Những thách thức và cơ hội mới cho các nhà tổ chức sự kiện là gì? Thế giới mới mang đến một loạt những trở ngại mới cho các nhà tổ chức sự kiện phải vượt qua. Sự lạc quan tràn ngập khi ngành tổ chức sự kiện phục hồi, nhưng vẫn còn nhiều điều để giải nén và thích nghi trong bối cảnh hậu đại dịch.
Mặc dù những tác động xấu mà đại dịch gây ra chủ yếu nằm sau ngành sự kiện, và các nhà lập kế hoạch MICE luôn đi trước với những kiến thức mới và sự nhanh nhẹn sinh ra từ nghịch cảnh để đáp ứng các nhu cầu phát triển, vẫn còn vô số thách thức đang chờ đợi phía trước. Từ việc thiếu các chuyến bay và chỗ ở cho các đại biểu đến sự phục hồi chậm hơn của APAC, ba nhà hoạch định sự kiện chia sẻ những khó khăn của họ. Bao gồm khó khăn trong cả những chương trình Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo.
Những thách thức và cơ hội mới cho các nhà tổ chức sự kiện là gì?
Gregory Crandall, phó chủ tịch cấp cao, nhóm kích hoạt toàn cầu, Pico
Điều đáng ngạc nhiên là ý nghĩa của từ ‘hybrid’ đã phát triển như thế nào, trở thành một thành phần không thể thiếu trong cách tiếp cận sự kiện của các thương hiệu.
Tình huống Covid có đáp ứng được mong đợi của tôi không? Có và không, tùy thuộc vào thị trường. Có những quốc gia trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương có kế hoạch tiếp tục và đang thực hiện các bước để đạt được sự cân bằng giữa sức khỏe cộng đồng và sửa chữa hoạt động kinh doanh trong nước và quốc tế. Đồng thời, các quốc gia APAC khác vẫn đang tìm kiếm con đường phía trước, dẫn đến các cột mục tiêu liên tục thay đổi và một môi trường yếu hơn cho các sự kiện.
Ngoài những trở ngại đã bản địa hóa này, không nghi ngờ gì nữa, sự tương tác của con người và các sự kiện trực tiếp sẽ vẫn là ưu tiên đối với khán giả và thương hiệu như nhau. Sẽ không có gì ngạc nhiên đối với bất kỳ ai rằng đã có sự chuyển hướng sang phương pháp kết hợp vật lý-kỹ thuật số. Điều đáng ngạc nhiên là ý nghĩa của từ ‘hybrid’ đã phát triển như thế nào, trở thành một thành phần không thể thiếu trong cách tiếp cận sự kiện của các thương hiệu. Cũng đáng chú ý là cách các thương hiệu đang mở rộng bộ công cụ kết hợp của họ để tăng mức độ tương tác của khán giả.
Kinh nghiệm trong hai năm rưỡi qua đã mang lại những kỹ năng và những cân nhắc mới cho bạn. Giờ đây, chúng tôi tích hợp khán giả trực tuyến và kỹ thuật số vào các giải pháp của mình và mang lại mức độ an toàn và sức khỏe cao hơn cho các sự kiện, đồng thời chúng tôi đã học cách thích ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tôi cực kỳ tin tưởng rằng nhu cầu về các sự kiện trực tiếp sẽ tiếp tục tăng – nhưng tôi cũng nhận thấy sự tham gia và tăng trưởng ngày càng sâu rộng hơn bằng cách thu hút những người tham gia kỹ thuật số từ xa tại các sự kiện này.
Luther Low, giám đốc hoạt động khu vực, Châu Á Thái Bình Dương tại Các cuộc họp & Sự kiện CWT.
Khách hàng đang … đưa ra quyết định nhanh hơn. Chúng tôi có ít khách hàng hơn yêu cầu nhiều đề xuất điểm đến và thời gian phê duyệt đã được cắt giảm đáng kể.
Nhu cầu đã tăng mạnh trở lại. Trong khi các khách hàng ở APAC chủ yếu vẫn đang xem xét các điểm đến trong khu vực cho các cuộc họp và sự kiện của họ trong vài tháng tới, chúng tôi nhận thấy ngày càng có nhiều câu hỏi về các ưu đãi đến các điểm đến châu Âu vào năm 2023.
Khách hàng nhận thức sâu sắc về việc nhu cầu đang vượt xa nguồn cung như thế nào vào thời điểm hiện tại, với các chuyến bay, khách sạn và địa điểm tổ chức hội họp được cập nhật với tốc độ nhanh chóng, vì vậy họ ra quyết định nhanh hơn. Chúng tôi có ít khách hàng hơn yêu cầu nhiều đề xuất điểm đến và thời gian phê duyệt đã được cắt giảm đáng kể.
Ở một mức độ lớn, sự tự tin đã trở lại, đặc biệt là đối với các sự kiện đang được lên kế hoạch tại các điểm đến như Singapore, Úc và Thái Lan, nơi các hạn chế đã được nới lỏng phần lớn và nơi tình hình Covid đã trở nên tương đối ổn định.
Giá cho các cuộc họp và sự kiện đã tăng ở tất cả các khu vực trên hầu hết các loại chi tiêu, thúc đẩy bởi nhu cầu bị dồn nén, mong muốn xây dựng văn hóa công ty và triển vọng kinh tế không chắc chắn. Chi phí cho mỗi người tham dự vào năm 2022 dự kiến sẽ cao hơn khoảng 25% so với năm 2019 và dự kiến sẽ tăng thêm 7% vào năm 2023, theo dự báo giá mới nhất của chúng tôi.
Khi nhu cầu tiếp tục vượt cung, việc đảm bảo các chuyến bay, khách sạn và không gian hội họp ngày càng trở nên khó khăn. Hơn nữa, sự thiếu hụt lao động liên tục trong các ngành du lịch và Tour du lịch MICE-kết hợp Hội nghị, Hội thảo đang gây ra sự gián đoạn đáng kể cho các kế hoạch.
Tất cả những yếu tố này đã tạo ra một môi trường rất biến động và đầy thách thức cho các chương trình M&E, nhưng nó cũng khiến các nhà lập kế hoạch phải suy nghĩ về cách họ có thể làm cho các chương trình của mình linh hoạt hơn – cho dù đó là thông qua việc áp dụng các nguyên tắc quản lý cuộc họp chiến lược, sử dụng dữ liệu tốt hơn hay tận dụng ảo và các định dạng lai.
Natalie Crampton, người sáng lập TEC có trụ sở tại Dubai
Chúng tôi vẫn đang bao gồm các yếu tố kết hợp, nhưng nó không liên quan đến đại dịch, nó thực sự thiên về cắt giảm chi phí và xem xét môi trường.
Chúng tôi nhận thấy thời gian dẫn đầu ngắn hơn – khách hàng đang được cho phép đi trước để thực hiện một sự kiện và họ muốn chạy với sự kiện đó và họ muốn đi ngay bây giờ, trước khi có bất kỳ thay đổi nào đối với các quy tắc hoặc hạn chế đi lại. Khách hàng cũng thực sự hào hứng khi quay lại các sự kiện trực tiếp và chúng tôi nhận thấy rất nhiều người nhiệt tình.
Chúng tôi vẫn đang bao gồm các yếu tố kết hợp, nhưng nó không liên quan đến đại dịch, nó thực sự thiên về cắt giảm chi phí và xem xét môi trường. Có ích lợi gì khi bay một diễn giả đến từ Hoa Kỳ trong một phiên 30 phút – đó là chuyến bay kéo dài 16 giờ đến Dubai, so với việc tổ chức họ trên nền tảng cuộc họp ảo. Chúng tôi thấy khá nhiều điều này và đó là điều mà chúng tôi chưa thực sự có trước Covid.
Chúng tôi vẫn đang thận trọng với các kế hoạch B và C của mình, chúng tôi muốn đảm bảo rằng kế hoạch đó ở đó và nó báo hiệu rằng chúng tôi tự tin tuân thủ, rằng chúng tôi biết phải làm gì khi đối mặt với sự gián đoạn. Chúng tôi cũng không muốn mất tất cả các kỹ năng mà chúng tôi đã học được trong vài năm qua, từ việc tổ chức các sự kiện kết hợp và ảo.
Kỳ vọng cho sáu tháng tới có vẻ rất hứa hẹn – đây được coi là năm lớn nhất của chúng tôi về mặt doanh thu, kể từ khi chúng tôi bắt đầu hoạt động vào năm 2008.
Theo: meetings-conventions-asia
