Lời khuyên cho các sự kiện bán hàng MICE thành công ở Đức: Các sự kiện và hội thảo bán hàng MICE thường diễn ra dưới hình thức các sự kiện buổi tối, nơi một văn phòng hội nghị từ nước ngoài, cùng với một số đối tác của mình, mời các nhà tổ chức sự kiện từ Đức. Các sự kiện diễn ra ở Đức và những người tổ chức sẽ đến Đức để tham dự. Thường thì các sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE cũng có chủ đề và hoạt động, chẳng hạn như ẩm thực và nấu nướng, hoặc một bài phát biểu quan trọng được tổ chức. Các ý tưởng rất đa dạng.
Lời khuyên cho các sự kiện bán hàng MICE thành công ở Đức
Tình hình thực tế cho các sự kiện bán hàng như vậy
Việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện. Sự kiện nên diễn ra ở thành phố nào?
Việc các văn phòng hội nghị và các đối tác của họ chọn địa điểm (thành phố) theo các lập luận địa lý là rất phổ biến. Điều gì càng gần điểm đến của họ càng tốt? Các nhà cung cấp từ Áo và Thụy Sĩ thích chọn Munich hơn. Các nhà cung cấp từ Luxembourg như Frankfurt và các nhà cung cấp từ Bỉ và Hà Lan như Cologne hoặc Düsseldorf.
Mẹo 1: Tiêu chí lựa chọn này là một tiêu chí rất tệ. Vui lòng không sử dụng nó.
Làm thế nào để một văn phòng hội nghị từ nước ngoài chọn một thành phố phù hợp cho một sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE ở Đức?
Trên cơ sở các dịch vụ (nhãn hiệu, sản phẩm, ưu đãi) được cung cấp bởi các nhà cung cấp tham gia và các lĩnh vực năng lực kết quả, từ đó xác định các khu vực kinh tế tương ứng ở Đức có ngành phù hợp cho việc này.
Ví dụ: Nơi nào ở Đức có nhu cầu về các lĩnh vực năng lực cá nhân mà một văn phòng hội nghị từ Malta và các đối tác của nó có thể cung cấp? Các lĩnh vực năng lực của Malta là gì? Đó có phải là ngành công nghiệp khai thác mỏ? Tài chính? Ngành công nghiệp trò chơi? Ngành thuế? Thương mại, ngân hàng và bảo hiểm? Ngành công nghiệp xây dựng?
Khai thác chắc chắn là không, nhưng phần còn lại rất phù hợp và vì vậy Frankfurt nên là một lựa chọn tốt cho một sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE của Malta. Tuy nhiên, vì du lịch là một ngành rất lớn ở Malta, nên các sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE chắc chắn đóng một vai trò lớn hơn và do đó, Malta có thể định vị rất tốt đối với các công ty và hiệp hội không thuộc nhóm các lĩnh vực năng lực địa phương.
Mẹo 2: Ở Đức, các địa điểm có liên quan thường là Munich, Frankfurt và Düsseldorf hoặc Cologne. Tiếp theo là Hamburg và Berlin, Dresden và Stuttgart.
Tuy nhiên, ở những thành phố này, nỗ lực cần thiết để tuyển dụng người mua có ý nghĩa cao hơn nhiều so với ở Düsseldorf/Cologne, Frankfurt và Munich.
Tuyển người tham gia (người mua) cho sự kiện bán hàng tại Đức
Thực tế là hầu hết các văn phòng hội nghị tìm kiếm các đại lý từ ngành MICE – như chúng tôi – ở Đức và sau đó cung cấp cho họ “tiền thưởng” cho mỗi người mua mà họ tuyển dụng cho sự kiện của họ – nếu họ cũng chấp nhận người mua làm người tham gia. Cơ quan này sẽ tuyển người mua cho Văn phòng Công ước để đăng ký và được trả số tiền X cho mỗi người mua.
Thoạt nghe có vẻ tốt, nhưng hệ thống chỉ có điểm yếu. Trước hết, hầu như không có văn phòng hội nghị nào từ nước ngoài thực sự có thể xác định chất lượng của các nhà tổ chức sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE đã đăng ký cho sự kiện của họ. Do đó, cơ quan được ủy quyền có thể chấp nhận khá nhiều bất kỳ người mua nào đăng ký.
Từ quan điểm kinh tế thuần túy, đại lý cũng phải tiến hành theo cách này, vì khoản thanh toán cho mỗi người mua thường không cao lắm. Do đó, nó phải giảm thiểu chi tiêu của mình càng nhiều càng tốt để duy trì hiệu quả kinh tế. Và họ chỉ có thể làm điều này nếu họ tuyển dụng người mua sự kiện không chỉ cho một văn phòng hội nghị mà cho hai, ba hoặc bốn sự kiện từ các văn phòng hội nghị khác nhau. Theo cách này, với một truy vấn (danh sách phân phối e-mail, cuộc gọi điện thoại), đại lý có thể giành được người mua để tham gia vào một số sự kiện bán hàng. Điều này tốt cho cơ quan trong trường hợp này, nhưng không tốt cho các văn phòng hội nghị khác nhau, bởi vì người mua không nhất thiết phải có tiềm năng và sở thích cá nhân thực tế.
Với nguyên tắc này, không thể lựa chọn theo tiêu chí cá nhân. Cơ quan sẽ làm mọi thứ để giữ cho nỗ lực của họ ở mức thấp, vì vậy những người tham gia thường được bán là “có tiềm năng” nhưng thực tế là “không có tiềm năng”. Điều này hoạt động tốt bởi vì Văn phòng Công ước phải chấp nhận nó hoặc nó tuyên bố bản thân và “nguyên tắc tuyển dụng người mua tiền thưởng” của nó là sai và là một sai lầm. Và về nguyên tắc, không văn phòng hội nghị nào có thể tranh luận điều này với những người nắm giữ bít tết của mình. Họ sẽ phải thừa nhận sự kém cỏi của mình.
Nhưng làm thế nào để bạn tuyển dụng người mua cho một sự kiện bán hàng ở Đức một cách có ý nghĩa và thành công?
Chỉ có một cách hợp lý để tuyển dụng người tham gia, đó là thông qua lời đề nghị hoặc lời đề nghị của các nhà cung cấp tham gia sự kiện. Quy tắc sau luôn được áp dụng: cung quyết định cầu.
Ưu đãi là gì và ai (nhà cung cấp) cung cấp chính xác những gì? Những thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ và ưu đãi cá nhân cụ thể nào được các nhà cung cấp trình bày tại sự kiện?
• Bước thứ nhất: Thu thập thông tin nhà cung cấp dưới dạng văn bản, ảnh, video và thuyết trình.
• Bước thứ hai: Lĩnh vực năng lực nào phù hợp với lời chào hàng của nhà cung cấp?
• Bước thứ ba: Những ngành nào phù hợp với những lĩnh vực năng lực này?
• Bước thứ tư: Hiệp hội nào đang hoạt động trong các lĩnh vực này?
• Bước thứ năm: những công ty nào thuộc các hiệp hội/ngành này?
• Bước thứ sáu: công ty tổ chức sự kiện nào làm việc cho các công ty này?
Sau khi người tổ chức (Văn phòng Hội nghị) xác định các bước từ 2 đến 6, việc xác định thành phố phù hợp cho sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE sẽ dễ dàng hơn và chỉ khi đó, những người mua đủ điều kiện mới thực sự được thuyết phục để tham gia!
Phương thức tuyển dụng phù hợp
Tuyển người tham gia thông qua nội dung. Thông tin của các nhà cung cấp tham gia sự kiện (ở trên: bước một) phải được truyền đạt đến các nhóm đối tượng một cách hiệu quả và đúng với mong muốn, ý tưởng của họ. Trong thời gian chuẩn bị cho một sự kiện, điều này chỉ có thể được thực hiện trực tuyến. Các ấn phẩm in ít linh hoạt hơn và chỉ xuất hiện một vài lần trong năm. Do đó, việc truyền thông về các nhà cung cấp tham gia sự kiện phải diễn ra trước trên mạng và trong các cộng đồng nhóm mục tiêu có liên quan.
Mẹo 3: Luôn chỉ tuyển dụng thông qua nội dung của nhà cung cấp (thương hiệu, dịch vụ, ưu đãi) và nhắm mục tiêu nhóm mục tiêu có liên quan – lý tưởng là hiệu quả, nhanh chóng và linh hoạt.
Đây là cách duy nhất để biến khách hàng mục tiêu thành những ứng viên nghiêm túc thực sự quan tâm đến dịch vụ của nhà cung cấp.
Người mua quan tâm nghiêm túc được cung cấp hai lựa chọn:
1. Anh ta có thể phản ứng trực tiếp với thông tin liên lạc trực tuyến và chủ động tìm cách liên hệ với nhà cung cấp (qua e-mail hoặc điện thoại). Có thể bạn mất một người mua như vậy với tư cách là người tham gia sự kiện (ví dụ: vì anh ta đến từ Zurich hoặc Vienna và không thể tham gia một sự kiện ở Đức do khoảng cách xa), hoặc bạn giành được anh ta để tham gia – nhưng sau đó anh ta tham gia với 100% kinh doanh quan tâm!
2. Về cơ bản, người mua quan tâm đến các nhà cung cấp của sự kiện, bởi vì phần trình bày sơ bộ của các nhà cung cấp đã khơi dậy sự quan tâm của anh ta và anh ta đăng ký tham gia sự kiện. Và sau đó anh ấy cũng tham gia với 100% tiền lãi.
Một mặt, lợi thế của việc thông báo trước về các nhà cung cấp tham gia và các ưu đãi của họ là những người mua quan tâm thực sự bị thu hút để tham gia và mặt khác, các câu hỏi được tạo ra từ những người mua không tham gia sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE vì họ không có thời gian hoặc đơn giản là sống quá xa.
Quy trình sau đây luôn áp dụng cho giao tiếp trực tuyến:
1. Các nhóm đối tượng trực tuyến ở đâu?
2. Tôi sử dụng các kênh trực tuyến nào (mạng xã hội, cộng đồng, gửi thư) để tiếp cận các nhóm mục tiêu?
3. Làm cách nào để tiếp cận các nhóm mục tiêu (âm thanh? phim ảnh? hình ảnh? văn bản?) trong các kênh tương ứng?
Ngành MICE là ngành duy nhất mà sự tham gia của người mua chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn địa điểm. Đây là ngành duy nhất thông báo trước và chi tiết đến các nhà triển lãm (nhà cung cấp) về một sự kiện thương mại.
☝️ Các nhà cung cấp đăng ký tại các sự kiện bán hàng thông thường thường tránh thông báo điều này với khách hàng và cơ sở dữ liệu của họ (thông qua bản tin, v.v.). Hãy để nhà tổ chức có được những khách hàng tiềm năng phù hợp dưới dạng những người tham gia tốt! Đây là hành vi thông thường.
☝️ Vừa buồn vừa ngu. Ban tổ chức không có lựa chọn nào khác ngoài việc thu hút người tham gia bằng điểm đến và các chương trình xã hội tuyệt vời, bởi vì các nhà cung cấp từ chối cung cấp thông tin (dịch vụ và ưu đãi) cho họ.
☝️ Hội chợ MICE là một ngoại lệ. Các nhà cung cấp không chỉ sẵn sàng đầu tư một khoản tiền lớn vào sự hiện diện của họ trong hội chợ thương mại, mà họ còn truyền đạt sự tham gia của họ một cách ồn ào và lặp đi lặp lại tới khách hàng mục tiêu và cơ sở dữ liệu khách hàng cũng như trong các bản tin, trang truyền thông xã hội, v.v.. Bằng cách này – và làm hài lòng các nhà tổ chức – họ tuyển dụng những người lập kế hoạch sự kiện quan trọng nhất và có trình độ nhất cho hội chợ.
Nhưng họ không làm như vậy đối với một sự kiện bán hàng và diễn đàn bán hàng, nơi họ có nhiều cuộc hẹn gặp mặt trực tiếp hơn, kết nối mạng tốt hơn và nhiều nhận thức hơn so với những gì họ có thể có tại một hội chợ thương mại. Bộ phận Bán hàng của Nhà cung cấp nên suy nghĩ về điều này một cách cẩn thận và tự đặt câu hỏi. Về cơ bản, không có ngành nào khác dựa trên địa điểm tổ chức các sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE thương mại mà chỉ dựa trên nội dung. Đó là nghiêm trọng hơn. ☝️
Việc sử dụng đúng phương tiện truyền thông xã hội để tuyển dụng người tham gia các sự kiện bán hàng
Trước hết, hãy làm sáng tỏ một quan điểm phổ biến trong nhiều nhà cung cấp và quan điểm nào là sai. Phương tiện truyền thông/mạng xã hội thường được chia thành “kinh doanh liên quan” và “kinh doanh không liên quan”. Chúng tôi nghe điều này rất thường xuyên. Đặc biệt, các mạng như Instagram và TikTok, cũng như Facebook, bị từ chối hầu hết mọi liên quan đến kinh doanh và LinkedIn được coi là mạng kinh doanh tối ưu. Điều duy nhất bị nhầm lẫn ở đây là kênh với nội dung.
Tôi có thể giải trí bằng những bộ phim trên TV, nhưng tôi cũng có thể xem những nội dung kinh doanh hàng đầu. Cả hai đều có thể, tất cả những gì tôi phải làm là đặt ngón tay lên điều khiển từ xa. Và nó giống với tất cả các phương tiện truyền thông xã hội! Trên TikTok, tôi có thể xem những người phụ nữ mặc trang phục bơi lội thực hiện nhiều thử thách khiêu vũ khác nhau, nhưng tôi cũng có thể xem những trò đùa và sự ngớ ngẩn của Keanu Reeves, Tom Cruise, Silvester Stallone và hàng trăm ngôi sao khác, nhưng tôi cũng có thể xem nội dung kinh doanh hàng đầu. Điều tương tự cũng xảy ra với YouTube và Instagram, đối với Facebook, Twitter và Twitch. Có nội dung từ A đến Z trên tất cả các mạng. Tất cả những gì bạn phải làm là bật các kênh thích hợp.
Lưu ý: Vui lòng không bao giờ sử dụng lập luận rằng Instagram hoặc TikTok “kém phù hợp với doanh nghiệp”. Cái này sai. Thách thức là sản xuất nội dung cho các kênh này để nhóm mục tiêu dự định của bạn có thể tìm thấy nội dung đó một cách nhanh chóng.
Thông qua Instagram, các đoạn phim ngắn (tối đa 60 giây) ở định dạng dọc đã trở nên phổ biến. Đầu tiên với Instagram Stories, sau đó là Instagram Reel. Khi Instagram được Facebook mua lại, Facebook đã nhanh chóng tiếp quản Instagram Stories dưới dạng Facebook Stories và liên kết các ấn phẩm với nhau để người dùng có thể đăng video 60 giây ở định dạng dọc trên Instagram và Facebook cùng lúc chỉ bằng một cú nhấp chuột. Cuối cùng, đây cũng là một phản ứng đối với TikTok, vì TikTok đã tạo ra bước đột phá cuối cùng cho định dạng video edgewise dài 60 giây và thiết lập sự phổ biến của nội dung đơn giản – tự quay. Định dạng phim edgewise 60 giây dành cho điện thoại thông minh không dành cho sản xuất phim chuyên nghiệp mà là nội dung chụp ảnh tự sướng đích thực. Đây là những gì làm cho định dạng video trở nên phổ biến.
YouTube – nền tảng video số 1 – cũng đã ra mắt định dạng này và đã quảng bá rộng rãi định dạng này với tên gọi “YouTube Shorts” kể từ mùa hè năm 2022. Vì mục đích này, nền tảng YouTube đã được xây dựng lại theo cách mà các video ngắn tập trung nhiều hơn vào người dùng. YouTube cũng đã tối ưu hóa khía cạnh “cộng đồng” của mình. Người dùng có thể đăng bài trong cộng đồng YouTube hoặc tạo các cuộc thăm dò, v.v. Tương tự như LinkedIn. Tương tự với LinkedIn. Và chức năng này liên tục được tối ưu hóa, khiến YouTube không chỉ là một nền tảng để lưu trữ phim..
Ưu điểm của điều này là bạn có thể tham gia trực tiếp – với chức năng trò chuyện để đặt câu hỏi trực tiếp – hoặc xem bản ghi sau đó, nơi tất cả các câu hỏi và câu trả lời được hỏi trong quá trình phát sóng trực tiếp được hiển thị dưới dạng nhận xét. Do đó, nội dung được hiển thị cho tất cả người dùng quan tâm, có thể được nhận xét và chia sẻ và được tìm thấy bởi các công cụ tìm kiếm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà cung cấp MICE, bởi vì theo các nghiên cứu gần đây, các công ty tổ chức sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE quan tâm đến việc gặp mặt trực tiếp nhân viên bán hàng MICE khi họ đã nắm được 75% hoặc nhiều hơn quy trình ra quyết định của mình. Cho đến lúc đó, họ chọn nhà cung cấp nào phù hợp cho sự kiện tiếp theo của họ và nhà cung cấp nào không, chỉ dựa trên nội dung trực tuyến. Điều này làm cho việc tiếp xúc trực tiếp – điều mà nhiều nhà cung cấp muốn thúc đẩy và cũng là trọng tâm trong các phương thức bán hàng của họ – trở nên ít quan trọng hơn nhiều so với giả định.
Khách hàng tiềm năng tốt chỉ có thể được tạo thông qua giao tiếp nội dung trực tuyến. Các nhà cung cấp trong hoạt động bán hàng MICE nên đầu tư ít nhất 75% hoạt động của họ vào các biện pháp bán hàng trực tuyến và 25% vào các biện pháp gặp gỡ trực tiếp người mua. Hiện tại – và trong 30 năm nữa và hơn thế nữa – họ đầu tư tối đa 5% vào các biện pháp bán hàng trực tuyến và 95% vào các biện pháp gặp mặt trực tiếp với người mua. Đối với các đồng nghiệp ở bộ phận Sales Du lịch Giải trí thì hoàn toàn ngược lại.
Các giải pháp MICEboard Stream TV giúp các nhà cung cấp phân phối nội dung của họ theo cách đa phương tiện và phù hợp với các mạng xã hội riêng lẻ, do đó có thể tiếp cận được với một nhóm mục tiêu lớn, vì nội dung cũng được tìm thấy rất tốt thông qua các công cụ tìm kiếm trên Internet.
Mẹo 4: Việc truyền đạt nội dung (các nhà cung cấp tham gia và cung cấp sự kiện bán hàng MICE) không chỉ nên diễn ra trước về nguyên tắc mà còn phải được điều chỉnh cho phù hợp với từng mạng xã hội.
Ví dụ: với các báo cáo phim ngắn của nhà cung cấp (MICEboard 20 phút) ở định dạng ngang và với các bài thuyết trình của nhà cung cấp (sóng MICEboard) ở dạng phim 60 giây ở định dạng dọc. Ngoài ra với các quảng cáo MICEboard và phân phối của chúng trên các mạng xã hội và thông qua bản tin MICEboard để tiếp cận nhóm mục tiêu có liên quan cao ở Đức, Áo và Thụy Sĩ.
Tóm tắt:
Cách tốt nhất để tuyển dụng những người tham gia phù hợp cho sự kiện Tour hội nghị khách hàng MICE là thông báo trước chi tiết về các nhà cung cấp tham gia sự kiện với thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, tin tức và ưu đãi của họ.
Theo: MICEboard
