Thủ Thuật Tính Công Suất Sự Kiện Chính Xác Trong 3 Bước Đơn Giản. Xoa khuỷu tay là mục tiêu của nhiều cuộc họp, dạ tiệc và hội nghị, nhưng đừng hiểu theo nghĩa đen. Người tham dự không thích các sự kiện quá đông đúc và khó di chuyển, vì vậy tính toán sức chứa của sự kiện là một bước quan trọng trong việc lập kế hoạch. Những công ty tổ chức sự kiện-event luôn luôn phải thể hiện năng lực của mình qua những bước tính để làm sao kiểm soát được đám đông. Ngoài việc đảm bảo sự thoải mái cho người tham dự, việc tính toán sức chứa chính xác cũng quan trọng đối với sự an toàn của sự kiện, cũng như việc tuân thủ pháp lệnh địa phương và mã phòng cháy chữa cháy.
Đồng thời, một địa điểm quá lớn so với số lượng khách mời sẽ khiến sự kiện của bạn có cảm giác nhỏ và thưa thớt người tham dự. Hiển nhiên những lúc này chúng ta sẽ hiểu được đâu là công ty tổ chức sự kiện-event chuyên nghiệp và đâu sẽ là công ty tổ chức sự kiện-event nghiệp dư ít kinh nghiệm.
Thực hiện theo các bước đơn giản này để xác định ước tính sức chứa của sự kiện, chẳng hạn như bạn cần bao nhiêu mét vuông cho mỗi người cho một cuộc họp hoặc bao nhiêu người bạn có thể tổ chức trong một địa điểm mơ ước. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng các phương pháp đơn giản nhất để tìm đúng địa điểm và khám phá sức chứa của chúng”tốc độ và độ chính xác là rất quan trọng.
Sau đó, hãy làm theo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi để tính toán chi tiết về sức chứa chỗ ngồi và không gian có thể sử dụng trong các phòng sự kiện khác nhau dành cho các cuộc họp, bữa tiệc nhỏ hoặc buổi dạ tiệc lớn.
Khám phá các chìa khóa thiết yếu để tính toán công suất sự kiện đúng
Thủ Thuật Tính Công Suất Sự Kiện Chính Xác Trong 3 Bước Đơn Giản
1. Kết nối năng lực sự kiện với hoạt động sự kiện
Máy tính không gian sự kiện trực tuyến là điểm khởi đầu hữu ích. Bạn nhập số lượng khách mà bạn mong đợi và lấy lại diện tích mà sự kiện của bạn cần. Hoặc, bạn đặt kích thước không gian của mình để xác định số lượng khách tối đa bạn có thể mời.
Nhưng thực sự, việc xác định sức chứa sự kiện của bạn phụ thuộc vào việc biết không gian sẽ được sử dụng như thế nào. Mọi người sẽ hòa vào một khu vực để gặp gỡ và chào hỏi và sau đó di chuyển đến một số phòng họp để làm việc? Đó có phải là một sự kiện thường trực, chẳng hạn như khai mạc phòng trưng bày nghệ thuật hoặc giờ uống cocktail không? Hay mọi người sẽ ngồi trong toàn bộ sự kiện, chẳng hạn như trong các hàng kiểu khán phòng để thuyết trình, hoặc tại các bữa tiệc để dùng bữa? Mỗi lần sử dụng đòi hỏi một lượng không gian khác nhau cho mỗi người.
Trong mọi trường hợp, bạn và các công ty tổ chức sự kiện-event sẽ muốn chú ý không chỉ đến kích thước tổng thể của địa điểm mà còn đến không gian có thể sử dụng được. Ví dụ: không bao gồm khu vực phía sau quầy bar và loại trừ bất kỳ không gian nào khác không sử dụng được cho sự kiện cụ thể của bạn. Ví dụ: một căn phòng có hình dạng kỳ lạ với hơn bốn góc hoàn toàn có thể sử dụng được cho một sự kiện kết nối mạng. Nhưng đối với các sự kiện khác, bạn có thể không sử dụng được các ngóc ngách do hình dạng bàn tiệc hoặc tầm nhìn kém.
Dưới đây là một số câu hỏi (và câu trả lời!) phổ biến về sức chứa của sự kiện:
1. Mỗi người đứng bao nhiêu mét vuông?
Sáu feet vuông cho mỗi người là một quy tắc tốt cho một đám đông đang đứng. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một giờ cocktail cho 100 người, tất cả sẽ đứng, bạn sẽ nhân 100 với 6 để xác định rằng bạn cần một địa điểm có không gian khả dụng và rộng 600 feet vuông cho sự kiện.
Đối với đám đông hỗn hợp ngồi và đứng”chẳng hạn như chỗ ngồi kiểu tiếp tân” hãy tăng quy tắc ngón tay cái cho mỗi người lên 8 feet vuông: Sự kiện 100 người của bạn giờ đây sẽ cần 800 feet vuông không gian sử dụng được.
Và đối với chỗ ngồi kiểu lễ tân có sàn nhảy, hãy ước tính khoảng 9 feet vuông cho mỗi người.
Lưu ý rằng đối với sự kiện này, các phòng hoặc địa điểm có hình dạng kỳ lạ hoàn toàn có thể sử dụng được. Bàn, nếu có, sẽ nhỏ và mọi người có thể di chuyển để nhìn rõ hơn về phía trước nếu họ cần. Một địa điểm có cách bố trí khác thường thậm chí có thể là một tài sản, vì nó sẽ mang đến những cơ hội tự nhiên cho các góc trò chuyện và chỗ ngồi hỗn hợp.
2. Kích thước phòng họp phù hợp cho mỗi người là bao nhiêu?
Với những người ngồi cố định, sức chứa của phòng họp hoàn toàn phụ thuộc vào cách bố trí những chỗ ngồi đó. Các quy tắc ngón tay cái sau đây để ước tính kích thước phòng họp bao gồm lối đi và khoảng trống giữa ghế và tường:
o Bàn họp: 30 đến 40 feet vuông mỗi người. Có thể ngồi nhóm lên đến khoảng 30 người.
o Hình vuông rỗng: 35 đến 40 bộ vuông mỗi người. Hình vuông rỗng là một lựa chọn phổ biến cho các nhóm khoảng 17 đến 40 người.
o Chỗ ngồi kiểu lớp học: 14 đến 18 bộ vuông mỗi người tại bàn học.
o Chỗ ngồi kiểu thính phòng: 6 đến 8 bộ vuông mỗi người.
3. Sức chứa tổng thể của một địa điểm trên mỗi foot vuông là bao nhiêu?
Ở đây cũng vậy, nó sẽ thay đổi tùy thuộc vào cách bạn sắp xếp chỗ ngồi:
o Chỗ ngồi ăn tối tại bàn hình chữ nhật: 9 đến 10 bộ vuông mỗi người
o Chỗ ngồi ăn tối tại bàn tròn: 11 đến 12 bộ vuông mỗi người
o Chỗ ngồi kiểu nhà hát hoặc khán phòng: 6 đến 8 bộ vuông mỗi người
Hãy nhớ xem xét không gian có thể sử dụng: Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng bàn tiệc tròn, đừng bao gồm bất kỳ không gian nào trong phòng không vừa với bàn tròn có ghế.
2. Tận dụng các công cụ tìm nguồn cung ứng địa điểm
Tiếp theo, đã đến lúc sử dụng các công cụ tìm nguồn cung ứng, chẳng hạn như trình khám phá địa điểm Mạng lưới nhà cung cấp của chúng tôi, những công ty tổ chức sự kiện-event. Tra cứu các không gian tổ chức sự kiện có kích thước gần đúng mà bạn đang tìm kiếm và bao gồm cả các địa điểm lớn hơn một chút. Nếu bạn cần một thước vuông cho sàn nhảy, sân khấu, quầy bar, bàn đầu, quầy giải khát hoặc các vật dụng khác chiếm diện tích sàn, hãy bao gồm các phép đo đó trong dự đoán ban đầu của bạn.
Tại sao các địa điểm nguồn ˜lớn hơn bạn cần? Không gian sẽ có sức chứa tối đa tuân thủ các quy tắc phòng cháy chữa cháy. Công suất đó thực sự không thể được tính bằng một công thức duy nhất. Các mã phòng cháy chữa cháy khác nhau tùy theo thành phố và phụ thuộc vào các biến số, chẳng hạn như loại cơ sở (ví dụ: quán bar hoặc phòng hội nghị), lối thoát hiểm và vật cản (ví dụ: cột, đồ nội thất lớn và nửa bức tường).
Ở mỗi địa điểm sẽ có một biển báo chia sẻ sức chứa tối đa và tất nhiên, bạn sẽ không vượt quá con số này. Nhưng hãy nhớ rằng trọng tâm của cảnh sát cứu hỏa là sự an toàn chứ không phải trải nghiệm của người tham dự. Khi bạn kết hợp với một công ty tổ chức sự kiện-event để chọn một không gian tổ chức sự kiện, công việc của bạn là luôn ghi nhớ sự thoải mái của khách mời.
Vì vậy, nếu bạn có một nhóm gồm 250 người, đừng giới hạn tìm kiếm của bạn tại các địa điểm quảng cáo sức chứa sự kiện là 250”, hãy xem xét các con số ở phía bắc của con số đó. Nếu bạn đã ước tính rằng bạn cần 600 bộ vuông, thì đừng giảm giá những địa điểm có diện tích 900 feet vuông” vì điều này sẽ giúp những người tham dự của bạn có thêm một chút không gian để di chuyển.
Khi các công ty tổ chức sự kiện-event xem xét các địa điểm có sức chứa lớn hơn một chút, họ có thể quyết định mức độ phù hợp của sự kiện với từng địa điểm. Sử dụng trực giác của bạn (và có thể là thước đo của bạn) khi đến thăm địa điểm và nghiên cứu các yếu tố cố định của địa điểm. Hình dạng phòng bất thường, tầm nhìn bị che khuất và chướng ngại vật cố định đều có thể làm giảm số lượng người tham dự mà bạn có thể muốn phù hợp với không gian đó. Khoảng cách ghế thoải mái hơn một chút cũng có thể khiến con số thấp hơn so với công suất tối đa được quảng cáo.
Đôi khi các địa điểm cung cấp hình ảnh hoặc mô hình 3D về cách bố trí không gian của họ cho một số lượng khách cụ thể. Đây là một chi tiết hữu ích cần tìm khi sử dụng các nền tảng tìm nguồn cung ứng địa điểm.
3. Đi bộ qua địa điểm tổ chức sự kiện và mang theo bánh xe đo
Đừng chỉ phụ thuộc vào các con số trên danh sách địa điểm hoặc số đo kích thước phòng từ người quản lý địa điểm. Khi bạn đi qua một không gian, bạn sẽ nhận thấy những điều từ trải nghiệm không nhất thiết phải xuất hiện trong một đại diện ảo.
Đó là lý do tại sao bạn hoặc một thành viên đáng tin cậy trong công ty tổ chức sự kiện-event nên luôn trực tiếp đến các địa điểm. Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn có thể quen thuộc với các không gian trong khu vực gần nhất của mình, nhưng khi lên kế hoạch cho một sự kiện ở một thành phố khác, thì bạn nên đến địa điểm tổ chức.
Tại địa điểm, hãy xác nhận diện tích đã nêu của địa điểm và xem sơ đồ phòng. Nếu căn phòng có hình dạng bất thường hoặc có tầm nhìn bị che khuất, công việc bố trí của bạn có thể khó khăn hơn.
Nếu địa điểm không có sơ đồ không gian hoặc không có thông tin bạn cần, hãy tự tạo một sơ đồ. Mang theo một bánh xe đo và đo chiều dài và chiều rộng của căn phòng. Nếu không gian là hình chữ nhật, chỉ cần nhân chiều dài và chiều rộng để ra diện tích”hay còn gọi là thước vuông.
Nếu căn phòng có hình dạng bất thường, hãy chia nó thành các hình chữ nhật có diện tích mà bạn có thể tính riêng. Sau đó cộng các diện tích đó lại với nhau để có tổng diện tích của không gian. Khi một khu vực trong phòng không thể sử dụng được (chẳng hạn như phía sau quầy bar), hãy tính diện tích của toàn bộ căn phòng, sau đó là diện tích quầy bar và trừ đi quầy bar để xác định không gian có thể sử dụng được.
Để minh họa cách hoạt động của tính năng này trên thực tế, hãy tính toán khả năng cho hai loại sự kiện:
1. Tính toán sức chứa tiệc cưới
Giả sử công ty tổ chức sự kiện-event của bạn đang lên kế hoạch tổ chức tiệc cưới cho 100 người với bữa tối ngồi tại bàn tròn. Không gian mở, thú vị mà bạn đang để mắt tới rộng 1.750 feet vuông. Sự kiện sẽ phù hợp?
Ước tính trong Bước 1 ở trên cung cấp cho bạn 1.100 đến 1.200 feet vuông cần thiết cho các vòng tiệc, vì vậy bạn đang ở trong sân bóng cho đến nay.
Bạn cũng sẽ cần chỗ cho sàn nhảy, bàn DJ, quầy bar và bàn trưởng.
o Sàn nhảy: Khuyến nghị là 4,5 feet vuông cho mỗi người. Thông thường, từ 33% đến 50% khách sẽ sử dụng sàn nhảy. (Một số đám đông cắt nhiều tấm thảm hơn những người khác, vì vậy hãy cố gắng tìm hiểu trước về những người tham dự của bạn.) Tại tiệc chiêu đãi 100 người, tức là từ 33 đến 50 khách. Điều đó tính ra từ 150 đến 225 feet vuông cho sàn nhảy.
o Gian hàng DJ: Bàn DJ rộng khoảng 200 bộ vuông.
o Bar: Khoảng 100 feet vuông. Đặt nó một cách cẩn thận để bạn không mất quá nhiều không gian phía sau nó.
o Đầu bàn: Khoảng 100 bộ vuông dành cho tám khách.
Các tính năng bổ sung đến khoảng 600 feet vuông bổ sung.
Nó sẽ kết thúc: Sự kiện này cần 1.700 đến 1.800 bộ vuông và địa điểm là 1.750 bộ vuông. Bố cục của bạn sẽ cần phải được suy nghĩ. Sử dụng công cụ bố cục sự kiện miễn phí để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và bố cục của bạn có độ chính xác cao, đồng thời tìm địa điểm dự phòng có nhiều không gian hơn một chút, đề phòng.
2. Tính toán sức chứa sự kiện cho buổi thuyết trình của công ty
Hãy xem xét phòng họp có kích thước 50 foot x 50 foot (2.500 foot vuông) mà bạn đang sử dụng cho cuộc họp công ty với bản trình bày slide và video. Tất nhiên, toàn bộ căn phòng sẽ không được chất đầy ghế; bạn sẽ cần không gian ở phía trước, phía sau và hai bên, cũng như không gian cho các lối đi.
Trừ 4 feet khoảng trống ở phía sau và mỗi bên để bắt đầu. Chiều cao của màn hình xác định không gian ở phía trước: làm cho nó cao gấp đôi màn hình để có góc nhìn thoải mái. Màn hình trong phòng này cao 8 feet, vì vậy bạn sẽ cần 16 feet ở phía trước phòng.
Trừ đi 20 feet chiều dài (16 feet ở phía trước và 4 feet ở phía sau) và 8 feet chiều rộng (4 feet mỗi bên) để lại cho bạn một không gian có thể sử dụng dài 30 feet x rộng 42 feet.
Tiếp theo, tính toán số lượng hàng sẽ phù hợp trong phòng. Nhiều ghế chức năng có kích thước 20 inch từ trước ra sau và tiêu chuẩn thường là đặt chúng cách nhau một chiều dài ghế. Điều đó có nghĩa là một hàng, được đo từ lưng ghế này đến lưng ghế khác, là 40 inch. Tuy nhiên, điều này khiến những người tham dự có ít chỗ để di chuyển qua nhau. Mọi người không muốn trèo qua những người tham dự khác để giành chỗ ngồi và thậm chí có thể rời đi. Thêm một vài inch nữa cho mỗi hàng có thể giảm bớt khó khăn và lấp đầy nhiều chỗ ngồi hơn. Ước tính 43 inch mỗi hàng.
Một không gian dài 30 feet là 360 inch. Chia 360 inch cho 43 inch mỗi hàng để có tổng số 8,37 hàng. Không có ý nghĩa gì khi có một phần nhỏ của một hàng, vì vậy hãy làm tròn xuống tám hàng.
Ở nhiều khu vực, đây là số lượng hoặc hàng tối đa trước khi cần có lối đi, vì vậy hãy kiểm tra mã phòng cháy chữa cháy của thành phố.
Sau đó tính số ghế mỗi hàng. Những chiếc ghế trong ví dụ của chúng tôi có chiều ngang 18 inch. Chúng có thể được đặt ngay cạnh nhau, nhưng một lần nữa, mọi người có thể đánh giá cao việc có thêm một chút không gian. Thay vì đo 18 inch từ tâm ghế đến trung tâm ghế, hãy cung cấp cho mọi người thêm vài inch: 22 inch từ tâm ghế này đến trung tâm ghế kia. Chiều rộng 42 feet có thể sử dụng của căn phòng là 504 inch. Chia 504 inch cho 22 inch mỗi ghế để có tổng số 22,9 ghế. Nó an toàn để làm tròn nó lên đến 23 chỗ ngồi.
Đây là số lượng ghế hoàn hảo để đặt một lối đi ở giữa: 10 ghế ở hai bên và một lối đi dài 66 inch (3 ghế đã loại bỏ, mỗi ghế 22 inch), hoặc 5 feet, 6 inch, ở giữa. Tổng cộng có 20 ghế mỗi hàng.
20 ghế mỗi dãy x 8 dãy = 160 ghế.
Nếu căn phòng có bất kỳ đường tầm nhìn nào bị che khuất hoặc nếu bất kỳ chỗ ngồi nào nằm ở góc nhỏ hơn 30 độ so với tâm màn hình, hãy trừ đi những đường đó. Mặt khác, bạn đã tính toán dung lượng sự kiện rất thoải mái là 160 cho bản trình bày này. Hàng ghế giữa có xác suất được sử dụng cao hơn vì mọi người không phải chen lấn nhau để hạ cánh trong một không gian rất nhỏ.
Thông thường, các công ty tổ chức sự kiện-event sẽ sử dụng phần mềm bố trí sự kiện sẽ thực hiện công việc thiết lập phòng trong thời gian ngắn và quản lý nhiều tính toán cho bạn. Nhưng mọi người đang ngày càng tìm đến các địa điểm tổ chức sự kiện phi truyền thống và biết cách tính toán sức chứa sự kiện lý tưởng cho các loại sự kiện khác nhau. Biết cách tính toán sức chứa của sự kiện giúp bạn lập kế hoạch nhanh hơn và có lợi thế hơn so với đối thủ.
