Cách xác định mục tiêu sự kiện và mục tiêu tạo ảnh hưởng: Tất cả các công ty tổ chức sự kiện luôn nhắm tới các mục tiêu sự kiện và khả năng tạo ảnh hưởng của sự kiện đó. Các công ty tổ chức sự kiện luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của ROI.
Và bản thân bạn cho dù là một nhân sự trong công ty tổ chức sự kiện hay cá nhân đơn lẻ đang làm ở một công ty có quy mô lớn và có riêng một phòng ban tổ chức sự kiện riêng. Hoặc đây là lần đầu tiên bạn quyết định tổ chức sự kiện. Trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho bất kỳ loại sự kiện nào, điều đầu tiên cần làm là xác định mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn. Nhiều nhà hoạch định bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch mà không cần xem xét đến thông tin quan trọng này.
Trên hình là kỷ niệm 11 năm thành lập của công ty TNHH mỹ phẩm TMC được tổ chức vào tháng 02/2023 tại Thái Lan do công ty tổ chức sự kiện META đảm nhiệm vai trò tổ chức sự kiện
Đừng phạm sai lầm này! Đặt mục tiêu và mục tiêu sự kiện sẽ thực sự giúp việc lập kế hoạch cho sự kiện của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Chúng tôi sẽ bắt đầu với các bước để đặt mục tiêu cho một sự kiện, sau đó chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số ví dụ về mục tiêu sự kiện tuyệt vời để lấy cảm hứng.
Cách xác định mục tiêu sự kiện và mục tiêu tạo ảnh hưởng
Mục tiêu và mục tiêu sự kiện là gì?
Thuật ngữ “mục tiêu” và “mục tiêu” thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, chúng đều có ý nghĩa riêng biệt:
o Các mục tiêu thường cụ thể và có thể đo lường được.
o Mục tiêu là các chiến lược và các bước mà bạn sử dụng để đạt được mục tiêu của mình.
Sử dụng 5 bước này để đặt mục tiêu sự kiện nhằm tối đa hóa tác động của sự kiện:
Bước 1: Xác định mục tiêu sự kiện
Khi xác định các mục tiêu đằng sau sự kiện, bạn chỉ cần ghi lại mục đích của sự kiện. Tại sao sự kiện diễn ra?
Dưới đây là một số câu hỏi chính cần xem xét khi bạn thiết lập và xác định các mục tiêu và mục tiêu của sự kiện, và nhất là khi bạn sắp thuê một công ty tổ chức sự kiện, bạn hãy trình bày thật rõ mục tiêu sự kiện một cách rõ ràng nhé. Còn trong trường hợp bạn đang là nhân sự của công ty tổ chức sự kiện, nhiệm vụ của bạn nhất thiết phải hỏi khách hàng về mục tiêu sự kiện là gì, để thống nhất cho ra kết quả tốt nhất:
1. Tại sao bạn tổ chức sự kiện này?
2. Tại sao bạn mời người tham dự sự kiện của bạn?
3. Những điều quan trọng bạn muốn một người tham dự bỏ đi là gì?
4. Bạn sẽ đo lường cụ thể thành công của mình như thế nào?
Giữ bức tranh lớn trong tâm trí
Các mục tiêu sự kiện phù hợp phải phù hợp với hoạt động tiếp thị tổng thể của thương hiệu cũng như tuyên bố sứ mệnh của công ty. Đối với những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện, việc ghi nhớ bức tranh toàn cảnh có thể thực sự hữu ích vì tâm trí của họ thường tập trung vào hàng triệu nhiệm vụ và thời hạn nhỏ.
Xác định các mục tiêu hiệu suất chính
Hiểu được “tại sao” là quan trọng ” nhưng bạn cũng cần định lượng mục tiêu của mình.
Khi làm việc với các mục tiêu hiệu suất, hãy tập trung vào những gì bạn có thể kiểm soát. Ví dụ: bạn thực sự không thể kiểm soát số lượng người tham dự của mình chọn quay lại hội nghị năm sau. Nhưng bạn có thể đánh giá số lượng bán hàng được thực hiện trước, trong và sau hội nghị. Và bạn có được bao nhiêu khách hàng tiềm năng đủ điều kiện. Và có bao nhiêu khách hàng tiềm năng trong số đó mà nhóm của bạn đã theo dõi trong những tháng sau đó. Danh sách có thể đi và về. Bạn hãy trao đổi thật chi tiết với công ty tổ chức sự kiện để họ nắm rõ và đưa ra phương án dự phòng cho không gian cũng như thời gian hợp lý cho kịch bản của sự kiện.
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng khi những người ra quyết định tìm cách đo lường mức độ thành công của sự kiện, họ có thể đề xuất những điều đơn giản nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Đó là lý do tại sao cách bạn diễn đạt các mục tiêu của mình có thể rất quan trọng khi truyền đạt những kỳ vọng cho cấp trên của bạn. Do đó, vai trò của các công ty tổ chức sự kiện đã hoàn toàn rõ, nhưng phần trình bày kỹ và chi tiết sẽ được các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi tư vấn cho bạn.
Bước 2: Làm cho các mục tiêu sự kiện của bạn trở nên “thông minh”
Khi đặt mục tiêu, hãy làm việc với các mục tiêu SMART, đó là:
o Cụ thể
o Đo lường được
o Có thể đạt được
o Thực tế
o Dựa trên thời gian
Chẳng hạn, nói rằng bạn muốn “tổ chức hội nghị tiếp thị tốt nhất từ trước đến nay” là không cụ thể hoặc không thể đo lường được. Mục tiêu “lên kế hoạch tổ chức lễ hội âm nhạc đồng quê kéo dài một tuần vào cuối tháng” là dựa trên thời gian và cụ thể, nhưng mục tiêu này có thể không đạt được hoặc không thực tế.
Thật tuyệt khi chạm tới các vì sao khi đặt mục tiêu của bạn, nhưng hãy suy nghĩ thực tế về những gì bạn thực sự có thể đạt được. Viết ra thật nhiều ý tưởng cho mục tiêu trước. Sau đó, thu hẹp danh sách và kết hợp các ý tưởng để đưa ra một mục tiêu vững chắc.
Nếu bạn không chắc những mục tiêu “thông minh” này nên xem xét điều gì, hãy xem các ví dụ sau trong bài đăng này.
Đặt mục tiêu và mục tiêu sự kiện sẽ thực sự giúp việc lập kế hoạch cho sự kiện của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Bạn hãy lưu ý, tất cả các công ty tổ chức sự kiện đều có những công cụ đo ROI nhất định, cho dù đo bằng thủ công, bằng phương pháp phỏng vấn, đo bằng sự tương tác sau sự kiện thì bạn hãy mạnh dạn đề xuất các công ty tổ chức sự kiện đưa ra mức ROI hợp lý.
Bước 3: Đo lường các mục tiêu sự kiện của bạn bằng 20 KPI sự kiện có thể đo lường để sử dụng
Bất kể mục tiêu của bạn là gì, một hoặc nhiều KPI sự kiện chính này phải phù hợp với nhu cầu của bạn:
1. Chi phí trên mỗi lần mua lại khách hàng
2. Tổng số khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn có được tại sự kiện
3. Nhà tài trợ đánh giá cao mức độ hài lòng của họ đối với sự kiện
4. Hiệu suất liên kết theo dõi mã khuyến mãi riêng lẻ
5. Tổng doanh thu
6. Tổng số đăng ký
7. Các phương tiện truyền thông xã hội đề cập bằng cách sử dụng thẻ bắt đầu bằng # sự kiện được chỉ định trên mỗi nền tảng
8. Đa số người tham dự khảo sát hài lòng cao với diễn giả sự kiện
9. Tổng số thành viên cộng đồng đang hoạt động sau sự kiện (so với tổng số trước sự kiện)
10. Kết quả bằng số từ các cuộc khảo sát về sự hài lòng của người tham dự
11. Tổng số lượt đăng ký sự kiện so với lượt đăng ký theo tỷ lệ phần trăm
12. Điểm quảng cáo ròng
13. Sự tham gia của cộng đồng sự kiện trực tuyến được đo bằng các tương tác trên mạng xã hội HOẶC hoạt động được chỉ định trên ứng dụng sự kiện
14. Bỏ phiếu ứng dụng sự kiện trực tiếp
15. Các bài đăng, lượt thích và chia sẻ trên mạng xã hội liên quan đến sự kiện
16. Bán vé và biểu diễn loại vé cá nhân
17. Tỷ lệ chi phí trên doanh thu
18. Trang nhà tài trợ cá nhân tham gia trên trang web sự kiện
19. Số người tham dự lặp lại (đối với các sự kiện định kỳ)
20. Tổng số khách hàng mới có được
Cũng như đã nói ở trên, các công ty tổ chức sự kiện sẽ sử dụng phần mềm sự kiện đặc biệt hữu ích để đo lường các KPI này, vì vậy hãy đảm bảo bạn có một nền tảng đáng tin cậy sẵn sàng đi trước với tất cả các tính năng cần thiết để thu thập dữ liệu bạn đã chọn.
Bước 4: Xây dựng chiến lược sự kiện
Bước tiếp theo là suy nghĩ thông qua chiến lược sự kiện của bạn. Sau khi bạn biết mục tiêu sự kiện của mình ” và bạn tự tin cũng như đam mê với những mục tiêu đó ” đã đến lúc tìm ra cách bạn sẽ đạt được chúng.
Khi suy nghĩ về chiến lược, hãy nghĩ về nó từ hai khía cạnh:
1. Từ quan điểm của bạn, người lập kế hoạch
2. Từ quan điểm của người tham dự của bạn
Làm thế nào cả nhóm lập kế hoạch và người tham dự sẽ giúp thực hiện các mục tiêu? Bắt đầu tự hỏi mình những câu hỏi như:
1. Bạn cần áp dụng những biện pháp giáo dục nào (tức là diễn giả, tham luận viên) để đạt được mục tiêu này?
2. Bạn có cần diễn giả hoặc bất kỳ nội dung giáo dục nào để đạt được mục tiêu của mình không?
3. Nếu đó là một sự kiện xã hội, mục tiêu xã hội của bạn đối với những người tham dự là gì và bạn sẽ khuyến khích sự tương tác này như thế nào?
4. Giải trí nào là cần thiết để đạt được sự hài lòng xã hội mà bạn yêu cầu cho sự kiện này?
Bạn có thể thấy rằng chiến lược của mình có thể liên quan đến một số mục tiêu nhỏ. Các mục tiêu nhỏ và cột mốc quan trọng là những gì bạn có thể cần thiết lập để đạt được mục tiêu cuối cùng của mình ” điều đó không sao cả.
Khi bạn động não, vạch ra kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn. Kế hoạch này có thể là một phác thảo, một kế hoạch dự án hoặc một tài liệu khác. Nó sẽ làm nổi bật mục tiêu bạn đặt ra và nêu chi tiết các hành động bạn sẽ thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Từ những thứ này, bạn hãy tham khảo thêm những quan điểm của đồng nghiệp.
Bước 5: Đảm bảo mục tiêu sự kiện của bạn giúp mọi người tạo kết nối
Không có hai sự kiện nào hoàn toàn giống nhau, vâng hãy tin những lời nói chân thành của những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi, cho dù hàng năm công ty bạn tổ chức cùng một chủ đề cho sự kiện và nó sẽ luôn khác nhau, nhưng tất cả đều tập trung vào việc tạo ra các kết nối theo cách này hay cách khác. Có thể những người tham dự kết nối với nhau, với nội dung hoặc với một ý tưởng.
Bạn cần suy nghĩ về cách tạo ra những kết nối đó. Ví dụ: nếu mục tiêu của sự kiện là dạy cho người tham dự, thì bạn cần suy nghĩ về những gì người tham dự đang học, tại sao họ lại học và bạn muốn dạy họ như thế nào.
Với những câu trả lời này, bạn có thể bắt đầu xây dựng các mục thiết yếu như diễn giả và nội dung.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng các mục tiêu của bạn minh bạch với những người tham dự để họ hỗ trợ bạn hoàn thành tầm nhìn của mình trên đường đi.
Mục tiêu sự kiện cũng tác động đến mọi thứ khác:
Khi bạn tìm ra các mục tiêu sự kiện và mục tiêu cho sự kiện của mình, tất cả các kế hoạch khác dường như chỉ là những mảnh ghép của câu đố. Ngân sách sự kiện, chủ đề sự kiện, diễn giả và hoạt động giải trí của bạn đều sẽ có một vị trí nhất định và cuối cùng sẽ có điểm chung với mục tiêu của bạn.
Sau sự kiện, hãy điều chỉnh các mục tiêu trong tương lai dựa trên kết quả của bạn:
Điều quan trọng nữa là bạn học cách tái tạo thành công, phát triển từ những thách thức và đổi mới cho các sự kiện trong tương lai dựa trên các mục tiêu bạn đã xác định. Sau một sự kiện, bạn có tất cả kiến thức về những gì vừa mới diễn ra trong đầu. Điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả, phản hồi từ các bên liên quan của bạn và cách cải thiện. Đây là một khuôn khổ đơn giản để xây dựng cho các sự kiện trong tương lai. Nếu bạn đang cộng tác với một công ty tổ chức sự kiện, hãy mạnh dạn hỏi công ty tổ chức sự kiện này về những điều chỉnh mục tiêu sau sự kiện, để nếu có trong tương lai thì bạn gần như đã có một kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo.
Bắt đầu bằng cách trả lời các câu hỏi được tạo ở mặt trước của dự án trong giai đoạn chiến lược trước sự kiện:
1. Các mục tiêu vạch ra của bạn có đạt được không? Những thành công và thách thức trong việc đạt được chúng là gì?
2. Điều gì tốt, điều gì không tốt? Những điều này nằm trong tầm kiểm soát của bạn hay nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng tôi?
3. Chiến lược sự kiện có phục vụ các bên liên quan như dự định không? Các bên liên quan được định nghĩa là nội bộ và bên ngoài (tức là ông chủ, chủ tịch hội đồng quản trị, nhà tài trợ, nhà triển lãm, nhà cung cấp, khán giả và cộng đồng trực tuyến).
4. Các thước đo thành công được xác định trước có đạt được không?
5. Các mục tiêu thương hiệu có phù hợp với sự kiện không?
6. Đối tượng có thực hiện hành động dự định không? Tại sao hay tại sao không?
7. Ngân sách hoặc phạm vi ngân sách có được đáp ứng không? Ngân sách đó đã đủ chưa?
8. Những khía cạnh nào của quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện đã thành công? Những khía cạnh nào là thách thức? Những điều chỉnh nào bạn cần thực hiện trong tương lai?
9. Bạn có thể làm việc hiệu quả hơn ở đâu và như thế nào?
Các câu trả lời cho các câu hỏi trên nên được thu thập trong suốt vòng đời của sự kiện. Một tài liệu tóm tắt sau sự kiện nên được thiết lập ở mặt trước của dự án để nắm bắt phản hồi trong suốt quá trình sự kiện. Phương pháp này ít khó khăn hơn nhiều so với việc cố gắng ghi nhớ tất cả thông tin liên quan đến sự kiện khi kết thúc.
Hiển nhiên những cơ sở dữ liệu này luôn nằm trong tay các công ty tổ chức sự kiện, họ có hàng tá những sự kiện tương tự, và họ thực hiện chớp nhoáng trong một nốt nhạc trong khi bạn vất vả cả một thời gian dài với bảng kế hoạch chưa ổn định.
Trong các sự kiện kéo dài nhiều ngày, các cuộc phỏng vấn ngắn hàng ngày rất quan trọng không chỉ để thực hiện các điều chỉnh theo thời điểm mà còn để nắm bắt những thành công và thách thức của chính sự kiện đó.
5 điều cần lưu ý khi xây dựng chiến lược lập kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn
1. Tầm nhìn sự kiện là gì?
Giống như một công ty hay một tập đoàn có tầm nhìn và sứ mệnh, vậy các sự kiện của bạn cũng nên có chúng? Tầm nhìn của bạn có thể song song với các mục tiêu sự kiện của bạn: tại sao bạn tổ chức một sự kiện? Bạn hy vọng đạt được điều gì khi tổ chức một sự kiện?
Một phần khác của tầm nhìn sự kiện là giao diện của sự kiện thực tế. Đối với giao diện của sự kiện, hãy xem xét những người tham dự của bạn là ai. Đó có phải là một hội nghị kinh doanh lớn, nơi bạn sẽ tung ra một sản phẩm hoàn toàn mới? Bạn có thể muốn mời các thành viên truyền thông có ảnh hưởng nhất có thể và mang lại cảm giác VIP.
Ngược lại, nếu đó là một sự kiện nhỏ hơn, thân mật hơn, thì việc tìm một địa điểm phù hợp với quy mô khán giả là một ý tưởng hay. Bằng cách quay trở lại mục tiêu sự kiện về lý do tại sao bạn tổ chức một sự kiện ngay từ đầu, bạn sẽ có một điểm khởi đầu tốt để xây dựng tầm nhìn của mình.
Do đó, nếu bạn đang là vai trò nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện bất kỳ. Bạn nhất thiết phải có trách nhiệm tư vấn về tầm nhìn sự kiện cho khách hàng của mình. Ngược lại, bạn đang làm trong công ty có nhu cầu tổ chức sự kiện, đừng ngần ngại trình bày về tầm nhìn, sứ mệnh cho những công ty tổ chức sự kiện, mục đích cuối cùng vẫn là truyền tải thành công sứ mệnh và tầm nhìn.
2. Thời gian lập kế hoạch ?
Chúng tôi biết rằng lịch trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện là rất quan trọng để luôn đi đúng hướng. Tạo một dòng thời gian cũng rất quan trọng nếu bạn không có nhiều thời gian khi lên kế hoạch cho một sự kiện cho khách hàng. Nhưng nếu bạn có thời gian, lịch trình có thể giúp bạn phối hợp trong nhiều ngày và nhiều tuần trước ngày diễn ra sự kiện. Hãy suy nghĩ về những gì bạn mong đợi sẽ xảy ra và khi nào. Bạn có cần thực hiện một chuyến thăm trang web, tạo sơ đồ sự kiện hoặc thanh toán cho nhà cung cấp của mình vào một ngày nhất định không? Đây là tất cả các mục tuyệt vời trên một dòng thời gian sự kiện.
Bạn cũng có thể muốn bao gồm thời gian cho ngày hoặc ngày trước hậu cần. Ví dụ: nếu địa điểm của bạn có thời gian nhập và xuất hàng nghiêm ngặt đối với các nhà cung cấp, bạn sẽ muốn ghi chú điều đó trên dòng thời gian của mình. Tương tự như vậy, thời gian sau sự kiện là rất quan trọng trong việc theo dõi những người tham dự của bạn. Đảm bảo lên lịch cho bất kỳ email tiếp thị sự kiện nào, chẳng hạn như lời cảm ơn vì đã tham dự hoặc ảnh sự kiện, vào dòng thời gian của bạn.
3. Ngân sách?
Nếu bạn đang làm việc với một khách hàng, họ có thể gợi ý cho bạn về ngân sách mà bạn được phân bổ. Lập kế hoạch ngân sách sự kiện có thể dựa trên các mặt hàng bạn đã mua, thuê hoặc sử dụng tại một sự kiện tương tự và đây là điểm khởi đầu tốt. Ngân sách cơ bản của bạn nên bao gồm chi phí để trang trải địa điểm, nhân sự, phí dịch vụ, ăn uống, AV, sản xuất sự kiện, giải trí, nội thất, trang trí và công nghệ. Bạn cũng có thể muốn đầu tư một số tiền vào nỗ lực tiếp thị sự kiện của mình nếu đó là một sự kiện đặc biệt lớn. Đừng quên rằng việc thuê trọn gói một công ty tổ chức sự kiện sẽ đơn giản và giảm chi phí hơn rất nhiều so với bạn tự đứng ra thuê từng hạng mục.
Và cũng đừng quên để lại một chút chỗ ngọ nguậy trong trường hợp bạn cần. Quy tắc ngón tay cái của tôi: 15% trên tổng ngân sách sẽ giúp bù đắp bất kỳ chi phí nào bạn có thể đã bỏ lỡ trong quá trình lập ngân sách.
4. Sẽ có VIP chứ?
VIP sự kiện của bạn có thể là diễn giả chính, người nổi tiếng, chức sắc hoặc các bên liên quan đến sự kiện. Bằng cách đảm bảo sớm đưa các VIP vào chiến lược lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn có thể đặt các mốc quan trọng trước sự kiện để đảm bảo họ có thông tin cần thiết để tham gia sự kiện của bạn. Đối với diễn giả, họ có thể muốn có micrô hoặc thiết bị thuyết trình đặc biệt mà có thể không nằm trong ngân sách. Tuy nhiên, bằng cách biết trước những gì khách VIP của bạn sẽ yêu cầu có thể giúp bạn lập kế hoạch cho những điều bất ngờ.
5. Kế hoạch Quản lý Khủng hoảng của chúng ta là gì?
Khi nói đến các sự kiện, luôn có khả năng xảy ra sự cố. Đó không phải là ngày tận thế, miễn là bạn có một kế hoạch quản lý khủng hoảng để đối phó với nó. Có một danh sách những người liên quan đến sự kiện và thông tin liên hệ của họ có thể giúp chuyển các vấn đề phát sinh đến đúng người. Tương tự như vậy đối với các sự kiện ngoài trời, tạo một kế hoạch dự phòng để đề phòng trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt không bao giờ là một ý tưởng tồi.
Bạn nên thuê một công ty bảo vệ sự kiện để hỗ trợ bạn giám sát sự kiện. Bạn có thể có nhân viên an ninh ở lối vào để đăng ký sự kiện nếu bạn đang tổ chức một sự kiện nổi tiếng. Bạn cũng có thể có nhân viên an ninh chuyển vùng rải khắp địa điểm để sẵn sàng trong trường hợp có bất kỳ điều gì xảy ra.
Và cuối cùng, nếu sự kiện vượt qua tầm với của bạn hoặc một lý do nào đó bạn khó khăn trong việc quản lý sự kiện, việc tốt nhất là hãy thuê ngay một công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp.
