9 lời khuyên về kế hoạch marketing sự kiện hiệu quả mà bạn nên biết. Ngay cả với việc bạn đang là nhân sự của bất cứ một công ty tổ chức sự kiện nào đi nữa và ngay cả kế hoạch tốt nhất, một sự kiện tuyệt vời có thể bỏ lỡ các mục tiêu chính của bạn nếu bạn không thể thu hút khán giả mục tiêu của mình. Bạn là nhân sự tuyệt vời trong công ty tổ chức sự kiện hay bạn là người hợp tác với họ, bạn đã hoàn thành công việc để tạo ra một sự kiện tuyệt vời.
Bạn đã tuân theo danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện của mình đến từng điểm phát bóng, đảm bảo mọi người sẽ có trải nghiệm an toàn và nghĩ ra một số cách mới và sáng tạo để gây ấn tượng với những người tham dự của bạn. Bạn đã chứng minh cho những công ty tổ chức sự kiện là bạn độc lập và quản lý được hết những rủi ro. Nhưng những gì về kế hoạch marketing sự kiện của bạn thì sao? Làm thế nào bạn sẽ nhận được sự hiệu quả phản hồi ROI?
Dưới đây, với vai trò là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ đề cập đến các bước bạn cần thực hiện để tạo một kế hoạch tiếp thị hiệu quả cho sự kiện của mình nhằm chia sẻ thông điệp phù hợp với khán giả và đáp ứng tất cả các mục tiêu sự kiện của bạn.
9 lời khuyên về kế hoạch marketing sự kiện hiệu quả:
1. Đặt mục tiêu cho sự kiện của bạn.
Bạn không thể lập một kế hoạch marketing sự kiện hiệu quả nếu bạn không biết thành công sẽ như thế nào đối với mình. Mục tiêu của sự kiện này là gì? Ví dụ: nếu đó là một sự kiện của công ty, bạn có thể hy vọng sẽ thúc đẩy nhân viên, tạo hứng thú cho một sản phẩm hoặc sáng kiến mới hoặc thay đổi nhận thức của khách hàng.
Dù mục tiêu sự kiện của bạn là gì, hãy đảm bảo các mục tiêu tiếp thị của bạn phù hợp và hỗ trợ các mục tiêu đó. Mục tiêu sự kiện của bạn sẽ xác định đối tượng phù hợp cho sự kiện, hành động bạn muốn người tham dự thực hiện và mức độ phủ sóng của báo chí hoặc phương tiện truyền thông xã hội mà bạn sẽ hướng tới. Tất cả những điều này sẽ có ảnh hưởng đến cách bạn tiếp thị sự kiện của mình. Và đừng quên rằng khi bạn làm việc với một công ty tổ chức sự kiện nào đi nữa, họ cũng sẽ rõ ràng phân ra mục tiêu sự kiện, điều này là hiển nhiên.
2. Xác định đề xuất giá trị duy nhất của bạn.
Bây giờ bạn đã biết những gì bạn muốn nhận được từ sự kiện, đã đến lúc nghĩ về những người tham dự của bạn. Họ sẽ nhận được gì khi tham dự sự kiện của bạn? Hãy suy nghĩ về lý do tại sao khách hàng tiềm năng của bạn muốn tham dự sự kiện của bạn và định hình thông điệp của bạn xung quanh điều đó. Và với việc kết hợp với một hoặc nhiều công ty tổ chức sự kiện sẽ là lợi thế về giá trị được đề xuất.
Đừng chỉ sử dụng mục tiêu của bạn ở đây và áp dụng nó cho những người tham dự. Thật dễ dàng để nói rằng chúng tôi muốn bán nhiều hơn, vì vậy họ muốn mua. Hãy tìm hiểu những vấn đề khó khăn hoặc vấn đề mà những người tham dự của bạn đang gặp phải và nghĩ xem sự kiện sẽ giúp họ như thế nào. Bạn có đang cung cấp giá trị dưới dạng thông tin hữu ích không? Bạn đang giúp họ học một cái gì đó mới? Họ sẽ tạo ra những kết nối tuyệt vời giúp họ trong sự nghiệp?
Viết ra đề xuất giá trị của bạn trong một tuyên bố rõ ràng và ngắn gọn. Đại loại như, Chúng tôi tổ chức sự kiện này để những người tham dự có thể kết nối với các đồng nghiệp trong ngành và tìm hiểu về công nghệ mới nhất. Tuyên bố này sẽ hướng dẫn bạn khi bạn bắt đầu gửi thông điệp.
3. Xác định đối tượng của bạn.
Như với bất kỳ công ty tổ chức sự kiện nào và với bất cứ kế hoạch tiếp thị nào, bạn sẽ muốn có ý tưởng rõ ràng về đối tượng mục tiêu lý tưởng mà bạn muốn tiếp cận. Ai sẽ đạt được nhiều nhất từ chương trình sự kiện của bạn? Những ngành, vai trò hoặc loại hình kinh doanh nào sẽ cảm thấy rằng nội dung sự kiện của bạn có giá trị? Hãy nghĩ ra một vài phân khúc khách hàng, khách hàng tiềm năng hoặc các bên liên quan trong ngành mà bạn muốn tiếp cận.
Hãy suy nghĩ về đề xuất giá trị của sự kiện để tìm đối tượng mục tiêu của bạn. Ví dụ: nếu sự kiện của bạn tập trung vào việc giúp mọi người đưa hoạt động kinh doanh bất động sản của họ lên một tầm cao mới, thì bạn đang tìm kiếm các nhà môi giới ở một cấp độ nhất định hoặc với một quy mô kinh doanh nhất định. Sử dụng nội dung sự kiện của bạn để định hình đối tượng hoàn hảo, sau đó càng cụ thể càng tốt về lý do những người đó cần sự kiện của bạn.
Ngoài ra, hãy tạo một danh sách rút gọn các dữ liệu nhân khẩu học như tuổi tác, trình độ học vấn, giới tính, nghề nghiệp và mức thu nhập dựa trên đối tượng hoàn hảo của bạn và bắt đầu từ đó.
4. Tạo lịch trình marketing sự kiện.
Dòng thời gian sự kiện của bạn sẽ thay đổi dựa trên nhiều yếu tố ” nổi bật nhất là quy mô. Nhưng dù thế nào đi chăng nữa, điều quan trọng là bạn phải có đủ thời gian để liên hệ với những người tham dự tiềm năng nhiều lần mà không khiến thông điệp của bạn trở nên quá tải. Dòng thời gian tiếp thị của bạn nên bao gồm tần suất bạn sẽ tiếp thị trên mỗi kênh, cũng như tần suất bạn sẽ yêu cầu những người đã đăng ký chia sẻ sự kiện với bạn bè và đồng nghiệp.
Đối với các sự kiện lớn hơn, như hội nghị và triển lãm thương mại kéo dài nhiều ngày, thời gian tiếp thị của bạn sẽ cần dài hơn nhiều so với các sự kiện nhỏ hơn, diễn ra trong một ngày. Các sự kiện yêu cầu đặt chỗ du lịch hoặc khách sạn có thể được tiếp thị trước tối đa một năm, với thời gian thực hiện ít nhất ba tháng là mức tối thiểu tuyệt đối.
Trong trường hợp bạn đang làm trong một công ty tổ chức sự kiện thì bạn phải chăm sóc khách hàng thật kỹ ngay đoạn này, định hình lại lịch tiếp thị cho đúng kịch bản. Còn trong trường hợp bạn hoạt động độc lập không làm việc với bất cứ một công ty tổ chức sự kiện này chỉ là hợp tác với họ. Bạn cũng hãy làm điều tương tự cho dòng thời gian của việc marketing sự kiện sao cho đúng với timeline đề ra.
Các sự kiện lớn hơn đôi khi yêu cầu các sự kiện dẫn đầu nhỏ hơn để thu hút người tham gia quan tâm và hào hứng với sự kiện chính. Chúng có thể bao gồm hội thảo trên web về các chủ đề sự kiện, phiên hỏi đáp với diễn giả sự kiện, phiên thông tin trực tiếp hoặc ảo cũng như quà tặng hoặc rút thăm trúng thưởng. Tất cả những sự kiện nhỏ hơn này sẽ xuất hiện trong kế hoạch tiếp thị lớn hơn của bạn và có các kế hoạch tiếp cận đơn giản của riêng chúng.
5. Quyết định chiến lược truyền thông của bạn.
Bạn không cần là nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện mà hãy là vai trò của người tham gia. Hãy nghĩ xem bạn muốn sự kiện này phục vụ phân khúc đối tượng nào và đề xuất giá trị nào cho từng phân khúc để bạn có thể nhắm mục tiêu họ đúng cách. Sau đó, chọn một vài kênh mà bạn có khả năng tiếp cận những người tham dự mục tiêu.
Tạo thông điệp và nội dung của bạn để phù hợp với các kênh bạn đang giao tiếp, cũng như những người bạn muốn tiếp cận. Chẳng hạn, các sự kiện LinkedIn là một cách tuyệt vời để tiếp cận đối tượng chuyên nghiệp cụ thể với nội dung thông tin. Instagram là nơi hoàn hảo để chia sẻ hình ảnh có tính hấp dẫn cao liên quan đến sự kiện của bạn. TikTok có thể được sử dụng để quảng cáo phát hành vé sớm hoặc các ưu đãi độc quyền khác cho khán giả nhỏ tuổi. Dù bạn sử dụng kênh nào, hãy đảm bảo rằng bạn chọn nội dung hoạt động tốt trên kênh đó và nhắm mục tiêu đối tượng thường sử dụng mạng đó.
Vì sao ư, vì với các KOL, họ rất cá nhân hoá, nhưng ngược lại lượng follow và sự ảnh hưởng lên thương hiệu cũng rất lớn, hãy cân nhắc hợp tác với các KOL, vì đó là một trong những cách nhanh nhất cho việc marketing sự kiện. Tuy nhiên cũng cần cơ quan quản lý và hợp đồng rõ ràng như với các công ty tổ chức sự kiện.
6. Tạo trang đích của bạn.
Trang web sự kiện hoặc trang đích của bạn là bộ mặt của sự kiện trước khi người tham dự đến. Bạn nên biết rằng các công ty tổ chức sự kiện luôn khuyến khích khách hàng của mình tạo ra một trang web cho sự kiện đó, tất nhiên sự kiện này thuộc tầm cỡ và quy mô lớn. Vì đó là nơi nhiều người tham dự tiềm năng đưa ra lựa chọn về việc họ có cân nhắc tham dự sự kiện hay không. Vì lý do đó, đây là một phần rất quan trọng trong kế hoạch tiếp thị sự kiện tổng thể của bạn và thiết kế “và trải nghiệm người dùng” sẽ phản ánh điều đó.
Đảm bảo kết hợp trải nghiệm hình ảnh với sự kiện và thương hiệu của công ty để những người tham dự cảm thấy như họ đang có được trải nghiệm gắn kết. Thiết kế của bạn phải đơn giản, sắp xếp hợp lý và có lời kêu gọi hành động dễ xác định. Sử dụng khoảng trắng và hình ảnh hấp dẫn để hướng ánh mắt của những người tham dự tiềm năng của bạn và giúp họ tập trung vào nội dung quan trọng nhất.
Đừng quên rằng nhiều người dùng sẽ truy cập trang web của bạn trên thiết bị di động. Nội dung dễ quét, chẳng hạn như các đoạn văn ngắn và danh sách có dấu đầu dòng, sẽ giúp người đọc của bạn tương tác, ngay cả trên màn hình nhỏ hơn.
7. Tự động hóa hoạt động tiếp cận của bạn.
Nếu bạn có địa chỉ email của những người tham dự tiềm năng (bạn nên làm như vậy!), hãy tạo một chiến dịch tiếp thị qua email tự động để chia sẻ thông tin sự kiện hữu ích, truyền đạt giá trị của sự kiện tới những người tham dự tiềm năng và khiến họ hào hứng đăng ký. Đừng sử dụng những email này để bán cho khán giả của bạn. Thay vào đó, hãy nghĩ về chúng như một cách để chia sẻ nội dung thú vị hiển thị đề xuất giá trị cho đối tượng mục tiêu của bạn. Nội dung hậu trường, hình ảnh sự kiện từ những năm trước, video clip ngắn và phỏng vấn diễn giả sự kiện đều là những ý tưởng tuyệt vời để khiến khán giả hào hứng với mọi thứ họ sẽ trải nghiệm tại sự kiện của bạn.
Bằng cách tự động hóa quy trình tiếp cận, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang gửi thông điệp có liên quan đến từng phân khúc đối tượng và bạn đang phản hồi phù hợp với sở thích của họ.
8. Tận dụng những ý tưởng tiếp thị sáng tạo.
Bạn có thể muốn bao gồm một số ý tưởng tiếp thị vượt trội để thực sự làm cho sự kiện của bạn tỏa sáng đối với những người tham dự tiềm năng. Tiếp thị qua người ảnh hưởng, nội dung hậu trường liên quan đến sự kiện, phát trực tiếp các diễn biến trước sự kiện và các tập podcast có thêm thông tin cơ bản về các chủ đề hoặc diễn giả đều là những cách thú vị để tạo sự mong chờ cho sự kiện.
Một xu hướng phổ biến khác là túi quà tặng kỹ thuật số, nơi những người tham dự sự kiện nhận được sách điện tử, âm nhạc, mã phiếu giảm giá sản phẩm, nội dung video độc quyền, v.v. dưới dạng phần thưởng khi đăng ký. Những túi quà này hoạt động tốt cho các sự kiện trực tiếp hoặc ảo và được người tham dự cũng như nhà tài trợ yêu thích (vì nhà tài trợ có thể theo dõi mức độ tương tác của người tham dự với những quà tặng này tốt hơn). Nếu bạn đang bao gồm một túi quà tặng kỹ thuật số, hãy đảm bảo nói về tất cả các phần thưởng có giá trị như một phần trong hoạt động tiếp thị của bạn.
Cũng như chúng tôi nhắc ở trên, KOL, vẫn nên tận dụng KOL một cách triệt để, thường các công ty tổ chức sự kiện họ sẽ có những mối liên hệ khăng khít với các KOL để phát huy hết các thế mạnh cho ý tưởng sáng tạo.
9. Đừng quên theo dõi.
Cho dù một công ty tổ chức sự kiện đã và đang tổ chức thành công nhiều sự kiện và việc tổ chức một sự kiện tuyệt vời là một chuyện, nhưng để đảm bảo rằng sự kiện của bạn nổi bật và đáng nhớ đối với những người tham dự, bạn sẽ cần một kế hoạch tiếp theo được xây dựng kỹ lưỡng. Hãy suy nghĩ về những cách bạn có thể giúp người tham dự ghi nhớ những phần thú vị của sự kiện, suy ngẫm về những điều họ đã học được và thực hiện các hành động tiếp theo.
Các bài đăng trên blog tổng kết sự kiện, tài liệu bổ sung từ các diễn giả, video và ảnh về sự kiện đều là những điều tuyệt vời để chia sẻ trong những ngày và tuần sau khi sự kiện của bạn kết thúc. Tiếp tục tiếp cận tự động của bạn trong khoảng một tuần sau sự kiện và đảm bảo phác thảo mọi hành động tiếp theo mà bạn muốn người tham dự thực hiện, chẳng hạn như chia sẻ ảnh trên mạng xã hội hoặc đăng ký tham gia một sự kiện trong tương lai.
Và những điều này thì hiển nhiên những công ty tổ chức sự kiện luôn nắm bắt triệt để cho ROI.
Với các mẹo lập kế hoạch marketing sự kiện này, bạn sẽ tiến một bước gần hơn đến việc tạo ra một sự kiện chiến thắng.
Khi bạn đã tạo kế hoạch marketing sự kiện của mình, hãy đảm bảo chia sẻ nó với bất kỳ ai tham gia vào việc lập kế hoạch hoặc marketing sự kiện. Bạn sẽ muốn mọi người ở trên cùng một trang và các thành viên khác trong nhóm có thể có thông tin quan trọng về những người tham dự sự kiện, diễn giả, hậu cần hoặc thông báo mà họ muốn đưa vào tài liệu quảng cáo.
Cần một số nguồn cảm hứng để đưa hoạt động tiếp thị sự kiện của bạn lên một tầm cao mới?
