8 bước lập kế hoạch tổ chức Tiệc Tất Niên-Year End Party thành công cho doanh nghiệp của bạn hay thậm chí bạn đơn giản có thể hiểu rằng: Sự kiện cuối năm có thể là một chiến thuật tiếp thị hữu ích để ghi nhớ khách hàng của bạn. Để giúp bạn bắt đầu lập kế hoạch, đây là hướng dẫn 8 bước để lập kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm thành công cho doanh nghiệp của bạn.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công; bất kỳ sự kiện nào, nhưng hiện tại cứ cho ví dụ đó là Tiệc Tất Niên-Year End Party đi, cho dễ hình dung, đối với vấn đề đó dù lớn hay nhỏ đều gây căng thẳng. Giai đoạn = Stage.
Năm sắp kết thúc và bạn muốn đi ra ngoài với một tiếng niềm vui, cảm ơn khách hàng và nhân viên của bạn vì lòng trung thành của họ.
Rất có thể, bạn có nguy cơ mất hoàn toàn bình tĩnh; những gì với tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành và chi phí đi kèm với việc tạo ra một kết quả cuối năm tuyệt vời.
Tuy nhiên, đừng lo lắng, có nhiều cách để lập kế hoạch tổ chức một sự kiện cuối năm như là Tiệc Tất Niên-Year End Party thành công mà không làm tổn hại đến ngân sách và bộ não của bạn.
8 bước lập kế hoạch tổ chức Tiệc Tất Niên-Year End Party thành công cho doanh nghiệp của bạn
Mẹo để lập kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm thành công cho doanh nghiệp của bạn
1/ Thiết lập ngân sách
Việc lập ngân sách phù hợp không thể đủ căng thẳng. Nếu không có một ngân sách phù hợp, đầy đủ, bạn có nguy cơ bị bội chi và gánh các khoản nợ có thể chuyển sang năm mới. Đây là điều bạn nên tránh bằng mọi giá.
Ngay cả khi bạn có một số tiền để dự phòng, hãy giả sử bạn đang làm việc với ngân sách eo hẹp.
Bắt đầu với danh sách chi tiết các món hoặc những thứ bạn sẽ cần cho bữa tiệc của mình. Sau đó, phác thảo giá của chúng và ước tính tổng thể. Đừng quên để lại một chút không gian cho các khoản chi tiêu linh tinh, và bạn rất tốt để đi.
Để giảm thiểu sai sót trong ước tính của bạn, hãy thực hiện một số nghiên cứu về chi phí lưu trữ các sự kiện tương tự trong quá khứ.
2/ Bắt đầu lập kế hoạch sớm
Chắc chắn, sự kiện của bạn là một bữa tiệc cuối năm, Tiệc Tất Niên-Year End Party…. và dự định tổ chức vào thời điểm đó, nhưng bạn có cần tất cả những gì gấp rút vào phút cuối không? Hãy bắt đầu kế hoạch của bạn sớm để giảm bớt căng thẳng trong những ngày nghỉ.
Nếu bạn có kế hoạch tổ chức một sự kiện lớn quy tụ một số người có kỹ năng cao, bạn không thể để mình thất vọng. Bắt đầu lập kế hoạch của bạn sớm nhất là từ bốn đến năm tháng trước. Và hiện tại đang là cuối tháng 8, bắt đầu sang tháng 9, cũng là thời điểm hơp lý để bạn nghĩ đến Tiệc Tất Niên-Year End Party.
Bạn có rất ít để mất khi bắt đầu sớm như vậy, và bạn thậm chí có thể tận dụng một số tiền thưởng từ sớm.
3/ Sử dụng phần mềm lập kế hoạch sự kiện
Nếu bạn không muốn tính thêm chi phí thuê một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng sử dụng phần mềm tổ chức sự kiện. Nhưng cũng đừng quá kỳ vọng, vì không đơn giản mà có những Đơn vị-Công ty Tổ chức Year End Party-Tiệc Tất Niên chuyên nghiệp, họ có sự chuyên nghiệp nhất định. Và đó là nghề của họ, họ sẽ có những thứ tuyệt vời nhất cho chúng ta. Nhưng bạn cũng có thể thức phần mềm lập kế hoạch xem sao.
Các công cụ phần mềm ở đó để giúp bạn theo dõi và quản lý hiệu quả ngân sách và chi phí của mình, cho bạn biết khi nào bạn sắp vượt quá giới hạn của mình.
Ngoài ra, bạn có thể làm việc cùng với những người khác bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án.
Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng tất cả bạn đang ở trên cùng một trang.
4/ Thuê người lập kế hoạch sự kiện
Cho dù bạn nghĩ mình giỏi đến mức nào trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, hãy nhớ rằng có một lý do tại sao chúng tôi có các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Và đương nhiên Đơn vị-Công ty Tổ chức Year End Party-Tiệc Tất Niên chuyên nghiệp sẽ nhiệt tình hỗ trợ bạn hơn bao giờ hết, chẳng hạn CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN & DU LỊCH META (cũng là công ty du lịch META) có trụ sở tại Thành Phố Hồ Chí Minh.
Nhưng bạn vẫn có thể sử dụng một công cụ tổ chức sự kiện có thể là cách tốt nhất để đảm bảo bạn tạo ra một sự kiện suôn sẻ, thành công và lưu lại lâu trong tâm trí khách mời của bạn.Nhưng thật ra có nhiều lý do để thuê một người tổ chức sự kiện, hoặc rộng lớn hơn là Đơn vị-Công ty Tổ chức Year End Party-Tiệc Tất Niên chuyên nghiệp.
Đơn vị-Công ty Tổ chức Year End Party-Tiệc Tất Niên chuyên nghiệp giúp bạn theo những cách này:
Tiết kiệm thời gian
Đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ
Giao dịch với hậu cần
Tư vấn cho bạn về chi tiết sự kiện
Kỹ năng tốt hơn trong việc đàm phán chi phí và chi phí
Có mạng lưới liên hệ liên quan đến sự kiện rộng hơn
Trước khi ra ngoài tìm kiếm công ty tổ chức sự kiện hoặc công ty tổ chức sự kiện, hãy chắc chắn rằng bạn đã dành chỗ cho chi phí trong ngân sách của mình. Hầu hết các lần, dịch vụ của họ không hề rẻ. Bạn có thể phải trả giá cho tất cả sự sáng tạo và điều phối sự kiện đó. Nhưng nếu nó quá sức bạn, hoặc bạn xứng đáng được thư giãn nghỉ ngơi và chắc chắn bạn là một nhân tố quan trọng trong Tiệc Tất Niên-Year End Party thì bạn cứ nhắm tới Đơn vị-Công ty Tổ chức Year End Party-Tiệc Tất Niên chuyên nghiệp. Bạn khoẻ re, bạn xứng đáng được hưởng thụ.
Tuy nhiên, bạn có thể chắc chắn một điều rằng bạn sẽ nhận được giá trị tiền của mình khi sử dụng dịch vụ của họ.
5/ Chọn một địa điểm tốt
Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra làm hỏng sự kiện của bạn là gì? Còn khi trung tâm tổ chức sự kiện của bạn đặt tiệc cùng ngày với một bữa tiệc khác thì sao. Đảm bảo rằng bạn chọn một địa điểm đáng tin cậy, được tổ chức tốt và an toàn.
Hãy thử một số địa điểm xem xét chi tiết như chỗ ngồi, cắm hoa, trang trí và an ninh. Nếu bạn cần thêm thông tin chuyên sâu như vùng phủ sóng Wi-Fi và các đặc quyền công nghệ khác, hãy đảm bảo đưa ra yêu cầu thích hợp từ ban quản lý.
6/ Gặp gỡ với các nhà cung cấp của bạn
Hãy nói rõ với nhân viên xử lý bữa tiệc và các nhà cung cấp liên quan rằng ngày diễn ra sự kiện đã được ấn định và sẽ không có sự lùi lại nào. Tránh tất cả các thay đổi vào phút cuối, vì nó có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của sự kiện, Tiệc Tất Niên-Year End Party của bạn không thể lùi sang năm sau được.
Để làm cho mọi thứ trở nên chính thức hơn, hãy ký hợp đồng và các văn bản pháp lý đồng ý về ngày mà nhân viên được thuê sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ của họ, địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện của bạn.
Cũng phải có các hình phạt và lệ phí cho những người /bên phá vỡ hợp đồng, gây tổn hại cho bạn.
7/ Đừng quên lời mời
Giữa tất cả những việc lập kế hoạch, chi tiêu và phối hợp, đừng quên gửi lời mời đến tất cả những người bạn muốn tham dự. Bắt đầu với một danh sách, ít nhất hai tháng trước sự kiện Tiệc Tất Niên-Year End Party của bạn.
Bạn muốn giảm thiểu khả năng quên mời ai đó, vì vậy, hãy thêm tên vào danh sách mời của bạn khi bạn nhớ họ. Nếu bạn không muốn chi thêm một số tiền để tạo lời mời, bạn có thể dễ dàng thiết kế một số trang web điện tử và gửi chúng qua email hoặc các nền tảng truyền thông xã hội. Nhưng với khách VIP, bạn hãy làm nhiều hơn thế nữa.
8/ Yêu cầu phản hồi
Bạn có thể sẽ kiệt sức sau khi sự kiện kết thúc và bạn không thể đưa ra phản hồi chính xác cho mình. Vì mục đích dành cho bản thân một cái vỗ lưng xứng đáng và cũng như cho những lần tổ chức trong tương lai, bạn có thể hỏi khách xem họ cảm thấy bữa Tiệc Tất Niên-Year End Party của bạn diễn ra như thế nào.
Nếu bạn cảm thấy một cuộc khảo sát hoặc biểu mẫu trực tuyến quá trang trọng, bạn có thể gọi cho họ hoặc gửi email hỏi xem có thông tin chi tiết về buổi tiệc mà bạn có thể cải thiện hay không. Ví dụ, làm thế nào họ tìm thấy dịch vụ ăn uống? Âm nhạc có hoàn hảo không? Còn vị trí thì sao?
Phản hồi chính xác sẽ không chỉ cho bạn biết liệu bạn đã tổ chức một bữa tiệc thành công hay không mà còn cho bạn biết những lĩnh vực bạn cần cải thiện cho các lần tổ chức trong tương lai.
Bất cứ sự kiện nào bạn tổ chức, đừng sợ bị quá tải, có nhiều cách bạn có thể cắt giảm khối lượng công việc của mình. Chỉ cần nhớ chú ý đến các chi tiết, bắt đầu kế hoạch của bạn sớm, thuê một người tổ chức sự kiện nếu bạn muốn, và vui vẻ.
Làm theo những lời khuyên này, sự kiện của bạn chắc chắn sẽ thành công.
