dự của VIP và màn trình diễn từ một người dẫn đầu.
Cuộc họp nhóm bán hàng toàn cầu “ Đối với cuộc họp này, động lực cho những người tham dự là tìm hiểu sâu hơn về sản phẩm của họ để họ có thể bán hàng hiệu quả. Họ cũng có thể được thúc đẩy để xây dựng mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm. Một số người tham dự có thể cảm thấy buồn chán. Biết được điều này có thể truyền cảm hứng để bạn gây bất ngờ cho họ bằng các hoạt động phá băng vui nhộn và một bữa tiệc với ban nhạc acoustic vào cuối ngày dài hội thảo.
Những điều trên sẽ xoá tan mọi nghi ngờ về công ty tổ chức sự kiện của bạn hay chính bạn.
Bước 4: Viết ra đề xuất giá trị sự kiện của bạn
Mô tả trong một hoặc hai câu những gì người tham dự và khách hàng có thể mong đợi từ sự kiện.
Dưới đây là một số hướng dẫn để viết các đề xuất giá trị sự kiện:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, mô tả
Tập trung vào lợi ích của sự kiện cho người tham dự
Sử dụng động từ hành động
Dưới đây là một đề xuất giá trị sự kiện có thể có cho mỗi ví dụ của chúng tôi:
Thu thập thông tin về studio nghệ thuật – Một buổi tối của nghệ thuật, những người thú vị và ẩm thực đặc biệt, nơi khách thảo luận về các tác phẩm gốc với các nghệ sĩ. Khách thưởng thức quan điểm của người trong cuộc về các nghệ sĩ, nguồn cảm hứng và nghề của họ.
Hội nghị chăm sóc sức khỏe nhân viên CEO – Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tìm hiểu, lắng nghe và động não để thúc đẩy cuộc trò chuyện về sức khỏe của nhân viên vượt ra ngoài phạm vi tư cách thành viên phòng tập thể dục. Các giám đốc điều hành thách thức những ý tưởng lâu đời và truyền cảm hứng cho nhau để thúc đẩy giới hạn.
Gây quỹ cho Hội Lịch sử – Khách tìm hiểu những sự thật đáng ngạc nhiên về cộng đồng của họ và Hội Lịch sử trong khi thưởng thức bản xem trước độc quyền của một cuộc triển lãm mới. Kết nối với Hiệp hội Lịch sử sâu sắc hơn với chuyến tham quan hậu trường và trò chuyện với giám đốc và các học giả.
Barn wedding – Lori và Hunter, cùng với các khách mời của họ, có một khoảng thời gian vui vẻ tại một đám cưới đối xử với mọi người tham dự như khách VIP.
Hội nghị y học bổ sung – Những người tham dự tìm hiểu về nghiên cứu thú vị mới nhất về y học bổ sung từ các đồng nghiệp chuyên nghiệp và phát triển các kỹ năng để trở thành đại sứ hiệu quả cho các liệu pháp thay thế.
Bữa tiệc sau lễ hội âm nhạc – Các khách mời VIP khiêu vũ vào cuối tuần theo phong cách đỉnh cao với bữa tiệc độc quyền có sự góp mặt của các nghệ sĩ biểu diễn từ lễ hội và phong cách sang trọng.
Họp nhóm bán hàng toàn cầu – Các thành viên trong nhóm bán hàng tìm hiểu về một sản phẩm mới để họ có thể mô tả sản phẩm đó với thẩm quyền cho khách hàng tiềm năng và cải thiện kết quả bán hàng. Họ sẽ có cơ hội sử dụng hoặc xem sản phẩm và đặt câu hỏi trong một môi trường hấp dẫn, ít áp lực.
Bước 5: Chia sẻ đề xuất giá trị sự kiện
Kết hợp đề xuất giá trị sự kiện với một hình ảnh nổi bật ghi lại mục tiêu của cuộc họp, dạ tiệc hoặc hội nghị. Gửi EVP trong email cho khách hàng và nhóm lập kế hoạch của bạn. Hãy in nó ra và để gần bàn làm việc của bạn hoặc làm hình nền trên iPad của bạn trong các chuyến thăm công trường với khách hàng.
Vấn đề là luôn ghi nhớ đề xuất giá trị sự kiện khi bạn đưa ra quyết định về địa điểm, nhà cung cấp dịch vụ và hoạt động giải trí. Sự hiểu biết chung về đề xuất giá trị sẽ đảm bảo những lựa chọn này phù hợp với các mục tiêu chính của sự kiện. Đừng quên là bạn đang là nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện hay bạn đang chịu trách nhiệm về sự kiện, nên việc kết nối với các CEO là điều hoàn toàn cần thiết.
Ví dụ: EVP cho cuộc họp của các CEO sẽ nêu bật tầm quan trọng của cuộc gặp gỡ và chào hỏi vào buổi sáng. Cơ hội làm quen với nhau sẽ thúc đẩy tình bạn thân thiết và cải thiện các buổi động não sau này.
Đối với cuộc họp nhóm bán hàng toàn cầu, EVP gợi ý tầm quan trọng của việc làm mọi thứ chậm lại để người tham dự có thể tiếp thu thông tin quan trọng tốt hơn. Bạn có thể đề nghị các thành viên trong nhóm đến vào buổi tối trước các buổi học đã lên lịch để thưởng thức bữa tối thoải mái do một quán ăn địa phương phục vụ.
Khi bạn nhanh chóng tạo EVP, bạn cũng có thể đưa chúng vào như một phần trong quảng cáo chiêu hàng của khách hàng. Gửi đề xuất giá trị sự kiện cùng với sơ đồ mặt bằng sự kiện mẫu được hiển thị ở dạng 3D để thể hiện sự hiểu biết của bạn về mục tiêu sự kiện của họ. Sau đó, khi bạn được tuyển dụng, bạn sẽ đi trước đường cong lập kế hoạch.
