Vấn đề nan giải không xuất hiện: Phản ánh sự thay đổi ưu tiên trong lĩnh vực MICE của Đức vào năm 2023
Năm 2023 đã chứng kiến Đức phải vật lộn với tỷ lệ vắng mặt chưa từng có tại các sự kiện phân phối MICE, trải dài trên nhiều diễn đàn như sự kiện bữa trưa và bữa tối dành cho người tổ chức sự kiện, sự kiện buổi tối và sự kiện bán hàng do ban du lịch, văn phòng hội nghị, địa điểm tổ chức sự kiện tổ chức, trung tâm hội nghị, trong số nhiều trung tâm khác trong lĩnh vực du lịch hội nghị khách hàng MICE. Xu hướng này mở rộng sang Fam-Trips và nhiều biến thể của Sự kiện bán hàng MICE và Diễn đàn bán hàng.
Đây không phải là suy đoán đơn thuần mà là sự thật được nhiều người dẫn chương trình lên tiếng, những người đã nhìn thấy hàng trăm thẻ tên không có người nhận tại bàn chào mừng. Kịch bản thường diễn ra với việc người tổ chức sự kiện, người ban đầu tỏ ra rất muốn tham gia, nhận được cái gật đầu đồng ý từ người chủ trì, nhưng rồi trở thành người vắng mặt không dấu vết. Sự phát triển này có thực sự đáng ngạc nhiên?
Vấn đề nan giải không xuất hiện
Đi sâu hơn, người ta có thể hỏi liệu đây có phải là sự phản ánh của một xã hội nơi các giá trị như sự đứng đắn, tôn trọng, đáng tin cậy và cam kết đang dần phai nhạt. Hãy cùng xem xét kỹ lưỡng vấn đề vắng mặt trong lĩnh vực du lịch hội nghị khách hàng MICE, đặc biệt từ góc độ của những người tổ chức sự kiện.
“Ngành sự kiện” là một đại dương rộng lớn với “những cá nhân sự kiện” là những con sóng bất tận. Thuật ngữ ‘người lập kế hoạch sự kiện’ không đại diện cho một khối nguyên khối mà là một quang phổ. Có vô số cá nhân tổ chức các sự kiện, từ nghiệp dư đến chuyên gia hàng đầu. Thuật ngữ ‘sự kiện’ có thể bao gồm hầu hết mọi người trong một mối quan hệ rộng hay hẹp, có ý nghĩa hoặc vô nghĩa. Giống như một tách Latte Macchiato lớn, nếu cà phê tượng trưng cho ngành tổ chức sự kiện thì bọt sữa tượng trưng cho ‘crème de la crème’, những thứ tổ chức hoạt động kinh doanh sự kiện quy mô lớn. Với mỗi lớp bên dưới, khối lượng kinh doanh thực tế của các tác nhân giảm dần, cuối cùng đạt đến lớp dưới cùng. Sau đại dịch, các nhà tổ chức sự kiện cấp cao đang bận rộn hơn bao giờ hết, hầu như không có nhân viên, trong khi ngành công nghiệp bên dưới đã bị thu hẹp đáng kể do đại dịch và căng thẳng kinh tế sau đó.
Hướng ống kính về phía chủ nhà. Nhìn kỹ hơn vào các biện pháp bán hàng của họ cho thấy sự tập trung quá lớn vào các cuộc gặp gỡ cá nhân với những người tổ chức sự kiện. Cách tiếp cận này về cơ bản không có sai sót vì bán hàng cá nhân là một phương pháp hiệu quả. Điều này giải thích tại sao mọi người đổ xô đến các khu chợ hàng tuần, đặc biệt là thời kỳ tiền internet và trước đại dịch. Tuy nhiên, sau đại dịch, mua sắm trực tuyến tăng vọt, làm lu mờ thị trường truyền thống. Bất chấp sự thay đổi này, hoạt động phân phối MICE vẫn kiên định trong cách tiếp cận của mình, do đó, có sự tấn công dữ dội của những lời mời đến các nhà tổ chức sự kiện để thực hiện các biện pháp bán hàng dựa trên sự kiện. Số lượng lời mời vào năm 2023 là vô song, một cơn sóng thần thực sự với những lời mời tham gia các sự kiện bán hàng từ A đến Z, Fam-Trips và những lời mời bổ sung từ các nhà tổ chức sự kiện bán hàng và hội chợ. Các sự kiện bán hàng do bên thứ ba tổ chức cũng nhiều hơn vào năm 2023 hơn bao giờ hết. Tất cả những sự kiện bán hàng này đều yêu cầu số lượng người tham gia được tính toán – số lượng càng cao thì triển vọng kinh doanh càng sáng sủa.
Kịch bản này giống như một chiếc trống xổ số chứa đầy vé, mỗi vé tượng trưng cho một người tổ chức sự kiện. Để đáp ứng đủ số lượng người tham gia cần thiết cho tất cả các sự kiện bán hàng, trống cần phải có nhiều vé. Hãy xếp loại những tấm vé này từ 1 đến 6 (sử dụng hệ thống chấm điểm của Đức), trong đó 1 đại diện cho người tổ chức sự kiện cấp cao nhất, 2 cấp độ tốt, 3 đạt yêu cầu, 4 đủ, 5 không đủ và 6 không đủ.
Khi thị trường nhận thấy sự sụt giảm về số lượng ứng viên cấp 1, 2 và một phần cấp 3 (do hạn chế về thời gian), trống xổ số sẽ được lấp đầy, chủ yếu là các ứng cử viên từ cấp 4 đến 6. Họ đủ điều kiện nhận lời mời. Tuy nhiên, khi người tổ chức liệt kê lại các ứng cử viên cấp 6 (từ chối họ tham gia), số lượng lời mời dành cho người tổ chức sự kiện được phân loại là đạt yêu cầu, đủ và không đủ sẽ tăng lên. Đây là một đánh giá tiềm năng từ góc độ bán hàng. Từ quan điểm của những người tổ chức sự kiện này, thường không có nhu cầu kinh doanh cụ thể nào với người tổ chức, những lời mời của họ ngày càng xuất hiện trên bàn làm việc của họ. Điều này không làm cho những lời mời này trở nên bắt buộc. Do đó, thẻ tên thường không có người nhận trên bàn chào mừng. Họ có đủ những lời mời khác trong tay và ngày càng trở nên chọn lọc hơn sau mỗi sự kiện trôi qua. Cuối cùng, chủ nhà cũng có một phần trách nhiệm trong tình huống này.
Sự đồng lõa của Nhà cung cấp máy chủ trong trường hợp vắng mặt trong sự kiện: Xem xét kỹ hơn
Vấn đề ngày càng gia tăng về việc vắng mặt tại các sự kiện thường khiến các nhà cung cấp sự kiện chú ý. Khi sức hấp dẫn của những lời mời lan truyền rộng rãi trong cộng đồng người tổ chức sự kiện và ngày càng có nhiều lời mời được gửi đến theo cách của họ, những người tổ chức — dưới áp lực phải đáp ứng số lượng người tham dự tối thiểu — nhanh chóng sử dụng các chiến thuật thiên về giải trí cá nhân hơn là lợi ích kinh doanh thực sự. Những cám dỗ như điểm đến hấp dẫn, khách sạn sang trọng, bữa tối xa hoa, bữa tiệc hoành tráng và quà tặng thường là tiêu đề cho những lời mời này. Trang web tràn ngập các sự kiện bán hàng dự kiến diễn ra vào năm 2024, tất cả đều tranh giành sự tham dự của những người tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, các đề xuất kinh doanh đằng sau những lời mời hào nhoáng này vẫn còn rất mù mờ.
Trong bối cảnh này, các nhà cung cấp tham gia với tư cách là nhà triển lãm không tham gia vào việc tuyển dụng người tổ chức sự kiện. Họ rõ ràng vắng mặt trong câu chuyện. Chỉ rất lâu sau đó, những người lập kế hoạch tham dự mới được thông báo về các nhà triển lãm, và sau đó, như một sự trao đổi cho hành trình vui vẻ, họ có nghĩa vụ phải tôn trọng các cuộc hẹn với số lượng nhà cung cấp tối thiểu, trong khi thời gian đếm ngược tích tắc trên bàn của họ. Đây là những thực tế rõ ràng.
Hãy tưởng tượng một kịch bản trong đó, thay vì niềm vui và bia miễn phí, ánh đèn sân khấu lại chiếu vào các nhà cung cấp và sản phẩm của họ, tạo thành điểm mấu chốt của việc mua lại người tổ chức sự kiện. Mặc dù điều này có thể không nâng cao mức độ tham gia của người tổ chức sự kiện nhưng chắc chắn nó sẽ thu hút những người thực sự quan tâm đến các nhà triển lãm, dịch vụ và sản phẩm của họ. Tỷ lệ vắng mặt trong kịch bản như vậy sẽ giảm đáng kể.
Điều này nhấn mạnh một giải pháp tiềm năng: biến các dịch vụ trở thành nền tảng để thu hút khách hàng và là yếu tố thúc đẩy các nhà tổ chức sự kiện đăng ký.
Nhấn mạnh việc giao tiếp trực tuyến trước với các nhà cung cấp tham gia vào sáng kiến bán hàng – có thể là một sự kiện bán hàng hoặc Fam-Trip – có thể là yếu tố ra quyết định quan trọng đối với những người tổ chức sự kiện liên quan đến sự tham gia của họ. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi phải sử dụng hiệu quả các kênh trực tuyến phù hợp để gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu.
Hãy xem xét thu hẹp quy mô các sự kiện. Sẽ hiệu quả hơn nhiều khi có 8 trong số 10 người tham gia tham dự vì sự quan tâm thực sự, trái ngược với việc lọc ra 8 người quan tâm từ đám đông 80 người. Phương châm nên là chất lượng hơn số lượng.
Cung cấp các lựa chọn thay thế trực tuyến trước và sau sự kiện cho những người không thể tham dự do những hạn chế về địa lý, nghề nghiệp hoặc cá nhân. Việc chuyển đổi các Sự kiện bán hàng (Hội thảo, Chuyến đi gia đình, v.v.) sang mô hình kết hợp có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi.
Hãy coi sự kiện bán hàng chủ yếu là một hoạt động mạo hiểm để tạo và phổ biến nội dung. Sự kiện này sẽ đóng vai trò là nền tảng để giao tiếp toàn diện với khách hàng mục tiêu. Sẽ không phải là khoa học tên lửa để suy luận rằng một sự kiện do Văn phòng Hội nghị tổ chức ở Munich chẳng hạn sẽ thu hút một lượng lưu vực địa lý hạn chế. Những người tổ chức sự kiện từ Hamburg, Frankfurt, Berlin và Vienna có thể không tham dự được. Tuy nhiên, việc phản chiếu tất cả nội dung trực tuyến (thông tin và bài thuyết trình của nhà cung cấp, chương trình phát sóng trực tiếp và liên kết đến thông tin) thực sự sẽ thu hút sự quan tâm của các nhà tổ chức sự kiện từ các thành phố này và hơn thế nữa.
Phần kết luận
Quan sát những chuyển đổi kỹ thuật số và những con đường mới mà chúng đưa ra cho hoạt động nghiên cứu và thu hút khách hàng của các nhà tổ chức sự kiện—từ khóa AI (Trí tuệ nhân tạo)—không cần phải tưởng tượng nhiều cũng có thể thấy trước sự thay đổi mô hình trong doanh số MICE. Đặc tính sẽ chuyển từ ‘trực tuyến trước, gặp trực tiếp sau’. Các nhà cung cấp du lịch hội nghị khách hàng MICE sớm nhận ra điều này sẽ thu được lợi ích đáng kể. Các đăng ký bắt nguồn từ sự quan tâm thực sự có nhiều khả năng được tôn trọng hơn, do đó giảm bớt câu hỏi hóc búa về việc vắng mặt.
Bằng cách áp dụng các chiến lược này, lĩnh vực du lịch hội nghị khách hàng MICE có thể mở ra một kỷ nguyên mới của những tương tác có ý nghĩa, các sự kiện hiệu quả và liên lạc kinh doanh hiệu quả. Cách tiếp cận này không chỉ giảm thiểu tình trạng vắng mặt mà còn nhấn mạnh vào việc tạo ra giá trị, thúc đẩy các mối quan hệ kinh doanh chân chính và đảm bảo lợi tức đầu tư cao cho tất cả các bên liên quan.
Theo:MICEboard
