5 lý do khiến sự kiện thất bại. Chúng tôi với vai trò là một công ty tổ chức sự kiện và khi nói đến lập kế hoạch sự kiện, có một số yếu tố chính mà bạn cần ghi nhớ để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ. Những yếu tố chính này bao gồm những thứ như địa điểm, ngày tháng, danh sách khách mời và ngân sách. Bằng cách tập trung vào những yếu tố quan trọng này, bạn có thể tạo một kế hoạch chi tiết cho sự kiện của mình để giúp đảm bảo sự thành công của nó. Và hiển nhiên rồi, các công ty tổ chức sự kiện nhấn mạnh về điều này.
Các sự kiện được cho là thú vị.
Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng mọi người đều có thời gian vui vẻ và tiền sẽ chảy vào? Hay đúng người xuất hiện?
Nếu bạn muốn tiếp tục thành công như những công ty tổ chức sự kiện thì đây là năm lỗi lập kế hoạch sự kiện cần tránh.
5 lý do khiến sự kiện thất bại (và phải làm gì với nó)
1. Không biết khán giả của bạn
Không biết khán giả của bạn giống như chụp ảnh trong bóng tối.
Hãy để chúng tôi đã và đang là một công ty tổ chức sự kiện vẽ một kịch bản có thể dẫn đến một sự kiện thất bại. Bạn đã tạo một sự kiện kinh doanh tuyệt vời để giúp khởi chạy nền tảng quản lý dự án mới của mình.
Vào ngày trọng đại, hội trường chật kín sinh viên kinh doanh và quản lý cấp dưới. Chỉ có một số ít các nhà quản lý tiếp thị: những người ra quyết định lớn. Bạn sẽ không kiếm được nhiều tiền từ việc bán hàng. Bạn đang gặp rắc rối.
Có chuyện gì?
Bạn đã khởi chạy một sự kiện mà không có đối tượng mục tiêu rõ ràng và tiếp thị sai đối tượng. Bạn nên bắt đầu với một đối tượng rõ ràng trong tâm trí để tạo cơ hội thành công cho các sự kiện của bạn.
Làm thế nào để bạn xác định đối tượng mục tiêu của bạn?
Dưới đây là một số gợi ý nhanh:
Tạo chân dung khách hàng
Việc tạo ra một chân dung khách hàng sống động và chi tiết rất phổ biến trong tiếp thị. Một nhân vật là một đại diện bán hư cấu của người mà bạn mong đợi tại sự kiện của mình. Bắt đầu bằng cách xác định:
• Tuổi
Họ là Gen Xers, millennials hay đám đông lớn tuổi hơn?
• Giới tính
Những người tham dự của bạn có nhiều khả năng là đàn ông hay phụ nữ?
• Mức thu nhập hoặc mô tả công việc
Điều này sẽ ảnh hưởng đến mức độ độc quyền mà bạn nên hướng tới, trong số những thứ khác.
Các biến quan trọng khác có thể bao gồm vị trí, sở thích và mối quan tâm.
Mẹo: Để tìm hiểu thêm về cách phát triển chân dung khách hàng, hãy xem hướng dẫn này.
Tiến hành nghiên cứu
Tìm hiểu thêm về thói quen của cá nhân bạn thông qua nghiên cứu. Bạn có thể làm điều này thông qua:
1. Khảo sát
Gửi khảo sát thông qua các dịch vụ dựa trên web như SurveyMonkey hoặc bảng câu hỏi trên giấy.
2. Phỏng vấn
Tìm một khu vực có lưu lượng truy cập cao, nơi có khả năng xuất hiện cá nhân của bạn. Ví dụ, triển lãm thương mại là cơ sở hợp lý. Hỏi họ một số câu hỏi về kỳ vọng của họ từ loại sự kiện của bạn.
3. Các nhóm tập trung
Tìm một nhóm nhỏ những người phù hợp với tính cách lý tưởng của bạn. Thu hút họ vào các cuộc thảo luận nhóm và các phiên hỏi đáp.
4. Nghiên cứu dữ liệu quá khứ
Các công cụ như gov.uk có thể giúp xác định nhân khẩu học chính hoặc xem xét các biểu mẫu xác nhận sự kiện trong quá khứ.
Mẹo: Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về 6 cách tốt nhất để xác định đối tượng mục tiêu cho một sự kiện.
2. Không biết tại sao họ tham dự các sự kiện
Vì vậy, bây giờ bạn đã có thông tin chi tiết về thông tin chi tiết về đối tượng mục tiêu của mình. Câu hỏi tiếp theo là “Sự kiện của bạn mang lại giá trị gì cho cuộc sống của họ?” Bạn có biết tại sao họ muốn tham dự sự kiện của bạn không?
Là một người lập kế hoạch sự kiện là một công ty tổ chức sự kiện thì đây là câu hỏi cuối cùng. Chúng ta đang sống trong thời đại mà mọi người khao khát những trải nghiệm được cá nhân hóa. Họ cũng rất chọn lọc những sự kiện mà họ muốn dành thời gian cho chúng.
“Quyết định tham gia nghiên cứu” của 8.992 người được hỏi chỉ ra rằng:
• 92% tham gia các sự kiện để học hỏi
• 78% đang tìm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
• 76% muốn có cơ hội kết nối và kết nối
Cân nhắc thông tin này với những người tham dự mục tiêu của bạn để tạo ra đề xuất giá trị của bạn. Nhu cầu quan trọng nhất của họ là cơ hội học tập, du lịch, kết nối mạng hoặc đầu tư? Tìm cách bạn có thể đáp ứng mong đợi của họ.
Mẹo nghiêm túc từ công ty tổ chức sự kiện: Bạn cần thêm trợ giúp để tạo ra một chỗ dựa có giá trị tuyệt vời? Kiểm tra hướng dẫn này.
3. Tiếp thị truyền thông xã hội thiếu suy nghĩ
Nền tảng truyền thông xã hội là công cụ quảng cáo sự kiện lý tưởng cho các nhà hoạch định sự kiện. Millennials là nhóm tuổi có nhiều khả năng tham dự một sự kiện nhất. 67% thế hệ thiên niên kỷ rất lạc quan về sự kiện (theo sát là 66% thế hệ X).
Cách dễ nhất để nhắm mục tiêu vào hai nhóm này là thông qua phương tiện truyền thông xã hội và tương tác trực tuyến. SproutSocial nói rằng 75% tất cả mọi người có khả năng trả tiền cho vé sự kiện đó nếu họ nhìn thấy nó trên mạng xã hội.
Đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của tiếp thị sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện luôn áp dụng điều này.
Trường hợp điển hình: Một nhà tiếp thị Google cho Doanh nhân tại Campus London đã tổ chức một sự kiện về hack và an ninh mạng. Bạn sẽ nghĩ rằng nội dung tuyệt vời, một thương hiệu tuyệt vời và sự hỗ trợ của công ty lớn sẽ đủ để mang lại những con số.
Không thực sự.
Sự kiện chỉ có 18 người tham dự, xem những bài thuyết trình tuyệt vời trong một biển ghế trống. Không có nhiều việc được thực hiện để quảng bá sự kiện và tiếp thị truyền thông xã hội sẽ tạo ra sự khác biệt.
Hãy cẩn thận, mặc dù. Quảng cáo trên mạng xã hội được cân nhắc kỹ lưỡng có thể là nguyên nhân gây ra sự kiện của bạn.
Bạn có nhớ sự thất bại “Lan tỏa cổ vũ” của Starbucks không?
Chiến dịch #spreadthecheer tự động phát trực tiếp trên màn hình lớn nghe có vẻ thú vị. Để nguồn cấp dữ liệu không người lái chắc chắn là một ý tưởng tồi.
Còn về quảng cáo truyền thông xã hội đáng chú ý “Chú khỉ tuyệt vời nhất trong rừng” của H&M thì sao?
Lời khuyên cho tiếp thị sự kiện truyền thông xã hội
Đừng quá tự đề cao
Đẩy sự kiện của bạn và không kết nối với khán giả của bạn sẽ khiến họ bỏ đi. Thay vào đó hãy chia sẻ, tương tác và tương tác.
Hiểu cách hoạt động của phương tiện truyền thông xã hội
Ví dụ, các thẻ bắt đầu bằng # có thể dễ dàng bị tấn công. Các công cụ như Everwall có thể cấp cho bạn quyền kiểm duyệt. Đừng spam khán giả của bạn. Đảm bảo rằng bạn luôn đăng nội dung có liên quan thường xanh, hấp dẫn. Bộ đệm có thể giúp bạn lên lịch truyền thông xã hội. Hãy tin rằng các công ty tổ chức sự kiện cũng cùng một form như vậy.
Mẹo: Hãy chắc chắn rằng bạn đang dẫn đầu về hoạt động tiếp thị sự kiện của mình với “11 bước đã được chứng minh để có một chiến lược tiếp thị sự kiện vững chắc”.
4. Thiếu độc đáo
Ý tưởng ban đầu và sáng tạo là khó khăn để đi qua. Nhưng họ là chìa khóa để thành công. Cạnh tranh trong lĩnh vực sự kiện là khốc liệt. Các công ty tổ chức sự kiện cũng cạnh tranh nhau rất khốc liệt. Một sự kiện ban đầu cũng có thể là một sự kiện trình bày những ý tưởng không quá mới theo một cách mới.
Tính độc đáo của sự kiện của bạn không nên gắn liền với ý tưởng. Vấn đề lập kế hoạch và giao hàng cũng vậy.
Một sự kiện ban đầu sẽ gây ấn tượng và ngạc nhiên cho những người tham dự của bạn. Cà phê buổi sáng lớn nhất thế giới—một sáng kiến gây quỹ ung thư thành công của Macmillan Cancer Support—tạo ra một bước ngoặt tốt cho ý tưởng từ thiện hàng ngày của bạn. Họ gây quỹ bằng cách yêu cầu và cho phép mọi người tổ chức các buổi cà phê buổi sáng với bạn bè, đồng nghiệp hoặc gia đình.
Ở đầu bên kia của quang phổ là các lễ hội âm nhạc trại nghỉ đang bị đe dọa như Safe as Milk hoặc Down to the Woods Festival. Họ đã bị hủy do doanh số bán vé thấp. Đội hình lặp đi lặp lại của họ dường như không còn thu hút được đám đông nữa.
Nếu bạn muốn độc đáo hơn…
…đây là một số cách bạn có thể làm cho sự kiện của mình thực sự độc đáo:
Hãy đến với một chủ đề ban đầu
Làm thế nào về gia vị lên bầu không khí của sự kiện? Hãy tự do thỏa sức tưởng tượng và câu cá để tìm cảm hứng. Truy cập các diễn đàn và blog có cùng chí hướng như Blog của Trình quản lý sự kiện.
Mẹo: Để được trợ giúp về cách tạo chủ đề sự kiện, hãy xem Cách chọn chủ đề sự kiện (Và những nội dung cần bao gồm)
Sử dụng công nghệ để kích thích người tham dự vào ngày sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện áp dụng công nghệ rất triệt để, vì sự thay đổi thường xuyên của xã hội.
Sử dụng công nghệ thực tế ảo và tăng cường để thu hút người tham dự và tích cực trong suốt sự kiện. Mời họ tham gia các cuộc thăm dò trên điện thoại thông minh của họ trong các phiên họp. Hiển thị kết quả của họ trong thời gian thực trên màn hình lớn bằng biểu đồ để thu hút nhiều sự quan tâm hơn.
Mẹo: Để có cảm hứng về việc sử dụng công nghệ VR cho các sự kiện, hãy xem bài viết này.
5. Bỏ qua định luật Murphy
Lễ hội Fyre là một ví dụ điển hình về một sự kiện được tài trợ tốt nhưng lại thất bại, một phần không nhỏ là do thiếu kỹ năng lập kế hoạch sự kiện tốt.
Điều này có nghĩa là tất cả các sự kiện được lên kế hoạch tốt đều diễn ra theo đúng kế hoạch? KHÔNG.
Nhưng những người lập kế hoạch giỏi hiểu định luật Murphy. Những khoảnh khắc lông lá kỳ lạ rất phổ biến trong thế giới lập kế hoạch sự kiện. Giữ cho các đĩa quay là một phần của công việc.
Luôn tiến hành đánh giá rủi ro và viết ra tất cả các kế hoạch dự phòng.
Các sự cố tiềm ẩn vào phút cuối và cách khắc phục chúng
Một số thảm họa sự kiện phổ biến nhất bao gồm…
1. Thời tiết khắc nghiệt
Thiết kế một kế hoạch thời tiết ẩm ướt để thông báo cho tất cả những người tham dự. Nếu đó là một trường hợp dự phòng trong nhà, hãy cho họ biết. Chia sẻ trước thông tin chi tiết về việc hủy, hoàn tiền và lên lịch lại. Bạn luôn có thể sử dụng một nền tảng bán vé trực tuyến. Điều này có thể giúp bạn giữ thể diện và xử lý các khoản tiền hoàn lại do bất kỳ sự gián đoạn nào vào phút cuối.
2. Đám đông quá lớn
Giám sát đăng ký của bạn sâu sắc. Giới hạn vé và đặt danh sách chờ. Hoặc xem xét chuyển đến một địa điểm lớn hơn.
3. Không có ai xuất hiện
Kịch bản này phổ biến với các sự kiện được tiếp thị kém và miễn phí tham dự. Thu hút các nền tảng giám sát doanh số bán vé theo thời gian thực để luôn dẫn đầu về số lượng.
Mẹo: Hãy xem danh sách Công cụ lập kế hoạch sự kiện trực tuyến miễn phí tốt nhất của chúng tôi để giúp bạn luôn cập nhật mọi thứ.
Làm cho những sự kiện rung chuyển
Thật đau đớn khi chứng kiến một sự kiện đầy hứa hẹn thất bại vì những sai lầm trên.
Hy vọng rằng, bây giờ bạn đã biết những điều cần chú ý và cách tránh sự kiện lớn nhất không thành công.
Bây giờ hãy thực hiện một số sự kiện đáng nhớ cho những người tham dự của bạn!
