13 mẹo Nên và không nên làm từ những người chuyên nghiệp cho bạn khi lập kế hoạch sự kiện. Bạn cần một số mẹo lập kế hoạch sự kiện không thể bỏ lỡ để giúp bạn tổ chức buổi tụ tập lớn tiếp theo với phong cách và tư thế đĩnh đạc? Chúng tôi hiểu rồi, vì chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà. Chúng tôi luôn hiểu rằng lên kế hoạch cho một sự kiện có thể là một nhiệm vụ vô cùng căng thẳng đối với bất kỳ ai — bất kể trình độ chuyên môn của bạn. Ngay cả những cựu chiến binh giàu kinh nghiệm nhất cũng có thể (và nên) lường trước những va chạm trên đường đi vì đó chỉ là bản chất của công việc.
Thật đấy, không phải ai làm trong công ty tổ chức sự kiện cũng có thể tự tin lên kế hoạch cho bạn đâu nhé, tuỳ từng sự kiện và quy mô nữa, có những sự kiện vừa đủ thì bạn có thể làm được, còn những sự kiện rất lớn thì hãy để các công ty tổ chức sự kiện đảm nhiệm trọng trách của họ nhé.
Mặc dù một số trở ngại nhất định là không thể tránh khỏi, nhưng phần lớn trong số chúng có thể ngăn ngừa được nếu có kiến thức đúng đắn. Và học hỏi từ ai tốt hơn những người đã trực tiếp trải nghiệm? Chúng tôi là các công ty tổ chức sự kiện và có rất nhiều các chuyên gia để biết các mẹo và thủ thuật quản lý sự kiện nhằm giúp bạn điều hành mọi thứ như một chuyên gia như chúng tôi vậy.
Trước khi đi sâu vào các mẹo, có một điều mà chúng ta cần sắp xếp. Chúng tôi khẳng định trong tâm thế của công ty tổ chức sự kiện là: Địa điểm quan trọng nhất! Đúng vậy, việc tìm kiếm địa điểm hoàn hảo cho sự kiện của bạn không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nhưng khi bạn đặt một không gian sự kiện thông qua chúng tôi thì nó thực sự là như vậy. Nền tảng của chúng tôi là nơi có hàng nghìn không gian tổ chức sự kiện tuyệt đẹp, ở các thành phố trên toàn nước, tất cả đều có sẵn để đặt trước theo giờ. Vì đơn giản thôi, chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp.
Không chỉ vậy mà nếu sự kiện của bạn cần bất cứ điều gì, bạn có thể tin tưởng vào những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi hay là những người tổ chức địa phương hữu ích tại địa điểm của mình. Họ hay là chúng tôi không chỉ cung cấp cho bạn một khung cảnh tuyệt vời để tổ chức sự kiện của bạn mà còn có thể giúp bạn về hậu cần và có thể cung cấp một loạt các dịch vụ sự kiện. Khá tiện lợi đúng không?
Dù sao đi nữa, sau phần mở đầu dài dòng ở trên, hãy chuyển sang các mẹo lập kế hoạch sự kiện của chúng tôi nhé.
13 mẹo Nên và không nên làm từ những người chuyên nghiệp cho bạn khi lập kế hoạch sự kiện
Mẹo số 1: Duy trì liên lạc giữa tất cả các bên liên quan
Điều này có nghĩa là biết chính xác địa điểm, nhà cung cấp và những người ra quyết định chịu trách nhiệm về những gì và đảm bảo những người khác cũng ở trên cùng một trang. Chúng tôi luôn nhấn mạnh sự duy trì liên lạc, vì có sự giao tiếp rõ ràng và sự hiểu biết thấu đáo về vai trò của mỗi người là chìa khóa để tránh các chi tiết lọt vào kẽ hở.. Điều này bao gồm cả việc làm rõ trách nhiệm của bạn ngay từ đầu. Tránh trường hợp các bạn bị nhầm lẫn vài trò của bạn đến từ những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay là những tay mơ mới vào nghề
Mẹo số 2: Biết đối tượng của bạn
Địa điểm nên phản ánh những người tham dự. Vì bạn biết đấy, nếu bạn muốn thu hút các chức danh cấp cao, bạn nên chọn một địa điểm có thể thu hút sự chú ý của họ. Đây là những người thường xuyên đến các địa điểm 5 sao, vì vậy cần cân nhắc nhiều hơn khi lên kế hoạch cho sự kiện.
Mẹo số 3: Đừng sử dụng tư duy Costco
Dựa trên kinh nghiệm của những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi, những người lập kế hoạch sự kiện mới thường sử dụng “tư duy Costco” và không nhận ra rằng danh sách khách mời dài hơn thường đồng nghĩa với chi phí cao hơn. Nhưng đừng để điều đó ngăn cản bạn tổ chức một sự kiện đáng nhớ nhất có thể — điều đó chỉ có nghĩa là hãy thông minh hơn về những chi phí không cần thiết.
Mẹo số 4: Bám sát ngân sách của bạn
Ngân sách sự kiện của bạn về cơ bản là nền tảng của bạn — nó quyết định những gì có thể và không thể thực hiện được trong suốt quá trình lập kế hoạch. vì cách bạn phân bổ ngân sách của mình (tức là địa điểm, ăn uống, giải trí và các khoản phí linh tinh) là điều quan trọng nhất cần xem xét. Hãy nhớ xem xét tất cả các chi phí tiềm ẩn ngay từ đầu để tránh kết thúc với một con số vượt xa ước tính ban đầu của bạn. Đó là lý do mà bạn hay nhiều khách hàng của chúng tôi sẽ thốt lên: Sao lại nhiều tiền thế. Vâng, chúng tôi đến từ những công ty tổ chức sự kiện đã quen với điều này.
Bạn có biết có một cách để bạn có thể nhận mọi thứ bạn cần cho sự kiện của mình từ một nhà cung cấp không? Đó là sự thật và đó là bằng cách đặt trước một địa điểm tổ chức sự kiện, bạn có thể dễ dàng khám phá và thuê những không gian ẩn chứa những viên ngọc quý có phong cách, tiện nghi và mức giá mà bạn cần để tổ chức một sự kiện tuyệt vời.
Giả sử bạn đang tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp quy mô trung bình và cần nhân viên phục vụ đồ ăn, thức uống và nhân viên tại chỗ. Nếu bạn đang ở Đà Lạt, thì bạn có thể đặt nhà hàng quán cà phê tuyệt vời này với sảnh phục vụ ở địa phương. Nơi đây có không gian trong nhà hoặc ngoài trời cho khoảng vài trăm khách. Ngoài ra hãy chú ý đến không gian chu đáo mà cung cấp đồ ăn, thức uống và đội ngũ nhân viên hỗ trợ chuyên nghiệp, thân thiện.
Không gian sự kiện thật hoàn hảo, nhân viên rất thân thiện và đồ ăn thì tươi ngon. Chúng tôi không thể cảm ơn họ đủ phải không nào.
Mẹo số 5: Tạo nhiều bản nháp cho dòng thời gian sự kiện của bạn
Tất cả các chuyên gia về tổ chức sự kiện của chúng tôi cho biết, việc phác thảo một dòng thời gian dựa trên luồng sự kiện và ngày cụ thể ưa thích của khách hàng sẽ cho phép liên lạc liền mạch giữa bạn và các nhà cung cấp cốt lõi của bạn.
Lấy bản nháp đầu tiên đó và thiết lập thời gian phục vụ đồ ăn và thức uống với nhà cung cấp thực phẩm của bạn. Khi những chi tiết đó đã được xác nhận, hãy gửi bản nháp thứ hai cho nhiếp ảnh gia của bạn và lặp lại quy trình, điều chỉnh nếu cần. Nói thật là những công ty tổ chức sự kiện sẽ nhắm vào giải quyết những mốc thời gian này có xu hướng trôi chảy dễ dàng vì mọi người đều có cơ hội khắc phục sự cố và bày tỏ bất kỳ mối lo ngại nào trước khi chúng có thể xuất hiện.
Mẹo số 6: Xây dựng chương trình làm việc — ngay cả khi sự kiện không nhất thiết phải có một chương trình
Mona chia sẻ rằng mặc dù nhiều bữa tiệc ngày lễ và sự kiện kỷ niệm của công ty có thể không có chương trình làm việc cố định, nhưng việc thiết lập lịch trình sự kiện là rất quan trọng.
Các câu hỏi cần ghi nhớ:
• Khi nào các nhà cung cấp đến?
• Đầu mối liên hệ (POC) là ai?
• Khi nào thức ăn cần sẵn sàng?
• Ban nhạc sống nên nhường chỗ cho DJ vào thời điểm nào?
Và nếu sự kiện của bạn có nhiều phần chuyển động, bạn thậm chí có thể muốn đi xa hơn là tạo lịch trình từng phút cho việc thiết lập, lượt đến và mọi thứ ở giữa.
Mẹo số 7: Tạo danh sách kiểm tra xác nhận
Trong tuần trước sự kiện của bạn, bạn nên xem qua danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện của mình để đảm bảo rằng bạn và tất cả những người liên quan đã sẵn sàng để bắt đầu. Mona cho biết: “Đây phải là một hoạt động chi tiết của chương trình với tất cả các địa chỉ liên hệ cho từng dịch vụ, thời gian cho tất cả các lần giao hàng và đến, POC cho tất cả các khía cạnh của sự kiện và các chi tiết khởi hành/kết thúc đã được xác nhận,” Mona nói.
Mẹo số 8: Giao tiếp quá mức
Biết chi tiết về hậu cần và sự kiện là chưa đủ; bạn cần đảm bảo rằng những người khác cũng vậy. Giao tiếp nhiều luôn tốt hơn là thiếu giao tiếp. Bạn cần biết: “Đối với các sự kiện của hội thảo, điều đó có nghĩa là tổ chức một cuộc gọi chuẩn bị cho hội thảo để xem xét các câu hỏi, khán giả và chương trình làm việc. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên đưa thông tin quan trọng vào nguồn nội bộ trung tâm, “chẳng hạn như wiki trên mạng nội bộ của công ty bạn”, nơi bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp.
Mẹo số 9: Đừng gửi lời mời quá muộn
Sự sẵn sàng của khách của bạn phần lớn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, nhưng một điều bạn có thể làm để khuyến khích sự tham dự là luôn cập nhật lời mời và xác nhận. “Không phải ai cũng giỏi quản lý lịch trình của mình, vì vậy hãy giúp họ bằng cách thêm họ vào lịch mời tham dự sự kiện với tất cả các chi tiết về sự kiện, cũng như gửi email nhắc nhở vài ngày trước sự kiện — theo cách đó họ đã giành chiến thắng không bỏ lỡ một nhịp nào!
Mẹo số 10: Có một kế hoạch tổng thể
Hợp nhất tất cả các chi tiết và xác nhận chính của bạn, cho dù đó là bất cứ thứ gì phức tạp hay đơn giản vì mọi thứ sẽ loạn lên nếu bạn không hệ thống hoá chúng một cách tổng thề. Có một kế hoạch dự án với các ngày, nhiệm vụ quan trọng (cũng như chủ sở hữu và trạng thái tương ứng của chúng), thông tin liên hệ của nhà cung cấp, danh sách mời, v.v., tất cả ở một nơi sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.” Ngoài ra, việc có một tài liệu tập trung sẽ giúp mọi người tham gia vào cùng một trang.
Mẹo số 11: Làm phù hợp với các bên liên quan nội bộ của bạn
Chúng tôi hoàn toàn hiểu điều cần thiết là giữ cho mọi người ở bên trong bắt kịp tốc độ. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện điều hành hay một sự kiện tiếp thị tại hiện trường, việc gửi lịch nội bộ lời mời cho các cuộc gọi chuẩn bị, thời hạn và bản thân sự kiện sẽ ngăn các quyết định quan trọng bị sai sót.
Mẹo số 12: Đừng quên dịch vụ dọn rác
Đây là một sai lầm phổ biến của tân binh mà chúng tôi cảnh báo. Sự kiện của bạn không bắt đầu và kết thúc khi khách của bạn đến và rời đi. Xem xét từng chi tiết nhỏ từ thiết lập và đình công đến dọn rác, mặc dù các dịch vụ này đôi khi được bao gồm trong phí địa điểm.
Mẹo số 13: Lập kế hoạch cho mọi thứ
Bạn nên luôn mong đợi điều gì đó không như ý muốn xảy ra – và hãy chuẩn bị tinh thần cho điều đó. “Tôi đã xử lý mọi thứ, từ việc thiếu gói hàng đến việc hủy bỏ vào phút cuối cho đến lỗi của nhà cung cấp. Khuyến nghị của cô ấy? Mang thêm nguồn cung cấp, dây cáp và mọi thứ để đề phòng.
Mẹo lập kế hoạch sự kiện: phần kết luận
Hãy xem xét những điều răn lập kế hoạch sự kiện của bạn cho sự kiện tiếp theo của bạn và hơn thế nữa. Những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi đã đề cập ở trên, địa điểm là tất cả. Vì vậy, hãy chắc chắn liên hệ với những công ty tổ chức sự kiện để biết các địa điểm độc đáo và bất ngờ.
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy một địa điểm khiến khách của bạn phải thán phục với phong cách của nó đồng thời khiến bạn trông giống như một phù thủy nhờ tất cả các dịch vụ tuyệt vời mà chúng tôi, những công ty tổ chức sự kiện cung cấp/
